In het algemeen het boeken of aanteekenen in de daarvoor aangelegde boeken van al hetgeen in een onderneming omgaat. Volgens art. 6 van het wetboek van koophandel is elk koopman verplicht dagboek te houden en daarin van dag tot dag naar tijdsorde al zijn verbintenissen, zijn ontvangsten en uitgaven, zijn inkoopen en verkoopen aan te teekenen; de wijze waarop hij deze boeking wil inrichten, is hem echter vrijgelaten en deze regelt zich in het algemeen naar den aard en de uitgebreidheid der zaak.
Men onderscheidt twee methoden van boekhouden, n.l. het enkelvoudig en het Italiaansch of dubbel boekhouden.Het Enkelvoudig Boekhouden is de oudste methode en nog steeds die van den kleinhandel, der winkelnering, van kleine fabrieken, weinig omslachtige ondernemingen enz. Het bestaat in een bloot aanteekenen der inkomsten en uitgaven, het geeft alleen inlichting omtrent de schuldvorderingen en de schulden van een bedrijf, houdt alleen rekening met de in de onderneming betrokken personen, niet met zaken; het toont den houder hoedanig de stand zijner rekeningen is met de verschillende personen waarmee hij handelt, de sterkte der kas, den voorraad der goederen, effecten, wissels en andere geldswaardige zaken, en voorst het totaal der winst die hij gedurende een zekeren tijd behaald of van het verlies dat hij geleden heeft, alles zonder dat de gang der onderneming uit de onderdeelen afzonderlijk blijkt Het beloop der enkele boekhouding kan worden afgeleid uit de volgende bij deze methode steeds voorkomende dusgenaamde hoofdboeken:
Inventarisboek
Dit bevat eene gespecificeerde opsomming van alle goederen, die de bezitting der zaak uitmaken; het omvat zoowel de werkelijke bezittingen (het actief, zie aldaar), als datgene wrat de zaak nog heeft te voldoen aan schulden, renten enz. of wat slechts gedeeltelijk als eigendom kan worden aangemerkt, als hypotheken enz. (het passief, zie aldaar). Het verschil tusschen dit actief en passief maakt het vermogen der onderneming uit.
Kasboek
Hierin worden alle ontvangsten en uitgaven naar tijdsorde opgeteekend, beide met korte vermelding van desbetreffende bijzonderheden. Meestal houdt eene zaak voor de kleine uitgaven bijbooken van het kasboek, zooals boeken voor arbeidsloon, briefport, onkosten enz , op geregelde tijden wordt het totaal daarvan opgemaakt en op het kasboek overgebracht Aan de linker- of debetzijde van het kasboek worden de ontvangsten geboekt, aan de rechter- of credit-zijde alle uitgaven. Op geregelde tijden (maandelijks of wekelijks) wordt zoowel van de debet- als de credit-zijde het totaal opgemaakt; het verschil der beide totalen (saldo) moet alsdan overeenstemmen met den voorraad der kas.
Memoriaal
Hierin worden geboekt alle niet contante inkoopen, de verbintenissen die aangegaan zijn, vergoedingen, kortingen en rabat die zijn toegezegd of ontvangen, het accepteeren, verkoopen of doen protesteeren van wissels, de in- en verkoop van gelds waardig papier in het algemeen, provisie- en interest-berekeningen enz.
Grootboek of Rekening-Courantboek
Dit bevat de rekeningen die eene zaak heeft met alle andere zaken, waarmee zij in verbinding staat, afzonderlijk. Elke rekening in het grootboek geeft de betrekking aan, waarin eene firma staat tegenover eene andere; elke rekening vormt aldus een afgesloten hoofdstuk. De verschillende posten die eene rekening vormen, zijn uit het kasboek of het memoriaal overgebracht en beslaan elk slechts een regel. Elke rekening in het grootboek heeft eene Debet- en eene Creditzijde. Meestal is aan hot grootboek toegevoegd een collectieve rekening, onder den naam van Debiteuren en Crediteuren, waarin alle posten worden bijeengetrokken die slechts zelden voorkomen. Bij het grootboek behoort een alphabetisch register (klapper) welke het opzoeken van bepaalde rekeningen vergemakkelijkt.
Behalve deze hoofdboeken komen bij de enkelvoudige boekhouding nog hulp- of bijboeken voor, die zich over het algemeen naar den aard der onderneming regelen; de meest voorkomende zijn het factuur- of inkoopboek, het verkoopboek, het wissel- of remiseboek, het pakhuis- of magazijnboek, enz. Het enkelvoudig boekhouden is voldoende om de handelswinston te vinden, die in een bepaalden tijd zijn gemaakt; het wijst echter niet de bijzondere doelen aan waaruit deze winsten bestaan, hetgeen bij eenige uitgebreidheid der onderneming noodzakelijfc is; de methode die dit voordeel oplevert is het
Italiaansch of dubbel-boekhouden
de eerste benaming heeft betrekking op het land waar deze methode naar men meent, en wel te Venetië, het eerst werd toegepast (15e eeuw); de tweede benaming ziet op de wijze waarop te werk wordt gegaan, dubbel op te vatten in den zin van tweevoudig of tweeledig. Men onderscheidt bij deze methode persoonlijke en onpersoonlijke rekeningen; de eerste zijn die voor personen, voor de debiteuren en crediteuren (zie Debet en Credit), en wel voor elk een afzonderlijke rekening op zijn eigen firma-naam (enkele rekening) of op meerdere tezamen (collectieve of verzamelrekening). Bij de onpersoonlijke rekeningen geeft men ook aan zaken, die men zich als personen denkt, re keningen. Al naar hun aard en strekking heeten deze rekeningen kapitaalrekening, kasrekening, kassiersrekening, goederenrekening, wisselrekoning, traiterekening, remiserekening, onkostenrekening, provisierokening, effectenrekening, interestrekening, prolongatierekening enz. Het beloop der dubbele boekhouding kan blijken uit de daarbij steeds voorkomende hoofdboeken, nl. het memoriaal, het journaal, het grootboek, het rekening-courantboek en het balansboek.
Memoriaal
Dit boek bevat naar tijdsorde een omschrijving van al wat in de onderneming is geschied, eene opsomming van hetgeen heeft plaats gehad, met verwijzing naar waar van het gebeurde nadere bijzonderheden te vinden zijn; het dient om den koopman een overzicht te geven van wat er in zijn handel is voorgevallen; op zichzelf onvoldoende vormt het den grondslag der overige hoofdboeken.
Journaal- of Dagboek
Dit wordt uit het memoriaal bijgehouden, en de inhoud is daaraan gelijk; dit boek is het meest ingewikkelde der boekhouding naar de dubbele methode. Het dool ervan is: een geleidelijken overgang te hebben voor het grootboek.
Grootboek of Schuldboek
Hieruit leert een koopman den juisten staat van zijn onderneming kennen, zijn schulden en zijn inschulden; in dit boek worden de verschillende handelingen van de firma met één andere firma onder afzonderlijke hoofden of rekeningen gebracht; in het memoriaal en in het journaal worden do handelsgebeurtenissen gelijk ze zich naar tijdsorde voordoen, opgeteekend; in het grootboek zit niet de tijdsorde voor, doch de persoon mot wien gehandeld is. Bij het overbrengen van posten uit het journaal wordt daarbij slechts vermeld wat volstrekt noodig is, als datum, de rekening aan welke gedebiteerd en gecrediteerd wordt, folio van het journaal voor nadere bijzonderheden, totalen enz.
Rekening-courantboek
Dit bevat de rekeningen van buitenlandsche correspondenten, en van die der binnenlandsche met welke het handelshuis een rekening-courant met interestberekening heeft; de debet- en creditzijde van dit boek zijn in verschillende kolommen afgedeeld, voor den datum, de omschrijving, den vervaldag, de dagen waarover de interest wordt berekend, de interestcijfers, de totalen.
Balansboek
Dit bevat ten eerste den inventaris, de bezittingen dor handelszaak op den datum dat zij wrerd aangevangen; elke volgende balans of staat van rekening des handels wordt in dit boek bijgebracht; het doel van dit boek is een koopman een juist overzicht te geven omtrent den toestand zijner zaak, en dat hij zich ten allen tijde op de hoogte kan stellen omtrent den gang van zaken, zoowel wat het geheel als wat de onderdeelen betreft, in een kort bestek, over een geruimen tijd.
Ook bij deze methode van boekhouding komen een aantal bijboeken voor, die zich in het algemeen naar den aard der onderneming regelen; de voornaamste zijn: het kasboek, het kassiersboek, het inkoopboek, het verkoopboek, het factuurboek, het commissieboek, enz.
