Boekhouden

betekenis & definitie

Boekhouden is in het algemeen het aanteekenen van het debet en credit, van het verschuldigde en te ontvangene, van het ac­tief en passief in een of ander bedrijf, zoodat de ondernemer of bezitter door vergelij­king van die beide deelen een duidelijk inzigt verkrijgt in den toestand van zijn vermogen of in de gesteldheid van zijne zaak. In meer beperkten zin is het boekhouden, zooals dit in den handel geschiedt, eene vermelding in bepaalde boeken en naar vaste regelen van alle voorvallen en omstandigheden, die op eene handelszaak betrekking hebben.

Men kan het boekhouden toepassen op elke zaak, waarbij ontvangst en uitgave van gelden en geldswaardige voorwerpen plaats hebben, maar het is onmisbaar voor elke handels- of nijverheidszaak. Daardoor alleen kan men zich een duidelijk inzigt verschaffen in alle verande­ringen, die de eigendom daarbij ondergaat, in alle ondernemingen, met zulk eene zaak verbonden.

Aanvankelijk bestond het boekhouden in eene bloote opteekening der inkomsten en uitgaven, der schuldvorderingen en der schul­den. Eerst later, bij een meer ingewikkelden toestand van den handel, toen er behoefte ontstond aan een schriftelijk overzigt van den geheelen toestand eener zaak, kwam men na herhaalde pogingen, om zich iets der­gelijks te verschaffen, tot de methode, die door een Italiaanschen monnik, Lucas Paliolo (1504), uitgevonden en om die reden met den naam van Italiaansch boekhouden bestem­peld werd, hoewel men daaraan veel dien van dubbel-boekhouden geeft..Van dien tijd af noemde men de oude methode enkel-boek- houden, omdat daarin elke omstandigheid be­trekkelijk de handels- of fabriekzaak slechts eenmaal opgeteekend wordt. Bij het enkel boekhouden boekt men de inkomst of de uitgave; bij het dubbel-boekhouden wordt inkomst en uitgave, hetzij in waren of in geld, tegelijk geboekt, namelijk vermeerde­ring van schuldvordering tegen vermindering van handelswaar, — vermindering van kas tegen vermeerdering van koopwaar.

Het enkel-boekhouden geeft alleen inlich­tingen omtrent de schuldvorderingen en de schulden van een bedrijf, en houdt dus alleen rekening met personen, niet met zaken. Leverantiën, door of aan personen gedaan, worden daarbij steeds opgeteekend in een brouillon, primanote, of kladboek, en van hier in andere boeken overgebragt. Deze zijn het memoriaal, het grootboek, het kasboek, het magazijn-, winkel- of pakhuisboek, over het algemeen zijn deze zoogenaamde bijboeken zeer verschillend en hangen af van den aard en de bijzondere behoeften van het bedrijf. Het memoriaal wordt uit het kladboek opge­maakt in volgorde van tijd tot tijd en bevat eene korte omschrijving van de plaats gehad hebbende handeling, een inkoop, bestelling, aflevering, ontvangst van remises, afgeven van promessen enz., met aanwijzing van den persoon, die daarvoor debet of credit gewor­den is.

Het grootboek is een rekening-courant-boek, waarin voor elken handelsvriend, die debiteert of crediteert, eene rekening-courant geopend wordt. Dit geschiedt op twee tegen­over elkander gelegene bladzijden, van welke die ter linkerhand, de debetzijde genaamd, de posten bevat, die de handelsvriend verschul­digd is, terwijl die ter regterhand, de credit­zijde, de posten aanwijst, waarvoor hjj be­taling te vorderen heeft. Het cassa-boek geeft inlichting omtrent de inkomst en uitgave van geldsommen; ook dit geschiedt op 2 blad­zijden; al wat ontvangen is, wordt op die ter linkerhand, de uitgaven op die ter regter­hand geplaatst. In het magazijn-boek ontvangt elk artikel evenzoo 2 bladzijden; op die ter linkerhand wordt de inkoop, en op die ter regterhand de verkoop naar maat, gewigt, qualiteit, soort, teeken, nommer enz. ver­meld.

Het dubbel-boekhouden strekt zich uit over alle deelen van eene bezitting of zaak, niet alleen over de schulden en schuldvorderingen, maar ook over alle aanwezige voorwerpen van waarde. Daarbij rangschikt men deze alle onder bepaalde rubrieken, die wel is waar naauwkeurig van elkander gescheiden blijven, maar tevens, als integrerende deelen van de bezitting of zaak, een volkomen ge­heel vormen.

Men heeft dus zoowel persoonlijke als on­persoonlijke rekeningen, en daar nu elke ver­andering in onze bezittingen tegelijkertijd eene verandering te weeg brengt in de ver­houding waarin wij tot de personen staan, die wij eene rekening hebben gegeven, zoo moeten deze rekeningen onderling sluiten; met andere woorden, daar bij elken post voor een gelijk bedrag moet worden gedebi­teerd als gecrediteerd, moet later de optel­ling van het debet gelijk zijn aan die van het credit. Men noemt namelijk debet, alles wat ontvangt en credit, alles wat geeft; wordt nu bijvoorbeeld door een inkoop van eene partij koopwaren onze voorraad vermeerderd, dan heeft degeen van wien wij hebben ge­kocht gegeven en moet dus optreden als onze crediteur en wel voor het bedrag der ge­kochte waren; de hoeveelheid koopwaren, die wij bezitten is nu evenwel vermeerderd en de rekening waarop wij die hebben ge­boekt en die de koopwaren heeft ontvangen zal debiteur zijn geworden voor hetzelfde be­drag waarvoor de verkooper is gecrediteerd. Daar dit nu bij elke handeling plaats heeft, moet de voortdurende overeenstemming van het debet en credit het mathematisch bewijs leveren, dat de boekhouding juist is.

Het dubbelboekhouden heeft dus tegenover het enkel velerlei voordeelen; 1°. geeft het ieder oogenblik een duidelijk inzigt in de gesteldheid der zaak en in al hare onderdeelen; — 2°. blijkt daaruit welke dier onderdeelen ons winst en welke ons verlies op­geleverd hebben; — en 3°. heeft het in zich een gemakkelijk middel van controle, waar­door wij ons van de juistheid der boeking kunnen overtuigen.

De boeken, bij het dubbel-boekhouden in gebruik, worden onderscheiden in hoofd- en bijboeken. De hoofdboeken zijn:

1°. Het mémoriaal, waarin al de handelin­gen naar volgorde des tyds worden opge­schreven, zoodat het eigenlijk als een dag­boek kan gelden; veelal wordt zulk een boek als kladboek gehouden en later in het net overgeschreven met aanwijzing in elken post van den persoon die daarbij gedebiteerd of gecrediteerd moet worden. Tegenwoordig worden in het eigenlijke mémoriaal alleen die posten geschreven, die men gevoegelijk niet in een der andere boeken kan opnemen, terwijl men de inkoopen in het inkoopboek, de verkoopen in het verkoopboek, de factu­ren in het factuurboek enz. overbrengt.
2°. Het journaal wordt uit het mémoriaal, of uit mémoriaal en de bijboeken, opgemaakt, en wel van dag tot dag in de volgorde van het mémoriaal, of van maand tot maand, soms ook wel van drie maanden te gelijk, maar in elk geval met bijzondere aanwijzing aan het hoofd van den post van den debiteur en den crediteur.
3°. Het grootboek, dat uit het journaal wordt opgemaakt; elk hoofd van rekening in het journaal heeft daartoe in het groot­boek een folio, dat uit twee zijden bestaat, de debet- of linker- en de credit- of regterzijde zoodat het over ieder dezer rekening een gemakkelijk overzigt geeft, wanneer men namelijk de posten in de debet- en die in de creditzijde bij elkander telt en door aftrekking het verschil of saldo vindt, waardoor de re­kening tot sluiting kan worden gebragt.
4°. Het rekening-courantboek heeft veel overeenkomst met het grootboek; doch men geeft daarin alleen rekeningen aan buitenlandsche correspondenten, wien men van de in het debet gestelde posten, volgens de vroeger gemaakte overeenkomst, interest be­rekent, evenals men hun van die in het credit interest vergoedt.
5°. Het inventaris- of balansboek bevat van jaar tot jaar eene naauwkeurige opgave van den staat der bezittingen des koopmans met eene juiste opgave van hunne waarde, en van al zijne schuldvorderingen, benevens die van zijne uitstaande schulden; het bedrag van het eerste of het actief, verminderd met dat van het tweede, of het passief, wijst de werkelijke bezitting aan, die door verge­lijking met de uitkomst van het vorige jaar, doet zien met welk bedrag de bezit­ting van den koopman is toegenomen of ver­minderd.

Het is niet wel mogelijk al de bij-of hulp­boeken op te geven, die bij het dubbelboek­houden voorkomen, daar deze geheel afhan­gen van den aard der zaak, waarvan men boekhoudt. De meest voorkomende zijn: het kasboek, — waarbij veelal nog een klein-kasboek gehouden wordt voor de kleine dagelijksche onkosten, als vracht, kruijersloonen enz., — het onkostenboek, het kassiersboek, het inkoopboek, het verkoopboek, het buitenlands inkoopboek; het factuurboek, het consignatieboek, het commissieboek, het remise-boek, het traiteboek, het compagnieboek, het reederijboek enz.

Ook voor den landbouw is het boekhouden eene zaak van groot belang. Zulk eene boek­houding is eene doorloopende en eene jaarlijksche. De eerste bevat eene uitgebreide en naauwkeurige beschrijving der boerderij met alle regten en verpligtingen. Hiertoe behooren het gedeelte der kadastrale kaart, waarop de boerderij zich bevindt, eene omschrijving der gebouwen, schuren, bergplaatsen, brug­gen, alsmede van de contracten en overeen­komsten, die op zulk een eigendom betrek­king hebben.

Tot het jaarlijksch boekhouden zijn zooveel dagboeken of journalen noodig, als er takken van voortbrenging aanwezig zijn, zooals graanbouw, veeteelt, paardenfokkerij enz., alsmede een grootboek, waarin de posten dier journalen in verschillende rubrieken voorkomen, met aanwijzing van de kosten, door aankoop van mest, uitgave voor ar­beidsloon enz. ontstaan, en van de geldsom­men, door den verkoop der landbouw-producten verkregen of nog te ontvangen. Men houdt daarbij een cassa-boek voor de uitgaven en inkomsten in contant geld.

In sommige gevallen heeft men nog eene vee-rekening, waarin opgeteekend wordt, wat het vee aan inkoop en voedsel kost, en bij verkoop opbrengt, — voorts notitie-boeken over de aflevering van graan enz. uit de schuren, over de opbrengst der gedorschte schoven, over de gekochte mest. De land­bouwer komt hierdoor tot de kennis van den toestand en opbrengst van zijne boerderij, van de handelwijze, die hem de meeste voordeelen oplevert, en van de winst, die ieder gewas afwerpt. Door de gemiddelde opbrengst over een zeker aantal — bijvoorbeeld 5 of 10 — jaren te berekenen, komt hij te weten, welke gewassen op de gronden van zijn eigendom de beste uitkomsten opleveren.

Het boekhouden, al is het ook op eene zeer eenvoudige, mits naauwkeurige wijze, moet elken huisvader worden aangeraden, die prijs stelt op orde in zijne zaken. Het stelt hem in staat, om de noodzakeljjke uit­gaven van minder noodzakelijke te onder­scheiden en zich, door het nalaten van deze laatste, tegen achteruitgang te beveiligen. Dat men “de tering naar de nering” moet zetten, is één van onze voortreffelijkste Vaderlandsche spreekwoorden, en om te weten, hoe ver men met de “tering” gaan kan, moet men door een zorgvuldig boekhouden de opbrengst der “nering” met juistheid kunnen bepalen.