Correspondentie - briefwisseling, is een der belangrijkste verrichtingen op het kantoor. De brief toch vervangt de mondelinge behandeling der zaken en vereischt dus zoowel een even nauwkeurige als duidelijke zakelijke voorstelling van het behandelde onderwerp, te meer nog daar de koopmansbrief door den rechter als middel van bewijs kan worden aangenomen. W. v. K. art. 10.
Daarom ook is de koopman volgens de wet verplicht de brieven, die hij ontvangt, te bewaren, en van die, welke hij afzendt, copie te houden. De koopmansbrief zij kort, bepaald eenvoudig, juist en duidelijk, alle overtollige omschrijving worde er in vermeden en geene onderwerpen erin behandeld, welke niet tot de zaak, het eigenlijke onderwerp, in betrekking staan. Heeft men met denzelfden vriend tevens andere zaken te behandelen, dan doet men beter daarvoor een afzonderlijken brief te schrijven.
Voor de orde en het gemakkelijk naslaan van vroegere brieven in het copieboek, waarbij een register gehouden wordt van de namen der geadresseerden in alphabetische volgorde, is het goed elken brief van een volgnummer te voorzien, terwijl op de ingekomen brieven op den achterkant de naam van den afzender en de datum van afzending geschreven worden en nadat zij door allen, die er iets uit over te nemen of te boeken hadden, voor gezien geteekend zijn, worden geborgen.
De koopmansbrief behoort zich steeds te kenmerken door beleefden vorm, die altijd in acht moet worden genomen, zelfs al bestaat er ernstig en onaangenaam verschil van gevoelen. Men schrijve een binnenlandschen brief steeds in goed Nederlandsch en vermijde zooveel mogelijk uitheemsche woorden, waarvan de zin evengoed in onze moedertaal is weer te geven. Daarentegen doet men verkeerd, wanneer men andere vreemde woorden die, geheel tot de handelstaal behooren; zou willen vertalen. Dat zou de duidelijkheid niet bevorderen en den brief een gedwongen stijfheid geven, die vermeden behoort te worden.
