Een vrachtbrief is een overeenkomst tussen de opdrachtgever van een zending (verlader) en de vervoerder van de betreffende zending. Het is verplicht om tijdens het transport de vrachtbrief in de vrachtwagen te hebben. In de vrachtbrief staan de belangrijkste gegeven van de zending omschreven.
Volgens de overheid moet een vrachtbrief de volgende gegevens bevatten:
- plaats en datum van opmaak vrachtbrief
- naam en vestigingsplaats afzender, vervoerder en ontvanger
- plaats en datum van ophalen
- plaats en datum van aflevering
- het soort lading
- de manier van verpakken
- omschrijving goederen
- eventuele bijzondere kenmerken
- bruto gewicht
Wanneer de vrachtbrief niet aanwezig is in de vrachtauto ten tijde van het transport, wordt dit gezien als een economisch delict. Hierop staan vaak relatief hoge boetes. Voor een actueel overzicht van de hoogte van de boete voor het niet meebrengen van de vrachtbrief moet het Openbaar Ministerie geraadpleegd worden.
Het is vastgelegd dat de opdrachtgever moet zorgen voor de vrachtbrief en deze aan de chauffeur moet overdragen. Wanneer het transport is afgerond is het raadzaam om de vrachtbrief nog anderhalf jaar te bewaren gezien de verjaringstijd van een jaar.
