Een stelsel van geschreven en ongeschreven regels dat wordt toegepast bij (inter)nationale officiële evenementen en dat tevens het onderling verkeer van staten en hun diplomatieke vertegenwoordigers regelt. Deze regels zijn opgeslagen in de diverse (inter)nationale handboeken over protocol en etiquette.
Het woord protocol is afkomstig uit het Grieks en een samenvoeging van de woorden ‘protos’ (eerste) en ‘colla’ (lakzegel). Dit laatste duidt op het belang van het document.Velen ervaren protocol als een zaak van ingewikkelde vormelijkheid en achterhaalde tradities. Toch is het enige doel van ‘het protocol’ bijeenkomsten geruisloos, soepel en doelgericht te laten verlopen. De angst ervoor komt doorgaans voort uit de onbekendheid met de regels van het protocol. Deze regels dateren van 1815, toen op het Congres van Wenen niet alleen een nieuwe landkaart van Europa werd getekend, maar ook een omgangsreglement werd opgesteld voor staten, bestuurders en hun representanten. Dit reglement werd in 1818 gecompleteerd met het Protocol van Aken, waarin de diplomatieke hiërarchie, de immuniteit, de préséance en dergelijke werden vastgesteld. In feite vormen deze documenten de grondslag voor het hedendaagse diplomatieke protocol dat wereldwijd wordt gehanteerd.
In essentie, want er zijn natuurlijk afwijkingen toegestaan op onderdelen die voortvloeien uit levensovertuiging, religie, nationale en regionale zeden en gewoonten. Het Engelse spreekwoord ‘When in Rome, do like the Romans do!’ wordt daarbij door iedereen in acht genomen. De etiquette van het gastland is richtinggevend.
De regels binnen het internationale protocol hebben betrekking op de bestuurlijke hiërarchie en de daarvan afgeleide préséance (voorrang). Enkele hoofdregels ter zake zijn: de hoogste in rang komt als laatste en vertrekt als eerste; bij gelijken in rang gaat degene met de hoogste anciënniteit voor; gast gaat voor gastheer, hoog gaat voor laag, oud voor jong en dame voor heer.
Voor elke bijeenkomst, waar en wanneer en op welk niveau ook, geldt dat zowel gastheer als gast bijdragen aan het goede verloop ervan. Gastheer en gast treden elkaar altijd en overal respectvol en wellevend tegemoet; verplaatsing in ieders achtergrond is dus geboden. De voornaamste reden van bestaan voor protocol ligt in het ‘rendement’ van de bijeenkomst. De gastheer heeft een bedoeling met zijn uitnodiging; de gast(en) bepaalde verwachtingen van de gewenste aanwezigheid. Beiden gaan uit van een positief resultaat (rendement) van de bijeenkomst. Dit gaat natuurlijk vooral op bij bijeenkomsten waar sprake is van betekenisvolle verbanden en vooraanstaande personen.
Bij dergelijke formele ontvangsten en officiële ontmoetingen ontkomt men niet aan de toepassing van protocollaire voorschriften. De talrijke en veelsoortige belangen die daarbij in het geding zijn, vragen om zorgvuldige afwegingen met betrekking tot een programma waarin gastheer en gasten tot hun recht komen. Dan gelden nu eenmaal striktere vormen en conventies dan op een familiefeestje. Daar maakt men zich geen zorgen over de vraag of de eregast wel op de goede plaats zit, of van aanvang af de juiste toon wordt gezet, of programma en tijdsbestek hand in hand gaan. De gastheer wil zijn gasten met de hun toekomende egards tegemoet treden en niemand op welke wijze dan ook ‘beledigen’.
Het spreekt voor zich dat in de werkomgeving van de Koning het protocol met de grootste zorgvuldigheid in acht wordt genomen. Dat kan ook niet anders, want van de top wordt het goede voorbeeld verwacht. Bovendien behoren de gasten van de Koning veelal tot de top van hun organisaties, instellingen of diensten. Op het paleis is vrijwel altijd sprake van topontmoetingen en die vergen een gedegen voorbereiding en zorgvuldige uitvoering. Een hofprotocol zoals dat in de 19e eeuw in alle striktheid werd gehanteerd in keizerlijke en koninklijke paleizen kennen we vandaag de dag niet meer. Ook de buiging (heren) en de révérence (dames) zijn aan de meeste Europese hoven afgeschaft. Belangrijkste aanspreekpunt binnen de hofhouding voor protocollaire aangelegenheden is de ceremoniemeester; voor militair protocol de chef Militaire Huis.
