zijn machines, die speciaal zijn ontworpen voor het gebruik in kantoren, d.w.z. dat zij enerzijds zijn afgestemd op de werkzaamheden, die op het administratieve terrein liggen, en anderzijds zodanig zijn geconstrueerd, dat zij door kantoorpersoneel (dus niet technisch geschoolde arbeidskrachten) kunnen worden bediend.
De eerste pogingen tot het mechaniseren van de meest elementaire administratieve werkzaamheden, zoals schrijven, optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen, dateren uit de 17de eeuw. Ca 1650 vervaardigde Blaise Pascal (1623-1662) een machine waarmee men kon optellen en aftrekken, terwijl ca 1680 Leibniz (1646-1716) een machine bouwde, welke speciaal voor vermenigvuldigen en delen bedoeld was. Pogingen tot vervaardiging van een schrijfmachine dateren van 1714, in welk jaar de Engelsman Mi 11 patent verwierf op een toestel dat algemeen als een schrijfmachine wordt beschouwd.
Het bleek echter eerst in de tweede helft der 19de eeuw mogelijk machines te vervaardigen die in de dagelijkse practijk voldeden. In deze tijd ontstonden dan ook de eerste fabrieken van schrijfmachines (1877 Remington), telmachines (voor optellen en aftrekken; 1886 Comptometer) en rekenmachines (voor vermenigvuldigen en delen; 1886 Original Odhner).
Nog vóór de eeuwwisseling ontstonden telmachines die de getallen en totalen ook konden schrijven (1892 Burroughs) Deze machines werden, ter onderscheiding van de telmachines zonder schrijffunctie (waarbij men dus de uitkomsten moet aflezen en opschrijven), schrijvende telmachines genoemd. Beide typen telmachines ontwikkelden zich sindsdien langs geheel eigen lijnen. De niet-schrijvende telmachines gelden als de snelste telhulpmiddelen, terwijl geroutineerde bewerkers er ook zeer snel mee kunnen vermenigvuldigen en delen.
Uit de schrijvende telmachines kwamen spoedig typen voort waarmee men de bedragen behalve onder elkaar (zoals bij normale tellingen), ook naast elkaar (dus in verschillende kolommen) kon schrijven. Met deze typen bleek men belangrijke verbeteringen in de boekhouding te kunnen bereiken, indien men althans de gebruikelijke boeken verving door losbladige systemen (rekeningkaarten). Zo kunnen dan bijv. de verschillende rekeningen gesaldeerd worden bijgehouden (de machine berekent bij elke boeking automatisch het saldo en drukt het op de kaart af), hetgeen o.a. het samenstellen van balansen vergemakkelijkt, wat weer leidt tot het meer frequent vervaardigen van overzichten, die hierdoor voor de bedrijfsleiding van groter belang zijn dan overzichten over lange perioden. Door gebruikmaking van het ca 1900 in de handel gekomen carbonpapier kon men van de posten die achtereenvolgens op de verschillende rekeningen waren geboekt een overzicht als carbondoorslag verkrijgen. Op deze wijze komen journalen automatisch als bijproduct van de boekingen tot stand en wordt de noodzakelijke controle op de boekingen aanmerkelijk vereenvoudigd. Deze journalen of controlebladen kunnen zelfs automatisch worden getotaliseerd wanneer de machine over extra telwerken beschikt waarin de diverse posten worden verzameld.
Deze telmachine-boekhoudmachines konden uiteraard slechts cijfers schrijven, zodat omschrijvingen alleen mogelijk waren met behulp van nummercodes; hoogstens kon de boekingsmaand en een beperkt aantal lettercodes worden geschreven. Hieruit is het te verklaren dat reeds in het begin van deze eeuw werd getracht de schrijfmachine te voorzien van een telmechanisme. Men zou dan bijv. facturen kunnen typen met volledige adressering, volledige omschrijving der posten en tegelijkertijd automatisch het factuurtotaal kunnen verkrijgen. Deze pogingen leidden tot de schrijfmachine-boekhoudmachines, die thans, evenals de telmachine-boekhoudmachines in een groot aantal uitvoeringen verkrijgbaar zijn. Anderzijds zijn hierdoor ook verschillende telmachine-boekhoudmachines ontstaan waarin een volledige schrijfmachine is ingebouwd.
Sinds 1921 is er nog een derde boekhoudmachine-type bijgekomen, welke uit het kasregister (de „kantoormachine der winkeliers”) is ontwikkeld en als boekhoud-registreermachine bekend staat.
De eerste machines van dit type werden door The National Cash Register Company gebouwd. De boekhoud-registreermachine vertoont veel overeenkomst met de telmachine-boekhoudmachines, echter worden alle formulieren die bij een boeking betrokken zijn, in één bewerking in origineel schrift in plaats van met carbon beschreven. Zij hebben meestal een groot aantal telwerken en zijn vaak zodanig geconstrueerd dat frauderingen door de bewerker practisch niet mogelijk zijn.
Merkwaardigerwijze zijn schrijvende rekenmachines zelden geconstrueerd. Wel is in sommige boekhoudmachines van het tel- en schrijfmachine-type een rekenmachine ingebouwd (zgn. gecombineerde reken-, tel- en schrijfmachines), terwijl ook verschillende eenvoudige schrijvende telmachines van speciale inrichtingen zijn voorzien waardoor men er snel mee kan vermenigvuldigen en delen. Rekenmachines bestaan in vele uitvoeringen. Een globale onderscheiding is die in drie typen, nl. rekenmachines zonder automatische functies, rekenmachines met automatische deling, en rekenmachines met automatische deling en automatische vermenigvuldiging.
Ca 1890 werden door de statisticus Hermann Hollerith machines ontworpen, waarmee men uit basisgegevens langs practisch volkomen automatische weg allerlei soorten overzichten kon verkrijgen. Zijn plan was, resultaten van volkstellingen sneller te kunnen berekenen, hoewel spoedig bleek, dat zijn idee ook voor andere administratieve werkzaamheden vele mogelijkheden bood. Hij ging er van uit, per persoon de gegevens in een kaart vast te leggen door middel van ponsingen. Op deze wijze ontstonden de ponskaarten. In een machine, die voorzien was van een groot aantal eenhedentellers, werd de kaart langs electrische weg afgetast, waarbij elke ponsing geregistreerd werd door een dezer tellers. Overzichten of tabellen konden dus eenvoudig aan de hand van de tellerstanden worden vervaardigd; de machine kreeg daarom de naam tabelleermachine. Reeds spoedig ontstonden ponsmachines (om de basisgegevens snel in ponskaarten vast te leggen) en sorteermachines (om de kaarten snel in elke gewenste groepering te sorteren).
De eenheden tellers in de tabelleermachine werden vervangen door telwerken, zodat ook gehele bedragen in plaats van eenheden konden worden geteld. Later verschenen tabelleermachines met uitgebreide schrijfinrichtingen waardoor in de ponskaarten vastgelegde numerieke en alphabetische gegevens kunnen worden geschreven.
Een tabelleermachine doet dus sterk denken aan een telmachineboekhoudmachine, die echter niet door een mens doch door ponskaarten wordt bediend. Deze drie machine-typen worden in practisch elke ponskaarteninstallatie aangetroffen. Elk dezer typen kan weer in een aantal verschillende uitvoeringen worden onderscheiden. Met name is dit het geval bij de ponsmachines. Oorspronkelijk werden nl. deze machines geheel met de hand bediend, waarbij er geen verschil werd gemaakt tussen gegevens die voor elke kaart anders luidden (variabele gegevens) en gegevens, die voor een aantal kaarten gelijk waren (vaste gegevens, bijv. prijzen, artikelcodes). Het lag echter in de lijn der ontwikkeling dat men zou trachten de vaste gegevens zoveel mogelijk langs automatische weg in de kaarten te ponsen.
Op deze wijze ontstonden de automatische ponsmachines. Een bijzonder type automatische ponsmachine is bijv. de rekenende ponsmachine, welke in zeer snel tempo aan de hand van een aantal factoren die reeds in de kaart zijn vastgelegd (bijv. hoeveelheid en prijs per eenheid) een berekening uitvoert en het resultaat er van automatisch in de kaart bijponst. Een andere automatische ponsmachine is de totaalkaartenponsmachine die, gekoppeld met een tabelleermachine, bepaalde in de tabelleermachine berekende totalen (bijv. totaalbedragen van facturen) automatisch in kaarten ponst. In de laatste tijd zijn in verschillende ponskaartenmachines vindingen verwerkt die in de zgn. electronische rekenmachines (die vooral tijdens en na Wereldoorlog II in de V.S. zijn ontwikkeld) werden toegepast.
Liggen de hier in het kort besproken machines meer op het administratieve terrein in engere zin (boekhouding, calculatie, statistiek), rondom de zuivere schrijfarbeid zijn in de loop der jaren eveneens verschillende mechanische hulpmiddelen ontstaan, die als kantoormachines kunnen worden beschouwd. In plaats van stenografie (kortschrift) wordt ook wel tachografie (snelschrift) toegepast. Hierbij gebruikt degene die het dictaat opneemt een snelschrijfmachine en vervaardigt hiermee tachogrammen, waarop het gesprokene met normale letters fonetisch is weergegeven, zodat een ieder het na enige oefening vlot kan lezen. Ook vermijdt men wel de hulp van een stenograaf of tachograaf door gebruik te maken van dicteermachines. Het typen van veel voorkomende brieven (bijv. verkoopbrieven) of alinea’s kan worden gemechaniseerd met de automatische schrijfmachine, waarmee teksten, die in een ponsband zijn vastgelegd, geheel automatisch kunnen worden geschreven. De op deze wijze vervaardigde brieven en mededelingen dragen het karakter van persoonlijk typewerk, zulks in tegenstelling tot die welke met een hectografeermachine of een stencilmachine zijn vervaardigd. Laatstgenoemde druktechnieken worden veel op kantoren toegepast.
Ook speciaal voor kleine formaten geconstrueerde offsetmachines en zelfs hoogdrukpersjes kan men op kantoren aantreflfen. In de laatste jaren wordt ook de lichtdruk (diazotypie) toegepast (bijv. om carbondoorslagen te vermijden). Overschrijfwerk wordt vermeden door gebruik van fotocopiëertoestellen. Een bijzonder type hiervan, de fotomicrocopiëertoestellen, wordt vooral toegepast voor het drastisch verminderen van archiefruimte (door van alle documenten zeer kleine facsimile’s te vervaardigen). Voor de postbehandeling kan men verder vouwmachines, enveloppensluitmachines, enveloppenopenmachines en frankeermachines aantreffen. Ook het adresseren kan machinaal geschieden met behulp van adresseermachines.
Elk adres is dan vastgelegd in een apart drukvormpje, het zgn. adresplaatje. Behalve voor zuiver adresseerwerk worden deze machines in het algemeen gebruikt wanneer regelmatig dezelfde korte teksten, bedragen e.d. moeten worden geschreven (bijv. bij kwitanties, cheques, loonlijsten). Selecteerinrichtingen maken het mogelijk om bij het door de machine lopen der plaatjes, bepaalde plaatjes af te drukken en andere automatisch over te slaan. Adresseermachines kunnen o.m. zijn voorzien van drukpersjes om elk formulier tevens aan voor- en/of achterzijde van een bedrukking te voorzien en van tabelleermachines voor het tellen en schrijven der met behulp van de plaatjes afgedrukte bedragen.
O. LANGELAAR.
