Natuurlijk heb je dit gewichtige woord wel honderd keer gehoord, maar misschien weet je niet precies, wat ermee bedoeld wordt. Waarschijnlijk houd je zelf wel zo’n beetje boek van je zakgeld.
Dit is een zeer nuttige gewoonte, want zodoende weet je precies, waar het geld gebleven is. Mocht dan door de boekhouding blijken, dat er een tekort in kas is, dan ga je kijken, of er een gaatje in je broekzak of tasje is, dat dan gemaakt moet worden.Niet altijd en overal maakte men zich druk met boekhouden, en helemaal niet met dubbel-boekhouden. Als men geld van iemand te vorderen had, dan sneed men vroeger eenvoudig met een mes een flinke kerf in een z.g. „kerfstok”, om het niet te vergeten, of ook wel zette men een krijtstreepje op den muur. Vandaar de bekende uitdrukkingen „iets op z’n kerfstok hebben” en „bij iemand in ’t krijt staan”. Je begrijpt, dat die boekhouderij niet erg secuur was en dat er, met de grotere ontwikkeling van den handel, behoefte kwam aan een betrouwbaarder administratie.
In 1504 verscheen van den Italiaansen monnik Luca Pacioli het eerste belangrijke boek over het boekhouden, waarin het Italiaans of dubbel boekhouden werd beschreven. Het woord Italiaans is later in onbruik geraakt, al is het wel opmerkelijk, dat men bij het boekhouden steeds zoveel Italiaanse woorden is blijven gebruiken (cassa, saldo, netto enz.).
Er bestaan over het geheel verschillende methoden van boekhouden, die men in het algemeen kan verdelen in enkele en dubbele methoden.
Het kenmerk der enkele methode is, dat men uitgaat van een zeker bezit, vervolgens alle veranderingen in dat bezit opschrijft en na een zekeren tijd opnieuw de bezittingen (verminderd met de schulden) vaststelt, waarna men zien kan, of men vooruit of achteruit gegaan is.
Bij de dubbele methoden stelt men het zich zó voor, alsof verschillende groepen handelingen door afzonderlijke personen verricht worden, welke personen aan den eigenaar der zaak verantwoording moeten afleggen. Die personen noemt men rekeningen; men heeft dus een goederen-, debiteuren-, onkosten-, rente-, kas-, bankrekening, enz. Nu zijn bij iedere handeling altijd ten minste twee personen (rekeningen) betrokken en wordt ieder bedrag dus tweemaal geboekt. B.v.: De eigenaar der zaak koopt een partij goederen; de persoon, die over de goederen gaat (goederen-rekening) heeft dus zoveel meer te verantwoorden, maar de persoon, die de schulden administreert (crediteuren-rekening) krijgt nog een schuld meer te vereffenen.
Laat hij nu die goederen door zijn bankier betalen, dan boekt de schulden-beheerder de schuld op de andere zijde van de pagina af, want hij is met zijn schulden weer even ver als te voren. De persoon, die de bankrekening bijhoudt, moet noteren, dat deze zoveel te vorderen krijgt.
Worden er nu goederen verkocht, dan gaat het juist andersom. De goederen-rekening heeft nu niet meer, maar minder te verantwoorden en boekt dus het verkoopbedrag op de andere zijde tegenover den inkoop; de beheerder der vorderingen (debiteuren-rekening) heeft een vordering meer te incasseren.
Betaalt de schuldenaar, dan is de debiteuren-rekening vereffend, betaalt hij in contant geld, dan heeft de kassier weer zoveel meer te verantwoorden.
Worden er onkosten, b.v. kantoorhuur, salarissen enz. betaald, dan boekt de kassier deze uitgaven tegenover zijn ontvangsten af, maar de persoon, die de onkosten noteert (onkosten-rekening) heeft weer zoveel meer op zijn lijstje.
Is ten slotte de kassier van oordeel, dat er te veel geld in kas is, dan laat hij dat bij den bankier storten, d.w.z. hij boekt het in de kas af en de bankrekening boekt hetzelfde bedrag bij.
Op deze wijze komen, over verschillende rekeningen verdeeld, telkens dezelfde bedragen rechts en links en het spreekt dan van zelf, dat de som van alle optellingen rechts aan die der linkerzijde gelijk moet zijn en dus ook de saldi (saldo is het verschil tussen rechts en links), bijeengeteld, geen verschil zullen aanwijzen.
Aan het einde van ieder jaar maakt men een lijst dezer saldi (saldi-balans); nu moet men nog de waarde van den onverkochten voorraad vaststellen en dan kan men overgaan tot het vaststellen der verlies- en winstrekening, waaruit de winst of het verlies blijkt, en der balans, dat is een staat der bezittingen (activa) en schulden (passiva).
Er zit natuurlijk nog veel meer aan vast en het lijkt nogal ingewikkeld, maar het valt wel mee en men kan gerust zeggen, dat hét boekhouden in eigen zaak geen bizonder moeilijk werk is. In den grond is dubbel-boekhouden gemakkelijker dan enkel-boekhouden en biedt daarbij het grote voordeel, dat de verschillende onderdelen van een zaak veel gemakkelijker te overzien zijn.
Ook worden eventuele abuizen gemakkelijker ontdekt, omdat alle bedragen twee maal moeten voorkomen.
