Archief betekenis & definitie

Archief - (afleiding onzeker; misschien Gr. archaion = iets uit oude tijden, of van archeion = ambtsgebouw). Reeds bij de Oostersche volken, Egyptenaren en Grieken, werd zorg aan de archieven besteed. Bij de Romeinen bestond een geordend archiefwezen, waarnaar het pauselijk archiefwezen werd ingericht; betreffende dit laatste beschikt men over betrouwbare gegevens vanaf de 2e helft der 4e eeuw.

Vroeg in de Middeleeuwen hebben bisschoppen en kloosteroverheden zorg gedragen voor de bewaring van belangrijke documenten, later ook de steden. De wereldlijke vorsten wijdden eerst sedert de 14e eeuw bijzondere aandacht aan hun archieven. De ontwikkeling van het archiefwezen naar moderne opvattingen dateert echter eerst uit het midden der vorige eeuw.

Naar deze tegenwoordig algemeen aanvaarde beginselen wordt als een archief beschouwd: het geheel der bescheiden van ambtswege ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzooverre deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of onder dien ambtenaar te blijven berusten. Een archief is dus niet een willekeurige opeenstapeling van papieren, het wordt niet willekeurig gemaakt, zooals men de een of andere verzameling historische handschriften samenstelt. Een archief vormt een organisch geheel: volgens de inrichting van het bestuur, van welks werkzaamheden het de neerslag is, groeit het als een levend organisme, het vormt en vervormt zich naar den vorm en de vervorming van dat bestuur. Veranderen de functiën van dat bestuurscollege, dan verandert de aard van het archief mede. Alleen hij, die de organisatie van die bepaalde bestuursinstellingen heeft bestudeerd en voor deze studie de noodige kundigheden bezit, is tot de ordening van het archief dezer instelling bevoegd. Bij deze ordening wordt dus als grondprincipe aanvaard het zoogenaamde herkomstbeginsel, wat de Duitschers noemen het „Provenienzprinzip”, de Franschen „le respect des fonds”; d.w.z. degene, die de archieven ordent moet elk archiefstuk terugbrengen op zijn oorspronkelijke plaats; hij mag een archief niet naar zijn eigen subjectieve, willekeurige opvatting uiteen rijten, om die stukken dan weer zakelijk in afzonderlijke groepen te ordenen; de stukken moeten zoo blijven samengevoegd als zij bij den loopenden gang van zaken in het staatsbestuur bij iedere afzonderlijke overheid in oorzakelijken samenhang werden gegroepeerd.

Deze ordening nu is het werk van den archivaris, die tevens de verantwoordelijke bewaarder is der archieven; na de ordening volgt beschrijving en zoo mogelijk publicatie van den aldus gevormden inventaris. Bij ordening en beschrijving wordt in Nederland algemeen gevolgd de hooggewaardeerde „Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven”, in opdracht van de „Vereeniging van Archivarissen in Nederland” ontworpen door de mrs. Muller, Feith en Fruin (21921), vertaald in het Fransch, Duitsch en Italiaansch. De archivaris verschaft tevens inlichtingen uit de door hem beheerde archieven ten behoeve van de overheid en van particulieren; voor beide groepen kunnen de archiefstukken groote beteekenis en waarde hebben, eensdeels als titels en bewijzen van rechten en verplichtingen van den staat, van gemeenten, van corporaties en particulieren, voor het andere deel als geschiedbronnen.

In Nederland is het archiefwezen geregeld bij de Archiefwet van 1918, gewijzigd in 1928. Zij is tot stand gekomen door de activiteit van de Vereeniging van Archivarissen, waarbij vooral S. Muller Fzn. en prof. R. Fruin groote verdiensten hebben verworven. Deze laatste publiceerde den tekst der wetten en der daarop gevolgde Koninklijke Besluiten met een uitgebreide toelichting in drie stukken („De archiefwet 1918”, door Prof. Mr. R. Fruin, Alphen a.d. Rijn 1919—1929).

Door deze maatregelen kregen de Rijksarchieven hun blijvende bewaarplaatsen aangewezen. Te Den Haag is de Algemeene Rijksarchiefbewaarplaats gevestigd; daarnaast bestaat in de hoofdplaats van elke provincie een afzonderlijke Rijksarchiefbewaarplaats.

De Algemeene Rijksarchiefbewaarplaats te Den Haag is bestemd tot bewaring van de archieven van de besturen, wier rechten en functiën zich over het geheele Rijk hebben uitgestrekt of nog uitstrekken, voor zoover die archieven niet onder de huidige administratie berusten, maar naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht. Zoodoende berusten in Den Haag: o.a.

1° de archieven der voormalige algemeene Besturen, zooals bijv. die der Staten-Generaal vóór 1795, van den Raad van State uit dat tijdvak, van de Regeering der Bataafsche republiek en het koninkrijk Holland, van de ministeries en van alle centrale autoriteiten uit dien tijd; verder de archieven van de besturen, wier rechten en functiën op deze voornoemde besturen zijn overgegaan: bijv. die van de colleges der admiraliteit, wier functiën zijn overgegaan op den raad van Marine en op het departement van Marine.
2° Berusten in Den Haag: de archieven van de tegenwoordige algemeene besturen, voor zoover zij niet onder die besturen zelf berusten, bijv.: de archieven van de ministeries en van den Hoogen Raad der Nederlanden, de archieven der beide Kamers der Staten Generaal, van den Raad van State en van de Algemeene Rekenkamer, zullen, wanneer zij naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht, in Den Haag worden geborgen, evenals de archieven van al de instellingen, die vallen onder de voomoemde bepaling, omdat zij over het geheele Rijk of een groot gedeelte daarvan, hun werkkring hebben uitgestrekt.

De Rijksarchiefbewaarplaats in de hoofdstad van elke provincie is bestemd tot bewaring van de archieven der voormalige provinciale en departementale besturen, en van een gedeelte van de archieven der tegenwoordige provinciale besturen.

Zoodoende berusten daar bijv.: het archief van de Staten der Provincie van vóór 1795, toen deze provincie nog souverein was; de archieven van voormalige zelfstandige landschappen en instellingen binnen het tegenwoordig grondgebied van de provincie, wanneer de rechten daarvan op het bestuur van het Rijk zijn overgegaan, de archieven van vele kloosters en geestelijke instellingen, die na de hervorming door de Staten der provincie of later door het Fransche bestuur in ons land zijn geannexeerd; zoo vindt men in Utrecht bijv. de archieven der vijf Utrechtsche kapittels, in Maastricht de archieven der voormalige Rijksheerlijkheden, bijv. Gronsveld, Wittem enz., die van de Rijksabdij Thorn, die van de kapittels van St. Servaas en O. L. Vrouw te Maastricht enz. Ook de oude rechterlijke archieven uit de schepenbanken der steden en dorpen van de provincie, en de notarieele archieven zijn er, voor zoover zij bewaard zijn, aanwezig.

Wanneer een bestuur over meer dan een provincie of gedeelten ervan gezag heeft gehad, dan behoort het archief van zulk een autoriteit bewaard te worden in de Rijksarchiefbewaarplaats van die provincie, waarbinnen de zetel van die autoriteit gevestigd was. Het archief van de bisschoppen van Utrecht behoort dus in Utrecht bewaard te worden, al strekte het Sticht zich ook uit over een gedeelte van Groningen, over Drente en Overijsel ; dat van de hertogen van Gelderland berust dus te Arnhem, ook al ressorteerde Roermond daaronder.

Ook de zorg voor de gemeente-archieven wordt in deze wet geregeld; juist de noodzakelijkheid om aan den verwaarloosden toestand, waarin de gemeentearchieven verkeeren, een einde te maken, had tot het indienen van het wetsontwerp den stoot gegeven.

Volgens de wet zijn nu burgemeester en wethouders van een gemeente verplicht zorg te dragen voor de gemeente-archieven.

Daartoe moet dat deel der gemeente-archieven, dat dagteekent van vóór 1813, het einde van den Franschen tijd, naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht; daar moet het beheerd worden door een archivaris (een wetenschappelijk ambtenaar, die voldoet aan de eischen door deze wet gesteld); of in geval van nood, bij gebrek aan een archivaris, door den secretaris van de gemeente. De te benoemen archivaris mag voor de kleinere gemeenten een wetenschappelijk ambtenaar der 2e klasse zijn. Bovendien bestaat de mogelijkheid, dat verschillende gemeenten gezamenlijk en op gemeenschappelijke kosten een archivaris voor hun depots aanstellen.

Het toezicht op de behoorlijke naleving van deze voorschriften is opgedragen aan de Gedeputeerde Staten van iedere provincie, die hiertoe een provinciaal inspecteur aanstellen. Kan een gemeente de genoemde verplichtingen niet nakomen, dan kan op haar verzoek het gemeente-archief naar een Rijksarchiefbewaarplaats overgebracht en daar bewaard worden, tegen een zekere jaarlijksche vergoeding.

Ingevolge de archiefwet 1918 zijn de eischen voor de benoembaarheid in het archiefwezen bij K.B. vastgesteld. Bij dit K.B. worden de wetenschappelijke archiefambtenaren verdeeld in twee klassen. In de eerste klasse der wetenschappelijke archiefambtenaren zijn benoembaar zij, die met goed gevolg in de faculteit der rechtsgeleerdheid of die der letteren en wijsbegeerte doctoraal examen hebben afgelegd, die het diploma wetenschappelijk archiefambtenaar eerste klasse verworven hebben en gedurende ten minste éón jaar werkzaam zijn geweest als volontair aan een archiefbewaarplaats met een wetenschappelijk archiefambtenaar eerste klasse aan het hoofd.

Ter verkrijging van het zoo juist genoemde diploma moet de candidaat voor een staatscommissie een examen afleggen in:

1° de archief-economie of de kennis van het beschrijven en ordenen der archieven;
2° de paleographie of de kennis van het oude schrift;
3° de diplomatiek of oorkonden-leer, waarin ook de zegelkunde begrepen is;
4° de chronologie of tijd-rekenkunde.

Een tweede gedeelte van het examen omvat de kennis der Nederlandsche staatsen rechtsinstellingen in de middeleeuwen, de kennis van de Nederlandsche staatsinstellingen onder de Republiek en later, en ten slotte de kennis der middeleeuwsche kerkelijke instellingen.

Tot deze eerste klasse der wetenschappelijke arohiefambtenaren moeten behooren de algemeene Rijksarchivaris, de archivarissen en chartermeesters aan liet Algemeen Rijksarchief in Den Haag, de Rijksarchivarissen en chartermeesters in de Rijksarchiefbewaarplaatsen der hoofdsteden van iedere provincie; bovendien de archivarissen van een aantal nu of eertijds belangrijke gemeenten, die in het Koninklijk Besluit worden genoemd; bijv. Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Maastricht, Roermond, Nijmegen, Deventer en 13 andere.

De chartermeester of adjunct-archivaris verricht hetzelfde werk als de archivaris, echter onder diens toezicht.

In de tweede klasse der wetenschappelijke archiefambtenaren zijn benoembaar degenen, die gedurende tenminste zes maanden werkzaam zijn geweest aan een archiefbewaarplaats, aan het hoofd waarvan een wetenschappelijk archiefambtenaar eerste klasse staat en die met goed gevolg een examen hebben afgelegd in:

1° de beginselen der archief-economie;
2° de kennis van het oude schrift;
3° de hoofdtrekken der Vaderlandsche geschiedenis en der staats-instellingen.

Zij zijn de hulp van den archivaris bij diens werk en zij zijn belast met de administratie van den loopenden dienst, met het verstrekken van de gevraagde stukken en inlichtingen aan de bezoekers en dergelijke werkzaamheden; niet zelden echter werken ook zij onder het voortdurend toezicht en de verantwoordelijkheid van den archivaris aan de inventarisatie der archieven van den nieuweren tijd.

Ze zijn tevens benoembaar tot archivaris in kleine gemeenten.

Tot provinciaal inspecteur van de gemeente- en waterschapsarchieven eener provincie kan slechts benoemd worden een wetenschappelijk archiefambtenaar le klasse.

Lit.: H. Bresslau, Handbuch der Urkundenlehre für Deutschland und Italien (I, Kap. 5; Leipzig 21912); V. Loewe, Das deutsche Archivwesen. Seine Geschichte und Organisation (Breslau 1921). Voor Nederland: de in den tekst genoemde Handleiding en uitgave der archiefwet (waaruit hier vaak letterlijk is geciteerd); verder mr. A. Meerkamp van Embden, Het Nederlandsch Archiefwezen, in : „Administratie-Recht”, Handleiding bewerkt door een aantal leerlingen van Oppenheim (1919); R. Fruin, De Gestie van Dr. R. C. Bakhuizen van den Brink als archivaris des Rijks 1854—1865 1926); Verslagen omtrent ’s Rijks oude Archieven 1865 tot heden); Nederlandsch Archievenblad, Orgaan van de Vereeniging van Archivarissen in Nederland (1892 tot heden). Panhuysen