is het vastleggen en systematisch verwerken van in het algemeen financiële gegevens, die betrekking hebben op een vermogen of een inkomen. De betekenis van het boekhouden is in het bijzonder op de voorgrond getreden bij de onderneming.
Waar de ondernemingsgedachte zich het eerst heeft verwezenlijkt in de koophandel is het begrijpelijk, dat de koopmansboekhouding het eerst tot ontwikkeling is gekomen. De oudst bekende beschrijving in druk van de koopmansboekhouding is die van Paciolo van 1494. Paciolo, een monnik, nam in een algemeen leerboek over rekenkundige onderwerpen een hoofdstuk op over de koopmansboekhouding, zoals deze toen in Venetië bij de grote kooplieden in gebruik was. Dit geschrift heeft grote invloed uitgeoefend op de verspreiding van de kennis omtrent de koopmansboekhouding onder de naam Italiaans of dubbel boekhouden.Waarom wordt een boekhouding gevoerd en waarom wordt deze gevoerd op de wijze zoals thans geschiedt? Indien men zich afvraagt, welke administratieve handelingen achtereenvolgens aan de beurt komen bij een zich ontwikkelende zaak, die zeer klein begint, komt men tot het inzicht, dat verschillende eisen zich naast elkander doen gelden. Wij kunnen globaal een zestal functies bij de koopmansboekhouding onderscheiden.
1. Tegemoetkoming aan het geheugen
Vorderingen en schulden moeten worden genoteerd. Vanouds kent men dan ook het schuldboek of grootboek, dat rekeningen van de personen, van de vorderingen en vaak ook van de schulden bevat.
2. Verantwoording en contrôle
Zodra personeel in dienst wordt genomen moet dit zich kunnen verantwoorden en moet contrôle mogelijk zijn. In het algemeen stelt men zichzelf in staat, verantwoording af te leggen door dagboek te houden, d.w.z. door de handelingen, die men heeft verricht, chronologisch in een register vast te leggen. Op het terrein van het boekhouden is in dit verband het kasboek wel het voornaamste dagboek. Uiteraard kunnen naast dit kasboek andere dagboeken noodzakelijk zijn voor verantwoording door en contrôle op het personeel.
3. Toezicht op de vermogensintering
Ieder koopman weet, dat hij zijn vermogen, waarmede hij de zaak drijft, in stand moet houden. Dit controleert hij periodiek, zij het globaal, door balans te maken en het saldo te vergelijken met dat van de vorige balans. Bleek het saldo achteruitgegaan, dan was veelal de conclusie deze, dat de vrouw het huishouden te royaal dreef en er dus moest worden bezuinigd op het privé-verbruik.
4. Winstbepaling
Deze is noodzakelijk voor bepaalde doeleinden, bijv. indien er meer deelgerechtigden in de winst zijn, of voor de Fiscus. Het is vooral de druk, uitgeoefend door de Fiscus, die vele kleine kooplieden er toe heeft gebracht te gaan uitrekenen wat nu eigenlijk jaarlijks de winst is.
5. Gespecificeerd resultatenoverzicht
Dit komt pas aan de orde, indien men doelbewust een leidraad zoekt voor doelmatig bedrijfsbeheer. Van belang is vooral: toezicht op de kosten door cijfervergelijking en beoordeling van winstmogelijkheden per artikel; in het algemeen statistisch materiaal verzamelen uit de cijfers van de zaak.
6. Interne Contrôle
Bij de administratie van enige omvang doen zich behoeften gevoelen met betrekking tot deze administratie zelf, ten einde zekerheid van werken te krijgen, zo o.m. het evenwicht bij het dubbel boekhouden.
In het algemeen kan men zeggen, dat, wanneer de boekhoudwerkzaamheden zich beperken tot de eerste vier punten, men kan spreken van Enkel Boekhouden. Komen de punten 5 en 6 naar voren, dan heeft men het Dubbel Boekhouden nodig.
Het dubbel boekhouden komt neer op het bijhouden van de veranderingen in de balans van een zaak. Het uitgangspunt is de balans, die zodanig in het grootboek wordt ingeschreven, dat er voor elk balanshoofd een afzonderlijk folio wordt gevoerd. Het aloude schuldboek of grootboek, lang vóór Paciolo, bevatte enkel rekeningen van personen en kwam reeds voor, lang voordat er van dubbel boekhouden sprake was. De ontwikkeling die de Italiaanse methode heeft gebracht, bestaat hierin, dat het aloude schuldboek of grootboek werd aangevuld met onpersoonlijke rekeningen, zodat de gehele balans werd verwerkt.
Het grootboek ontleent zijn naam aan de omstandigheid, dat het inderdaad voor die tijd een bijzonder groot boek was. Het dubbel boekhouden kan worden doorgevoerd door werkelijk de veranderingen in de balans aan te brengen, d.w.z. door bedragen bij te tellen en af te trekken naar gelang van de te verwerken transacties, dus door de oude bedragen door te halen en de nieuwe er voor in de plaats te stellen.
Dit dubbel boekhouden is volmaakt in orde; alleen wordt het een onleesbaar geheel. Daarom geschiedt bij het dubbel boekhouden het bijhouden van de veranderingen in de balans onder toepassing van twee voorschriften:
a. voor ieder balanshoofd wordt een afzonderlijke rekening geopend;
b. aftrekkingen en doorhalingen zijn niet toegelaten; steeds wordt in plaats daarvan in de betreffende gevallen bijgeboekt aan de andere zijde van de rekening.
De oude Italiaanse methode van dubbel boekhouden kende als boek van betekenis alleen dit grootboek. De hierboven vermelde zes functies kwamen alleen in het grootboek tot haar recht. Daarom moest dit dagelijks worden bijgehouden, bijgewerkt met individuele bedragen (geen gecombineerde cijfers) met het oog op de hierboven onder 1. en 2. bedoelde functies.
Voor de eerste vastlegging van de te verwerken gegevens werd een afzonderlijk boek ingevoerd, het memoriaal, hetwelk de posten enkel in chronologische volgorde vermeldde. De posten uit dit memoriaal werden daarna boekhoudkundig verwerkt in het journaal, waarin werd aangegeven het rekeninghoofd en de aanwijzing debet of credit. De functie van het memoriaal was dus vastlegging van de te boeken posten; die van het journaal horizontale en verticale splitsing van de gegevens, nl. naar rekeninghoofd en naar debet of credit.
Opgemerkt moet worden, dat de vastlegging destijds bijzondere betekenis had, doordat men niet kende de uitwisseling of opstelling van bescheiden als grondslag voor de boekhouding, zoals thans het geval is. De vastlegging in het memoriaal geschiedde door op te schrijven. Dit is thans bijna geheel overbodig geworden, doordat voor elke post een document aanwezig kan zijn. De moderne boekhouding bestaat uit een systematisch geordend archief met de daarop aansluitende cijfermatige verwerking van de daarin besloten gegevens.
De balans kent de voortdurende tegenover-elkaar-stelling van debet- en creditposten, hetgeen de indruk geeft van dubbel boeken. Zo sprak men van boekhouden-in-dubbel-schrift of van dubbel-boekhouden. Na de opkomst van het Italiaans boekhouden onder de naam dubbel boekhouden werd de oude koopmansboekhouding vrijwel vergeten. Aan deze al-oude koopmansboekhouding, die vnl. bestond uit een debiteurenboek, een kasboek en periodieke balansen, werd de naam simpel boekhouden gegeven of, omdat het geen dubbel boekhouden was, enkel boekhouden. Men mag dus zeggen, dat het enkel boekhouden ouder is dan het dubbel boekhouden, doch de benaming „enkel boekhouden” is in zwang gekomen toen die van „dubbel boekhouden” in gebruik kwam. Het dubbel boekhouden heeft voor de practijk buitengewoon voldaan en de methode is zo soepel, dat in de meest ingewikkelde gevallen toch steeds weer de hoofdlijnen van de oude Italiaanse methode zijn terug te vinden. Het Italiaans boekhouden is in West-Europa in zwang gekomen na 1500 en bijna onveranderd gehandhaafd tot omstreeks 1850.
Drie en een halve eeuw heeft men in de koophandel gewerkt met het memoriaal, het journaal en het grootboek naar de Italiaanse wijze of wel naar de dagelijkse methode, omdat dagelijks, post voor post, memoriaal, journaal en grootboek moesten worden bijgewerkt. Toen in de 19de eeuw de revolutie in verkeer en berichtendienst het aantal posten, dat per dag moest worden verwerkt, zozeer toenam, dat arbeidsverdeling noodzakelijk werd, kwam een wijziging in de techniek tot stand die nog steeds bekend is onder de naam maandelijkse methode van het dubbel boekhouden. Hierbij is het memoriaal of dagboek in een aantal dagboeken gesplitst, waardoor werkverdeling mogelijk werd. Uit het grootboek werden die rekeningen afgezonderd, welke nog steeds dagelijks bij moesten zijn, m.n. de rekeningen van de debiteuren en van de crediteuren. Op die wijze zijn het debiteurenboek en het crediteurenboek als subgrootboeken tot stand gekomen. Uit de dagboeken werden de maandtotalen via het journaal op de rekeningen in het grootboek verwerkt. Het grootboek verloor zijn betekenis voor de functies, hierboven vermeld onder 1. en 2. en diende nu enkel voor de opmaking van de balans en de resultatenrekening.
Deze maandelijkse methode is nog zeer algemeen in gebruik. Daarbij valt de nadruk op de betekenis van de boekhouding voor de winstbepaling en voor de vermogensregistratie.
De oorsprong van het dubbel boekhouden ligt bij het bijhouden van de veranderingen in de balans van een zaak. Dit brengt met zich mede, dat bij verkoop van goederen de winst moet worden afgesplitst, zodat de goederenrekening de waarde van de voorraad voortdurend aangeeft, hetwelk bij regelmatige en veelvuldige goederenomzetten bezwaarlijk is. Hieruit is voortgevloeid het gebruik van de gemengde goederenrekening, d.w.z de rekening, die wordt gedebiteerd voor de aankoopprijzen en gecrediteerd voor de verkoopprijzen, en als saldo geeft de waarde van de voorraad, verminderd met de winst, vermeerderd met verlies. Bij het opmaken van de resultatenrekening moet het ingeslopen euvel worden hersteld; extern wordt de waarde van de voorraad berekend en door vergelijking met het saldo van de goederenrekening wordt de winst op goederen vastgesteld. Het karakteristieke van het dubbel boekhouden is door het gebruiken van de gemengde rekening grotendeels verloren gegaan. Léautey en Guilbault hebben in het einde van de 19de eeuw getracht de terugkeer naar de originele methode mogelijk te maken; hun systeem, de Permanence de VInventaire, brengt het eigenlijke beginsel van dubbel boekhouden scherp naar voren. Bij iedere verkoop wordt bij toepassing van deze methode de inkoopwaarde berekend en afgeboekt van de voorraadrekening.
De grootboekrekeningen geven dan aan òf inventariswaarden (tegen inkoopwaarde), òf resultaten. Intracomptabel kunnen dan balans en winst- en verliesrekening worden opgemaakt.
Bij de opbouw van de boekhouding zijn steeds de behoeften van de handelsonderneming doorslaggevend geweest. Echter heeft de laatste eeuw de opkomst van de industriële onderneming te zien gegeven. Ook hier is zeer algemeen het dubbel boekhouden, zoals dat voor de koopman gebruikelijk was, toegepast. Bij de industriële onderneming is kostprijsberekening een zaak van de grootste betekenis. De prijsvorming van de goederen in het bedrijf moet worden geregistreerd. In het bijzonder de industriële onderneming heeft, in verband daarmede, behoefte aan volledige toepassing van het beginsel van de Permanence de l’Inventaire.
Voorts bestaat de dringende behoefte aan resultatenrekeningen op korte termijn, zgn. tussentijdse resultatenrekeningen. Het apparaat van de boekhouding heeft daardoor grote uitbreiding verkregen.
De gang van zaken in het bedrijf moet in de boekhouding volledig worden geregistreerd. Met het oog daarop zijn rekeningstelsels ontworpen, die voldoen aan de eis van planmatige verwerking van de cijfers. Het aantal rekeningen is met het oog op de kostprijsberekening enorm uitgebreid. Om in het rekeningstelsel de weg te vinden en om een doelmatige codering voor de te verwerken gegevens te kunnen toepassen wordt dikwijls gebruik gemaakt van het decimaalstelsel van Dewey, waarmede op practische wijze door een getal de juiste rekening, waarop moet worden geboekt, kan worden aangegeven. Een tweede verandering in de techniek van het boekhouden dankt men aan het doorschrijfsysteem, hetwelk de zgn. doorschrijfboekhouding mogelijk heeft gemaakt. Hiermede is men eigenlijk teruggekeerd tot het beginsel, dat het grootboek de eigenlijke boekhoudkundige opstelling volledig bevat.
In plaats van in boeken worden de rekeningen opgenomen op kaarten. Registratie van de geboekte posten vindt op doelmatige wijze plaats door middel van doorschrift, waardoor een volledige notering van alle boekingen tot stand komt, veelal genoemd journaal of proofsheet. Hierdoor is de oplossing gevonden voor het bezwaar, dat kenmerkend is voor de zgn. maandelijkse methode van dubbel boekhouden, welke methode nl. drijft naar een grootboek met weinig rekeningen, bevattende totaalbedragen. Dit grootboek maakt het gemakkelijk een balans en een resultatenrekening op te stellen, bemoeilijkt echter ten zeerste de verkrijging van gespecificeerde gegevens, welke in het bijzonder voor kostprijsberekeningen onmisbaar zijn. De elasticiteit van het rekeningsysteem bij een op kaarten gevoerde doorschrijfboekhouding is zo groot, dat aan alle redelijke eisen kan worden tegemoetgekomen.
De verdere ontwikkeling ligt bij de toepassing van machinale hulpmiddelen: telmachines, schrijfmachines voorzien van telapparaten, boekhoudmachines en voor boekhoudkundige werkzaamheden uitgebouwde statistiekmachines. De beginselen van het dubbel boekhouden blijven bij deze toepassingen onveranderd gehandhaafd; verwerking van massale gegevens is daarbij mogelijk.
De jaarstukken: de balans en de winst- en verliesrekening, opgemaakt aan de hand van de boekhouding, mogen hier buiten bespreking blijven.
Het enkel boekhouden is eeuwenlang geheel op de achtergrond gebleven. Het kent niet de verwerking van de balans tot boekhouding, mist daardoor het voor dubbel boekhouden zo kenmerkende evenwicht en is steeds gebleven een eenvoudig hulpmiddel, hetwelk het mogelijk maakt aan de meest dringende administratieve behoeften tegemoet te komen.
Toen echter in het begin van deze eeuw de eisen van de Fiscus voortdurend dringender werden en ook de kleine zakenman, de middenstander, verplicht werd met zijn boeken zijn winst aan te tonen, is de aloude simpele boekhouding weer ten tonele verschenen om in deze hulp te bieden. De schrijvers van de leerboeken van het enkel boekhouden, welke grotendeels voor dit doel zijn geschreven, hebben begrijpelijkerwijze hun kennis van het dubbel boekhouden benut om tot een meer systematisch geheel te komen. Zij geven onder de naam enkel boekhouden eigenlijk een vereenvoudigde methode van dubbel boekhouden, welke het mogelijk maakt met weinig comptabele kennis toch aan redelijke eisen te voldoen. (De eerste vier van de hierboven vermelde zes functies). Zelfs wordt gesproken van uitgebreid enkel boekhouden, waarbij men met behulp van tabellarische dagboeken op eenvoudige wijze tot een vrij behoorlijke resultatenrekening kan komen. Deze vormen van enkel boekhouden zijn practisch van grote betekenis geworden, doordat de Middenstands-examens kennis hiervan als eis hebben gesteld. De Middenstands-organisaties verlangen, dat de kleine zakenman begrijpt, dat de boekhouding niet alleen dient om de inspecteur van de belastingen te bevredigen, maar dat grondige kennis van het eigen bedrijf aan de hand van de boekhouding moet worden verkregen, zonder dat de middenstanders zich speciale comptabele kennis zouden moeten eigen maken.
Kameraalstijl
Hierboven werd de zgn. commerciële boekhouding aan de orde gesteld, d.w.z. de boekhouding, in het bijzonder bestemd voor onderneming en bedrijf. Voor de verbruikshuishouding: de staat, de gemeente, het waterschap, de vereniging, gelden andere administratieve eisen dan voor onderneming en bedrijf. Het gaat hier niet om omzet van kapitaal met het doel winst te behalen; hier zijn niet balans en winst- en verliesrekening de centrale stukken, welke de administratie moet produceren. Deze lichamen hebben een ander doel, dat gewoonlijk niet op economisch terrein ligt. Om dat doel te bereiken zijn uitgaven onvermijdelijk; om deze te kunnen doen is een inkomen noodzakelijk. Het gaat bij de zgn. kameraalstijl (oorspronkelijk de boekhouding voor de vorst, Camera; Kameralisten; Kammerer) dus om de administratie van inkomsten en uitgaven. De oude kameraalstijl kan beperkt blijven tot het voeren van een kasboek, waaruit de ontvangsten en de uitgaven in rubrieken kunnen worden ondergebracht.
Na afloop van het boekjaar levert een totaalstaat van deze rubrieken een verantwoordingsstaat voor degene, die de financiën heeft beheerd. Van grote betekenis voor het beheer bij deze lichamen is de begroting, welke voor de beheerders een bindende leidraad betekent ten aanzien van hun werkzaamheden. Een staat, bevattende een vergelijking van de ontvangsten en uitgaven met de begroting, wordt dan de gebruikelijke rekening en verantwoording, zowel van de penningmeester van de vereniging, als bij Gemeente of Staat.
Bij de oude kameraalstijl kan pas het boekjaar worden afgesloten, als alle ontvangsten en uitgaven, op dat jaar betrekking hebbende, zijn geboekt. Het oude kasboek moet dan in het nieuwe jaar doorlopen en daarnaast krijgt het nieuwe jaar zijn eigen kasboek. Deze primitieve methode van afsluiting en de behoefte aan middelen voor interne contrôle, vergelijkbaar met het evenwicht van het dubbel boekhouden, leidde tot allerlei ontwerpen voor verbetering. De zgn. nieuwe kameraalstijl, in de 18de eeuw ontworpen onder de regering van Maria Theresia, verschaft een verbeterde werkwijze, waarbij tegenover elkaar worden gesteld de opdrachten voor het ontvangen van bedragen en de ontvangsten; en eveneens de opdrachten tot uitbetalingen en de voltrekking daarvan.
J. BRANDS
Lit.: W. Kreukniet, Practisch Boekhouden; A. A. D. Bouwhof, J. C.
Lagerwerff en J. A. H. Krediet, Boekhouden, I-V; M. J. van der Ploeg, De administratie als hulpmiddel bij het bedrijfsbeheer (1944); P. Bakker, Het rekeningstelsel (1944); E.
Schmalenbach. Der Kontenrahmen (1927); R. Seydel, Modemes Buchführen; P. G. A. de Waal, Van Paciolo tot Stevin; Idem, De Leer v. h. Boekhouden in de Nederlanden tijdens de 16de eeuw.
Diss. Rotterdam (1927); Onko ten Have, De Leer v. h. Boekhouden in de Nederl. tijdens de 17de en 18de eeuw. Diss. Rotterdam (1933).
