Kaartsysteem

betekenis & definitie

Kaartsysteem - een onontbeerlijk hulpmiddel in het moderne kantoor, dat niet alleen met het oog op de registratuur maar ook op de contrôle verschillende nuttige diensten bewijst, is de kaartenkast of kartotheek. Deze bestaat uit verschillende tezamen gebouwde afdeelingen, die aan elkander worden geschroefd en soms door een gemeenschappelijk voetstuk en bovenstuk verbonden worden. Het grootste succes heeft het kaartsysteem wel behaald in de afdeeling van den verkoop, door over iederen klant een afzonderlijk overzicht te geven. Inderdaad is het mogelijk, tal van bijzonderheden op één klant betrekking hebbende, als de grens van het crediet, informaties, belangrijke gegevens omtrent de behoeften van de afnemers en verdere bijzonderheden op een kaart op te nemen. Deze kaart dient tevens zeer dikwijls als rekening-courant zoodat men daardoor gemakkelijk omtrent zekeren afnemer alles kan te weten komen, wat men op een zeker oogenblik wenscht te weten. De toepassing van het kaartsysteem is veelzijdig. De grootte der kaarten en de inrichting hangt ten nauwste met het doel samen. Er zijn verschillende formaten in den handel, waarbij enkele standaardgrootten voorkomen, die algemeen zijn ingevoerd. De keus van de grootte der kaarten is dikwijls niet zoo gemakkelijk. In het algemeen is iemand, die nog niet met het kaartsysteem heeft gewerkt, geneigd, de grootte der kaarten te royaal te nemen, niet overwegende, dat inderdaad de kaart zoo groot niet behoeft te wezen, omdat op een kaart gewoonlijk in de daarvoor bestemde rubrieken slechts enkele cijfers moeten worden ingevuld en de omschrijving over het algemeen niet zoo breedvoerig behoeft te zijn. Voor de rekening-courant is het kaartsysteem dan ook bij uitstek geschikt gebleken. Ook het werken met kaarten inplaats met een meestal zwaarlijvig boek biedt verschillende belangrijke voordeelen. Een der bezwaren tegen het kaartsysteem ingebracht is wel de omstandigheid, dat de kaarten los zijn en niet zooals de bladen van een boek vast zitten. Dit bezwaar is evenwel niet zoo groot. Natuurlijk zal het ontvreemden van eene kaart en het daarvoor in de plaats stellen van eene andere mogelijk zijn, doch degene, die zich tot dergelijke onrechtmatigheden laat verlokken, zal er ook niet voor terugdeinzen een blad uit een boek te scheuren. In het algemeen verdient het aanbeveling, dat degene, met het bijhouden der rekening-courant belast, niet de vrije beschikking heeft over blanco kaarten, doch die kaarten hem genummerd en wel door den chef worden verstrekt, zoodat iedere kaart, die in handen is, een bepaald nummer draagt, dat te allen tijde gecontroleerd kan worden. Zoo zijn er verschillende manieren toe te passen, die het mogelijk maken, een voldoend toezicht op de hoeveelheid kaarten in gebruik te houden. De kaarten worden in kasten verzameld, die meestal uit hout, maar in den laatsten tijd ook uit ijzer vervaardigd worden. De kasten hebben meestal een goede afsluiting. Het is aanbevelingswaardig de kaarten in elke lade door een zoogenaamde leistang op haar plaats te houden. Door de stang vertikaal te plaatsen wordt het uitnemen der kaarten mogelijk. Door de stang wordt ook voorkomen, dat wanneer de bak eens onverhoopt mocht vallen, de kaarten daaruit geslingerd worden en in de war geraken.