of automatische gegevensverwerking, automatische informatieverwerking, automatisering van bestuurlijke informatieverzorging, toepassing van geautomatiseerde informatiesystemen.
Er bestaat geen algemeen aanvaarde definitie over het begrip automatisering. Door de IFIP/ICC Vocabulary of Information Processing (1966) wordt als omschrijving aanbevolen: het toepassen van automatische apparaten voor het besturen van processen. Bestuurlijke informatieverzorging is het verstrekken van informatie die nodig is voor het besturen en doen functioneren van een huishouding (bedrijf, organisatie). Onder administratieve automatisering, de automatisering van de bestuurlijke informatieverzorging, is dan te verstaan: het met behulp van automaten veredelen van gegevens ten behoeve van het besturen en doen functioneren van de huishouding en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Korte samenvatting van de problematiek.
De computer heeft sinds het eerste gebruik in 1950 vooral in de administratie een groot toepassingsgebied kunnen vinden. Bij deze ontwikkeling hebben niet zo zeer de rekensnelheden in eerste instantie een grote rol gespeeld; ten behoeve van het besturen van een huishouding dient gedetailleerde systematisch geordende informatie snel ter beschikking te komen. Snelheid in transport en verwerking van gegevens die van vele geografisch verspreide plaatsen komen is daartoe noodzakelijk.
De gegevens kenmerken zich in het algemeen daardoor dat zij, in vergelijking met de behoefte aan de uiteindelijke informatie, onvoldoende zijn geordend en samengevat. De gegevens, ontstaan buiten of binnen de huishouding, dienen te worden veredeld en dit veredelingsproces geschiedt doorgaans niet op de plaats waar de gegevens ontstaan of waar de informatie nodig is, hetwelk het vraagstuk van de datatransmissie oproept.
De grote heterogeniteit in de gegevens en de vele bewerkingen die deze moeten ondergaan, roepen een bijzonder vraagstuk op met betrekking tot de betrouwbaarheid van de informatie die voor de leiding in de huishouding ter beschikking komt.
Biedt enerzijds de automatisering van de bestuurlijke informatieverzorging zeer vele mogelijkheden, anderzijds vraagt de voorbereiding grote aandacht. De automatisering is voornamelijk van grote invloed op de organisatie: er ontstaan niet alleen nieuwe functies, ook bestaande functies veranderen, hetgeen tot nieuwe samenwerkingspatronen met daaruit voortvloeiende coördinatievraagstukken leidt. Hierna zal ten aanzien van de administratieve automatisering verder worden ingegaan op: ontwikkeling, geautomatiseerde informatiesystemen, organisatorische consequenties, organisatie en betrouwbaarheid.
Ontwikkeling.
Ten behoeve van het besturen van een huishouding dient gedetailleerde, systematisch geordende en actuele informatie voor snelle raadpleging ter beschikking te staan. De van binnen en buiten de huishouding komende gegevens zijn onvoldoende geordend en samengevat in vergelijking met de behoefte aan uiteindelijke informatie. Indien het veredelen van de gegevens manueel of met eenvoudige hulpmachines geschiedt is de snelheid van verwerking te gering en de kans op fouten te groot. De hoofdzakelijk manueel gevoerde gegevensverwerking is uit doelmatigheidsoverwegingen zo georganiseerd, dat per uitvoerende employé min of meer homogene werkzaamheden worden gebundeld. De verwerkingsprocessen worden veelal opgedeeld in kleine procesdelen, met als gevolg dat, ten behoeve van de communicatie, de gegevens vele malen geschreven en opnieuw door andere employés gelezen en in bewerking genomen moeten worden.
Een gevolg van de voornoemde omstandigheden is dat bij grote hoeveelheden te verwerken gegevens de inzet van vele administratieve krachten nodig is, die én schaars zijn én per prestatie-eenheid steeds duurder worden. Een eerste reden voor automatisering is te vinden in het feit dat computers in kostenopzicht een tegenovergestelde tendens vertonen: de kosten per prestatieeenheid dalen.
De voornoemde bezwaren waren reeds ver voor de komst van de computer onderkend. Voornamelijk voor toepassing van de ponskaart in de gegevensverwerkende processen is getracht de snelheid van verwerking en de betrouwbaarheid op te voeren. Een groot bezwaar van de toepassing van de ponskaart treedt op bij het raadplegen of bijwerken van gegevensverzamelingen vastgelegd in ponskaarten. Dit kan nl. machinaal eerst dan doelmatig geschieden indien de vraagkaarten of mutaties in dezelfde volgorde liggen als de ponskaarten waarin de gegevensverzamelingen zijn vastgelegd. Dit betekent dat, omdat bij toepassing van de ponskaart doorgaans slechts één gegevensverzameling tegelijk kan worden bijgewerkt, de mutatiekaarten herhaaldelijk moeten worden gesorteerd.
In een eenvoudig factureerproces betekent dit dat de mutatiekaarten tenminste een aantal malen moeten worden gesorteerd naar de gezichtspunten artikelbestand, debiteurenbestand, wijze van afdruk op magazijnbon en factuur, en statistieken, maar dat ook steeds opnieuw de vaste gegevens van artikelen, debiteuren en dergelijke moeten worden ingebracht. Teneinde de nadelen van de genoemde werkwijze tot een minimum te beperken, verzamelt men in de praktijk de gegevens in de tijd en verwerkt men deze periodiek in series (batches) stootsgewijs. Deze in de tijd gespreide gegevensverwerking is een van de oorzaken dat de bestanden niet voordurend met de feitelijke toestand overeenstemmen.
Hoewel de manuele gegevensverwerking post voor post langzamer is, is elke post zelf vaak veel eerder in de bestanden verwerkt, waardoor de informatie op manueel bijgehouden kaarten (voorraden, debiteuren, planningoverzichten enz.) de werkelijkheid meer benadert dan de ponskaartbestanden.
Voor het besturen van de onderneming is een tijdige informatie van groot belang.
De gegevensverzamelingen vastgelegd in ponskaarten zijn serieel toegankelijk, d.w.z. de gegevensverzameling moet post voor post worden geraadpleegd om een vooraf bepaalde post te kunnen vinden. Het stootsgewijze benaderen van deze gegevensverzamelingen leidt vaak tot aanzienlijke vertragingen in de gegevensverwerking en daardoor in de informatieverzorging.
De computer biedt, behalve de grote snelheid, de mogelijkheden van de besturing door vastlegging van programma’s in het werkgeheugen, het vermogen om op grond van ingevoerde gegevens of op grond van tijdens de gegevensverwerking verkregen resultaten een keuze te doen uit verschillende vertakkingen in het programma en van direct toegankelijke (random-access) geheugens. Hierdoor zijn de mogelijkheden geschapen tot het automatisch en zeer snel verwerken van complete cycli van gegevens tot informatie.
Bij bestuurlijke informatieverzorging is belangrijk, dat afwijkingen tussen het resultaat van de uitvoering en verwachtingen (budgetten, normen) daarvan snel kunnen worden geconstateerd en verwerkt tot informatie voor het bijsturen, teneinde de verliezen door het niet tijdig corrigeren zo gering mogelijk te doen zijn. Bij een te trage informatieverzorging (te lange reactietijd) zal het totale proces zich enige tijd niet in de gunstigste positie bevinden. Indien de informatieverzorging versneld kan worden, kan het proces sneller in een gunstiger positie worden gebracht. Of zulks gebeuren moet is uiteraard afhankelijk van de vraag of de kosten van de verkleining van de reactietijd in gunstige verhouding liggen ten opzichte van de verliezen die optreden als gevolg van de langere reactietijd.
Voor de administratieve automatisering is een aantal aspecten van betekenis.
Voor de vergelijking van de gegevens over de uitvoering met de verwachtingen of normen, moeten gegevensverzamelingen (normen, tabellen, formules, programma’s en gecumuleerde gegevens) van soms aanzienlijke omvang worden geraadpleegd. Het raadplegen of bijwerken van gegevensverzamelingen bij toepassing van serieel toegankelijke geheugens kan bezwaren opleveren voor de snelheid van het totale proces.
De verwerking van de gegevens kan veelal niet doelmatig op de plaats geschieden waar de gegevens ontstaan of waar de informatie nodig is (er is een transport van gegevens nodig); het overbrengen ervan is bij geheel manuele gegevensverwerking niet afdoende opgelost. Toepassing van telefoon- of telegraafverbindingen met directe aansluiting op de computer kan het eigenlijke transportprobleem wel oplossen.
Op grond van de geproduceerde informatie zullen veelal beslissingen moeten worden genomen. De informatieverwerkingsapparatuur kan in sommige gevallen een aantal van die beslissingen als het ware van de mens overnemen, met name voor zover die beslissingen volledig kunnen worden genomen op basis van meetbare criteria. De laatste jaren tracht men zoveel mogelijk meetbare criteria te vinden en die in exact geformuleerde beslissingsregels te verwerken. De desbetreffende beslissingen worden dan in feite vervangen door de uitkomsten van de te programmeren berekeningen, die in het informatieverzorgingsproces kunnen worden geïncorporeerd. Ook de uitvoeringsdocumenten kunnen eventueel automatisch in dezelfde procesgang worden vervaardigd. Daar waar de mens de uiteindelijke beslissing nog in eigen hand wil houden, bijv. om rekening te kunnen houden met hem bekende niet kwantificeerbare bijzonderheden, kan toch langs deze weg dikwijls een belangrijke bijdrage worden geleverd voor de beslissingsvoorbereiding. Er is derhalve een duidelijk verband tussen de gegevensverwerking en het beslissen.
Geautomatiseerde informatiesystemen.
Met de term informatiesysteem duidt men een stelsel aan van gegevensverkrijging, -verwerking en informatieverstrekking en -gebruik. De term informatiesysteem wordt in de literatuur in nogal uiteenlopende betekenissen gebruikt. Het gebied van de organisatie van de huishouding is zo veelomvattend dat het zoeken naar een bepaalde definitie niet zinvol lijkt. Ook het verklaren van de vele gebruikte definities uitgaande van de doelstellingen van de diverse auteurs lijkt van weinig betekenis voor dit artikel.
Beter is uit te gaan van de voorwaarden waaraan een informatiesysteem moet voldoen en vervolgens te trachten aan te geven in hoeverre het informatiesysteem (of delen daarvan) is te automatiseren. Het informatiesysteem moet informatie verschaffen ten behoeve van: de beleidsvoorbereiding, het beslissen en de specificaties van de relaties tussen beslissingen en tussen de beslissingen en de gegevensverzamelingen, de vertaling van het beleid in de doelstelling voor de interne organisatie; het leiding geven aan de uitvoering, het regelen van de uitvoering zelf, de verantwoording over beleid, beslissing en uitvoering, het voldoen aan de wettelijke en andere voorschriften, en de overige interne communicatie.
Voor het begrip systeem is kenmerkend dat het bestaat uit onderling samenhangende subsystemen. In een huishouding worden vaak verschillende informatiesystemen onderscheiden; niet alleen naar de hiervoor gemaakte onderscheiding, doch ook naar de verschillende functies als verkoopadministratie, planning, financiële administratie en documentatie. Het grote nadeel in deze situatie is, dat vaak de onderlinge verbanden worden verwaarloosd. Juist bij de automatisering is het streven ontstaan de verschillende systemen ook als subsystemen van een omvattend informatiesysteem te leren zien. Tot dusverre stuit het ontwerpen van geïntegreerde informatiesystemen op meer moeilijkheden dan verwacht en bestaat er in feite nog geen geautomatiseerd totaal-informatiesysteem. De problematiek verdient dan ook nog alle aandacht. Het informatiesysteem moet gericht zijn op het verschaffen van informatie (verkregen uit de grote gegevensstroom) ten behoeve van de leiding op alle niveaus van besluitvorming die tot taak heeft die informatie in actie om te zetten. Het is in de praktijk moeilijk goed te analyseren welke informatie de leiding nodig heeft; het is vaak vrij arbitrair van welke omstandigheden men wel en van welke men geen gegevens verzamelen moet.
Het karakter van de beslissingen is niet eenduidig, er moet worden onderscheiden tussen programmeerbare en niet programmeerbare beslissingen. De eerste laten zich in een algoritme opnemen, welke in alle omstandigheden een (ondubbelzinnige) voortgang toelaat. Voor de niet-programmeerbare beslissingen is menselijke oordeelvorming op alle punten nodig. Als tussenvorm gelden de gedeeltelijke programmeerbare beslissingen; op bepaalde momenten is het menselijk oordeel nodig om de voortgang toe te laten (zie schema 1).
Tenslotte geldt een zekere hiërarchie in de beslissingsstructuur, de aard van de beslissingen is niet op alle niveaus van leidinggeven hetzelfde en daardoor is de behoefte aan informatie naar inhoud, frequentie, vorm en nauwkeurigheid verschillend. Niet onvermeld mag blijven dat een goede organisatie van het bedrijf een vereiste is voor het goed functioneren van het informatiesysteem.
Samenvattend kan in schemavorm tot uitdrukking worden gebracht dat de behoeften aan en de mogelijkheden van automatisering in de huishouding niet overal gelijk zijn (zie tabel 2).
Uit deze tabel is te concluderen dat de informatiebehoeften op de diverse niveaus verschillend zijn en daardoor verschillende soorten informatiesystemen behoeven met een uiteenlopende inzet van de computer. Op het strategisch niveau zal de computer vooral als rekenhulpmiddel voor simulatieprocessen worden ingezet en zal de mens steeds de uitkomst willen beoordelen; door het persoonlijke element op het managementniveau zal de mens ook vele beslissingen zelf blijven nemen, echter veelal op basis van informatie verkregen op aanvraag uit de gegevensbank. Op beide niveaus zal geen sprake zijn, ondanks het gebruik van de computer, van automatisering. Dit laatste zal wel het geval zijn in het lagere niveau dichter bij de uitvoering.
Deze overwegingen met de eerdergenoemde onderscheidingen van de doelstellingen van het informatiesysteem leiden vooralsnog tot de conclusie dat een automatisering van een totaal-informatiesysteem nog op vele te overwinnen moeilijkheden stuit. De automatisering is het verst voortgeschreden in de informatieverzorging voor het regelen van de uitvoering (order- en planformulier), de verantwoordingsadministratie (financiële administratie) en het voldoen aan de wettelijke voorschriften. Langzaam aan beweegt de automatisering zich naar het terrein van het leiding geven aan de uitvoering.
Hoe de automatisering van deelsystemen kan worden gerealiseerd wordt hierna nog toegelicht in de organisatie van de automatisering.
Organisatorische consequenties.
Centralisatie - Decentralisatie.
De huidige apparatuur met de lijnverbindingen maakt het mogelijk gebruiker en computer zo dicht bij elkaar te brengen dat slechts te verwaarlozen tijdverliezen optreden.
De inschakeling van de computer heeft geleid tot een vergaande centralisatie van de administratieve gegevensverwerking. Belangrijk is de vraag welke invloed de computer heeft op het al dan niet centraliseren van de beslissingen. De programmeerbare beslissingen (conclusies, routine) lenen zich tot integratie met de administratieve procedures en voor centralisatie. De niet of ten dele programmeerbare beslissingen behoeven inschakeling van de mens, en met de huidige lijnverbindingen en beeldstations (terminal, visual display) kan een directe dialoog tussen mens en machine ontstaan. De verwerking van gegevens geschiedt centraal, het nemen van de beslissingen decentraal.
Indeling naar afdelingen.
In de hoofdzakelijk manueel gevoerde informatieverwerking is de indeling naar afdelingen en de organisatie binnen die afdelingen gebaseerd op een zo doelmatig mogelijke benutting van de beschikbare mankracht. Dit heeft geleid tot groepering van min of meer gelijksoortige werkzaamheden naar afdelingen.
De mogelijkheden die de automatisering biedt tot centralisatie en integratie maken de indeling naar het gelijksoortige overbodig, omdat de automatisering het bedrijfsgebeuren direct op de voet kan volgen. De indeling naar afdelingen zal een herindeling ondergaan terwijl door het overbrengen van het uitvoerende werk en de programmeerbare beslissingen naar de computer de afdelingen kleiner zullen worden. De automatisering zelf behoeft nieuwe functies en er moet een duidelijke samenwerking ontstaan tussen de nieuwe afdelingen en de te reorganiseren bestaande afdelingen.
Deze ontwikkeling is van invloed op de methode van leiding geven. De nadruk komt minder te liggen op het leiden van de uitvoerende werkzaamheden in de informatieverzorging dan wel op het voorbereiden en ontwerpen van processen en systemen. Er is minder behoefte aan improviseren dan aan het leren denken in beslissingsprocessen. Hiertoe is grote kennis van de wiskundige methoden van de besluitvorming nodig voor de leidinggevende functionarissen.
Verder leidt het overhevelen van uitvoerend werk en programmeerbare beslissingen naar de computer tot een relatieve vermindering van de behoefte aan middenkader zoals wordt aangetoond in het likertmodel van afb. 2 (blz. 68).
De automatisering van de bestuurlijke informatieverzorging is een veranderingsproces dat zich over vele jaren uitstrekt en om een expliciet veranderingsbeleid vraagt van de leiding gevende functionarissen. Het belang leiding te kunnen geven aan veranderingsprocessen en zelf blijven meedenken en studeren ten behoeve van veranderingen zullen belangrijke criteria blijken voor de carrièremogelijkheden, meer dan leeftijd, anciënniteit en bedrijfstrouw.
Organisatie.
Twee aspecten verdienen nadere toelichting: organisatie van de opzet van de automatisering, en opzet van een systeem voor automatische informatieverzorging.
Organisatie van de opzet van de automatisering.
Uit de beschouwing over de invloed van de automatisering op de organisatie moge blijken dat een organisatie moet worden gekozen waarbij een optimale participatie van de functionarissen wordt verkregen in: horizontale verbindingen tussen de functionarissen in de verschillende fasen van de informatieverzorging, bijv. ten behoeve van commercie, produktie, registratie en personeelszaken; verticale verbindingen tussen de diverse niveaus van leiding geven; horizontale verbindingen tussen operationele afdelingen en de organen die bij de automatisering behulpzaam moeten zijn.
De veranderingen ten gevolge van de automatisering stellen hoge eisen aan mentaliteit en inzicht van het bedrijfskader met name om belangrijke delen van de bestuurlijke informatieverzorging over te laten aan het geautomatiseerde systeem en de spelregels die daarbij na te leven zijn. De directie die tot de automatisering (of het vooronderzoek) de beslissing neemt, zal haar volledige steun moeten geven aan het automatiseringsproject. Een goede organisatievorm is die van de projectorganisatie.
In de automatisering spreekt men voornamelijk van stuur- en werkgroepen, commissies bestaande uit interne functionarissen, zonodig aangevuld met externe deskundigen. De stuurgroep zal moeten bestaan uit leden van de commerciële, technische en personele leiding gesteund door functionarissen van de administratieve zijde en personeel met ervaring in de automatisering. De stuurgroep kan zich in alle fasen van de opzet en de realisering van het automatiseringsplan laten bijstaan door werkgroepen, die al naar gelang de stand van zaken kunnen worden ingesteld of worden ontbonden. De stuurgroep dient de werkgroepen te formeren, de taakopdrachten te formuleren en de voortgang van de werkzaamheden te controleren.
De taak van de stuur- en werkgroepen is doorgaans beëindigd met betrekking tot een (deel)project indien dat (deel)project operationeel is en de verantwoording aan gebruiker en automatiseringsafdeling kan worden overgedragen.
Opzet van het systeem voor automatische informatieverzorging.
De automatisering van de bestuurlijke informatieverzorging is een project met een arbeidsintensieve, kostbare en langdurige voorbereiding. De bijkomende kosten zijn veelal van een zelfde orde van grootte of zelfs hoger dan de investering in apparatuur. In een automatiseringsplan worden dan ook fasen onderkend waarvan de voornaamste kenmerken worden genoemd.
Vooronderzoek of toepasbaarheidsonderzoek (feasibility study).
Dit onderzoek is er op gericht het antwoord op de volgende vragen vast te stellen. Welke behoeften aan informatie heeft het management op alle gebieden van leiding geven? De bepaling van de informatiebehoefte dient haar oorsprong te vinden in de betekenis van de informatie voor besluitvorming, communicatie en handelen in de huishouding. Per beslissingspunt dient de informatie te worden bepaald. Hierbij is rekening te houden met de verwachtingen omtrent het beleid in de komende jaren, zelden kan de informatie uitsluitend worden ontleend aan de huidige situatie.
Is automatisering de aangewezen weg of zijn er andere alternatieven van gegevensverwerking?
Welke mogelijkheden en waarborgen in de organisatie zijn aanwezig om de automatisering te kunnen realiseren, resp. welke voorwaarden moeten te dien aanzien worden vervuld?
Van welke samenstelling dient de apparatuur te zijn om aan de eisen van de informatieverzorging te kunnen voldoen en hoe kan deze gewenste capaciteit worden verkregen: door koop, huur, uitbesteding aan een servicebureau of exploitatie in gemeenschappelijk gebruik?
Wegen de met de automatisering te behalen voordelen op tegen de ‘zorgen die men in huis haalt’? (Kosten-batenanalyse.)
Welke alternatieven doen zich voor in de mogelijkheden van automatisering?
In welke fase zal de uiteindelijk gedachte mate van automatisering kunnen worden gerealiseerd ?
Leidt dit eerste onderzoek tot positieve uitkomsten, dan dient de rapportering
daaromtrent tevens een globale aanduiding te bevatten van de maatregelen die genomen moeten worden met betrekking tot de voorlichting, de opleiding, de systeemanalyse en systeemopzet en de organisatie van het automatiseringsproject (projectmanagement). Op grond van deze rapportering kan dan de leiding beslissen, of er al dan niet een nader, en veel uitvoeriger, onderzoek moet worden ingesteld om te komen tot de beantwoording van de hiervoor geschetste vragen.
Voor de keuze van de computer dienen verschillende eigenschappen van de te onderscheiden apparatuur per leverancier te worden vergeleken.
Het waarderen van de snelheden, de mogelijkheden bij multiprogrammering en de kracht van de harde programmatuur is moeilijk; er zijn enige technieken als: instruction mixes (bijv. gibson mix) voor vergelijking op de uitvoeringstijd van reeksen; benchmark-programma’s voor reeksen instructies doch ook voor sorteren, bijwerken van informatieverzamelingen enz. (sommige programma’s zijn standaardprogramma’s, andere worden per toepassing aangepast, de zgn. live bench marks); simuleren waarbij een gekozen model van gegevensverwerking met het programma SCERT (Systems and Computers Evaluation and Review Technique) voor verschillende computertypen wordt verwerkt; gewogen rangorden, waarbij de verschillende eigenschappen worden vergeleken tegen de achtergrond van de gewenste toepassing; deze methode bevat meer subjectieve elementen.
Behalve de apparatuur en de programmatuur, dienen algemene aspecten van de leverancier als marktpositie, service, te verwachten ontwikkeling, opleiding enz. in de evaluatie te worden betrokken.
In de fase van het vooronderzoek waren reeds vele gegevens nodig, voor het in detail ontwerpen van het informatiesysteem is een nauwkeuriger analyse nodig van de behoefte aan informatie. Deze vérgaande analyse van de nodige gevens, de systeemanalyse, dient als grondslag voor het vaststellen van het nieuwe systeem: het systeemontwerp.
Systeemanalyse.
Zoals reeds is vastgesteld, beoogt de systeemanalyse de verzameling en de analyse van gegevens ten behoeve van het ontwerpen van het nieuwe systeem. De systeemanalyse is derhalve een hulpmiddel ten dienste van het systeemontwerp.
De aanpak van de systeemanalyse is onderwerp van vele discussies. Deze vloeien voort uit de omstandigheid, dat een systeem van informatieverzorging in het algemeen te omvangrijk is om in één keer in zijn geheel op de computer te kunnen worden gebracht. Daarom moet de systeemopzet zich in deelsystemen of subsystemen voltrekken, zodat voor de analyse van de gegevens de deelgebieden waarop de systeemanalyse zich zal richten, moeten worden bepaald en naar omvang afgebakend.
De discussies richten zich veelal bovendien op de vraag, of voor het ontwerpen van het nieuwe systeem het waarnemen van de bestaande situatie wel zo’n zinvol uitgangspunt is. De tegenstanders van het inventariseren van de bestaande toestand wijzen vooral op het volgende: het vastleggen van bestaande, en voornamelijk van niet-geautomatiseerde, procedures heeft weinig betekenis voor het ontwerpen van een systeem waarin een nieuw hulpmiddel, de computer met eigen procedures, centraal staat: de computer biedt mogelijkheden tot het verstrekken van informatie die in de meeste bestaande toepassingen niet wordt aangetroffen: het kennisnemen van vele niet-relevante details werkt belemmerend voor het ontwerpen van een nieuw en alles omvattend informatiesysteem.
Het niet analyseren van de bestaande toestand kan echter tot de volgende gevaren leiden: óf het systeemontwerp vervalt in filosofieën van ‘totale’ systemen die niet op korte termijn of zelfs in het geheel niet realiseerbaar zijn, óf men kiest te snel voor deelsystemen die later niet of nauwelijks met elkaar zijn te integreren; de ontworpen systemen houden onvoldoende rekening met de capaciteiten van de aanwezige leiding: om- of bijscholing daarvan tot het gebruik van geavanceerde beslissings- en beheersingstechnieken is vaak niet of slechts op lange termijn mogelijk en het gevaar van niet begrepen systemen is dan groot (blue sky approach); het is zeer moeilijk zekerheid te verkrijgen over de volledigheid van de gegevens die de basis vormen voor het systeemontwerp.
In de praktijk dient bij de analyse van de bestaande toestand de aandacht sterk te worden gericht op het bepalen van de informatiebehoefte en de voor de verwerking van belang zijnde quantitatieve gegevens. Een gedetailleerde beschrijving van bestaande werkwijzen is gewoonlijk van minder belang. Het verdient namelijk geen aanbeveling het systeemontwerp te beperken tot de enkele ‘vertaling’ van het bestaande systeem in een systeem dat met behulp van de computer wordt uitgevoerd. Dit is in twee opzichten ongewenst. In de eerste plaats omdat dan geen gebruik wordt gemaakt van de gelegenheid tot een kritische beoordeling van het bestaande systeem en tot het opheffen van de daarin voorkomende ondoelmatigheden; de door de functionarissen gewenste informatie komt onvoldoende naar voren en kan dan niet op doelmatigheid worden beoordeeld. In de tweede plaats wegens het gevaar dat onvoldoende profijt wordt getrokken van de specifieke mogelijkheden van de computer.
Voor de principiële keuze van de aanpak van de systeemanalyse zijn geen algemene richtlijnen te geven. Zeker is slechts dat het totale systeem van bestuurlijke informatieverzorging niet in een keer op de computer kan worden gebracht, maar zich via deelsystemen moet voltrekken. De in de aanvang van de automatisering meest gevolgde methode was die van het automatiseren van de massale gegevens nodig voor de uitvoeringsprocessen en dit geschiedde veelal per afdeling; het is gebleken dat het integreren van die deeltoepassingen zeer veel moeilijkheden met zich brengt. De theoretische beschouwingen die ‘integreer later’-gedachte te verlaten voor de ‘integreer nu’-gedachte, heeft weliswaar niet tot een praktische kant en klaar-opzet geleid, maar in ieder geval wel tot het bewuster opstellen van globale (niet direct te realiseren) totaal-plannen, waarbinnen de subsystemen kunnen worden ontwikkeld met de mogelijkheden later beter te kunnen integreren. Deze methode laat uiteraard de afdelingsgewijze automatisering los ten behoeve van de benadering welke direct aansluit op de bedrijfsactiviteit en transactievolgorde.
Hierbij is uit enkele benaderingen te kiezen:
1. de benadering welke uitgaat van gegevens welke in de huishouding ontstaan: de data collection-methode die in wezen te veel uitgaat van de bestaande situatie;
2. de benaderingen welke uitgaan van de beslissingspunten in de organisatie en zich dan verder ten principale richten op de opzet via:
a. de gegevens- en informatiestromen;
en b. de informatieverzamelingen.
De laatste jaren komt, terecht, het accent te liggen op de benadering om de informatieverzameling (zie Databank) meer centraal te stellen. In de niet geïntegreerde informatieverzorging heeft elke gegevens- en informatiestroom een ‘eigen’ informatieverzameling, hetgeen bij de vele te onderkennen stromen tot aanzienlijke doublures in de informatieverzamelingen leidt. Beide benaderingen leiden ook slechts via subsystemen tot de uiteindelijke oplossing. De gedachte via één centrale informatieverzameling voor de gehele huishouding de automatisering in een geheel te realiseren (data bank approach) is nog als theoretisch te bestempelen, omdat het aantal combinaties dermate groot is dat nog geen praktische benadering is gevonden.
Van veel voorkomende toepassingen hebben leveranciers standaardprogramma’s ontworpen, ook voor de bestuurlijke informatieverzorging. Genoemd kunnen worden programma’s voor voorraadbeheersing, planning, orderbehandeling en facturering, PERT. artikelexplosie en artikelimplosie enz.
Systeemontwerp.
Bij het ontwerpen van het nieuwe systeem vormen uiteraard de wensen van de leiding op alle niveaus van besluitvorming een zeer belangrijk uitgangspunt. Echter ook haar capaciteiten tot realisering van het nieuwe systeem, en daarna tot een doelmatige toepassing ervan, moeten bij het systeemontwerp in aanmerking worden genomen.
Van veel belang is verder de voorwaarde dat elk der deelsystemen de mogelijkheid moet hebben op doelmatige wijze aan te sluiten bij de overige deelsystemen. Daarom moeten bij de systeemanalyse voldoende gegevens worden verzameld ter verkrijging van inzicht in de consequenties van de latere integratie van de gegevensverwerking. Deze komt in de praktijk neer op het op elkaar aansluiten van de deelsystemen. Het verdient veelal aanbeveling het systeemontwerp, al is het slechts in grote lijnen, voor een zo groot mogelijk deel van het totale informatiesysteem op te zetten. Zodoende kan men de raakvlakken (‘interfaces’) van de deelsystemen en de mogelijkheden tot samenvoeging van informatieverzamelingen tijdig onderkennen. Zoals eerder opgemerkt, zal een dergelijk breed opgezet systeem niet in één keer tot een operationeel geautomatiseerd informatiesysteem kunnen worden uitgewerkt. Hieruit vloeit de noodzaak voort tot een verdeling in deelsystemen.
Het bepalen van de omvang van elk deelsysteem is, zoals reeds bij de systeemanalyse is vermeld, een moeilijke zaak. Afgezien van de logische aansluiting op de informatiestromen, moet bij de vaststelling van de deelsystemen in het bijzonder ook aandacht aan de opbouw van de informatieverzamelingen worden besteed. De raadplegingsbehoeften van alle functies binnen een deelsysteem moeten zoveel mogelijk op de informatieverzamelingen van het eigen deelsysteem betrekking hebben. Heeft een functie ook gegevens nodig uit een ander deelsysteem, dan is hetzij combinatie van de deelsystemen hetzij eliminatie van de functie uit het betrokken deelsysteem te overwegen. Het aantal raakvlakken of overgangen tussen de deelsystemen moet bij voorkeur zo klein mogelijk zijn.
Tenslotte zij opgemerkt, dat het systeemontwerp het gehele traject van de informatieverwerking dient te omvatten. Het gaat niet slechts om het gedeelte dat door de computer wordt verricht, doch evenzeer om de gedeelten die daarvoor en daarna liggen. De eigenlijke computerbewerkingen worden voorafgegaan door de totstandkoming en de verzorging van de invoergegevens en gevolgd door de afwerking van de uitvoer. Ook deze onderdelen van het informatieverwerkingsproces verdienen bij het systeemontwerp uiteraard volledige aandacht, hoe belangrijk het aandeel van de computer in het geheel van de informatieverwerking ook is. Met andere woorden: het gaat bij het systeemontwerp niet alleen om de machine, doch om de organisatie van de informatieverwerking in haar geheel.
In dit geheel moet bovendien een doeltreffend systeem van maatregelen van interne controle zijn geïncorporeerd.
Voor een systematische aanpak van de vastlegging der vele gegevens, zowel in de fase van het vooronderzoek als bij de systeemanalyse en het systeemontwerp, is een aantal methoden ontwikkeld. Enkele hiervan zijn gepubliceerd of in cursussen opgenomen; een aantal andere in gebruik zijnde methoden heeft tot op heden nog niet tot publikatie geleid. Van de eerstgenoemde categorie kunnen als bekendste, door computerleveranciers ontwikkelde methoden worden genoemd:
ADS: Accurately Defined Systems van NCR;
ARDI: Analysis, Requirements determination, Design and development, Implementation and evaluation van Philips Electrologica BV;
BISAD: Business Information System Analysis and Design van Honeywell-Bull;
SOP: Study Organization Plan van IBM.
Al deze methoden hebben min of meer vaste procedures, technieken en formulieren voor de bepaling van de behoefte aan informatie, in- en uitvoergegevens, organisatie van de informatieverzamelingen en de realisering van de systeemopzet. TOBIAS is een methodiek die het gehele terrein van vooronderzoek, systeemanalyse en systeemontwerp tot de programmering omvat. De techniek is geheel gebaseerd op een inventarisatie van de bestaande gegevensverwerking. Daarbij moet door de toegepaste formulieren en vastleggingstechnieken worden gewaarborgd, dat alle mogelijkheden tot integratie en tot automatisering van beslissingshandelingen worden onderkend.
Behalve deze min of meer afgeronde methodieken ten behoeve van de vastlegging en verwerking der verzamelde gegevens dient nog een aantal op zichzelf staande schemavormen te worden genoemd. Voor een uitvoerige behandeling van de verschillende schematechnieken zij verwezen naar de literatuur.
Ongeacht de schemavormen die worden toegepast, gaat het er steeds vooral om dat de schema’s met de bijbehorende toelichtingen een volledig beeld van de informatieverwerking geven. Daarbij is van bijzonder belang dat, ondanks de ‘schematisering’ niet wordt verzuimd de aandacht mede te richten op de uitzonderingen die in de dagelijkse praktijk van de bestaande procedures voorkomen.
De te gebruiken schema’s zijn vooral stroomschema’s, blokschema’s (flowcharts, organigrammen) en beslissingstabellen.
De programmering.
In de sfeer van de bestuurlijke informatieverzorgingwordt overwegend van de programmeertalen Cobol en RPG en assembleertalen gebruik gemaakt; Algol wordt gebruikt ten behoeve van simulaties.
In de bestuurlijke informatieverzorging is de scheiding tussen systeemontwerp en programmering functioneel ver doorgevoerd. De toepassingsprogrammeurs werken aan de hand van de door de systeemontwerper opgeleverde hoofdblokschema’s, beslissingstabellen, specificaties van de in- en uitvoer en van de informatieverzamelingen.
Voorbereiding van de invoer; de conversie.
De werkzaamheden die ten behoeve van de voorbereiding moeten worden verricht kunnen kort worden samengevat als volgt.
Personeel: personeelsbeleid, in verband met de gevolgen van de automatisering, in casu het ontstaan van nieuwe functies, de veranderingen in de inhoud van bestaande functies en het wegvallen van bestaande functies; participerende voorlichting van algemene aard aan het personeel teneinde een zo groot mogelijke medewerking te verkrijgen; opleiding van personeel dat hetzij in een automatiseringsfunctie hetzij als gebruiker bij de automatisering is betrokken; voorlichting aan leiding gevende functionarissen, voor zover niet reeds betrokken bij het werk van stuur- en werkgroepen.
Derden: mededelingen omtrent de automatiseringsplannen aan derden en mogelijk overleg met bijvoorbeeld de overheid (loonbelasting).
Apparatuur: huisvesting en installering van de computer en controle op goed functioneren; tijdschema’s voor het gebruik van de computer; verzekering; reconstructie- en uitwijkprocedures.
Invoering van (een deel van) het informatiesysteem: conversie (zie hierna); evaluatie van de eerste resultaten; overdracht aan de gebruikers; onderhoud.
Opstellen van tijd- en kostenramingen voor elk der voorgenoemde werkzaamheden, als ook voor de systeemanalyse, het systeemontwerp en de programmering.
De meeste punten behoeven geen nadere toelichting; een uitzondering geldt voor de conversie welke in de bestuurlijke informatieverzorging grote aandacht verdient.
Conversie.
In algemene zin is conversie een begrip dat het omzetten van een bepaalde vorm in een andere vorm inhoudt. Als zodanig wordt de term zowel voor het omzetten van informatiecodes als voor het omzetten van systemen, programma’s, procedures, enz. gebruikt. Hier wordt ingegaan op enige aspecten van de conversie van: een conventioneel in een geautomatiseerd systeem van informatieverzorging; informatieverzamelingen; geautomatiseerde systemen van informatieverzorging.
Voor de conversie van een conventioneel in een geautomatiseerd systeem van informatieverzorging is een zorgvuldig opgesteld conversieplan belangrijk. Een systeem van enige omvang kan namelijk zelden in één keer in een nieuw systeem worden omgezet. Als enkele mogelijkheden voor de conversie kunnen worden genoemd: ineens overschakelen na proefdraaien (alleen toepasbaar bij niet te grote (deel)systemen en indien in een voorafgaande fase de nieuwe werkwijzen met oude gegevens hebben proefgedraaid); ineens overschakelen met parallelverwerking (schaduwdraaien); overschakeling in fasen waarbij van veel belang is hoe de fasering wordt vastgesteld; de indeling in fasen kan betrekking hebben op delen van de verwerking of op delen van de te verwerken massa. In het eerste geval worden alle transacties volgens het nieuwe systeem verwerkt, doch slechts voor een deel der verwerking. In het tweede geval wordt de gehele verwerking volgens het nieuwe systeem ingevoerd, doch slechts voor een deel der transacties.
Bij de conversie van informatieverzamelingen ontstaat het probleem van de mutaties in een informatieverzameling tijdens de conversie; de mutaties moeten tot op het laatste moment zowel in de oude als in de nieuwe informatieverzameling worden verwerkt. Wanneer de te converteren informatieverzamelingen reeds in een machinaal leesbare vorm beschikbaar zijn, zal de conversie gewoonlijk sneller kunnen verlopen dan wanneer alle gegevens ook nog in machinaal leesbare informatiedragers moeten worden overgenomen met alle controles die daarbij vereist zijn. Toch zal ook met de conversie van informatieverzamelingen die zich reeds in een machinaal leesbare vorm bevinden de nodige tijd gemoeid zijn; er zullen voor de conversie speciale (vaak slechts éénmaal te gebruiken) programma’s moeten worden geschreven, die in het algemeen alleen voor de conversie van één of hoogstens enkele informatieverzamelingen) bruikbaar zijn. Het koppelen of samenvoegen van informatieverzamelingen (als een stap in de richting van een ‘data base’-organisatie) kan leiden tot de noodzaak van meer of minder ingrijpende veranderingen. Deze vloeien voort uit de behoefte die dan ontstaat aan meer ingangen en meer onderlinge verwijzingen, verdergaande maatregelen van beveiliging tegen onrechtmatige toegang.
De noodzaak tot conversie kan ook bijv. ontstaan door overschakeling op een andere computer en door uitbreiding van bestaande apparatuur. Voor zover de omschakeling het gevolg is van, c.q. gepaard gaat met nieuwe toepassingen zal in het algemeen opnieuw moeten worden geprogrammeerd (ongeacht de hierna te noemen technische mogelijkheden), omdat dan sprake is van andere systemen. Overschakeling leidt niet tot conversie indien de nieuwe computer ten opzichte van de vorige computer computabel is, d.w.z. dezelfde machinetaal heeft; indien hij niet met de vorige computer compatibel is, over mogelijkheden beschikt tot emulatie of simulatie, d.w.z. door ingebouwde of geprogrammeerde voorzieningen tot verwerking van de programma’s van de vorige computer in staat is (deze mogelijkheden leiden echter in de regel tot uitvoeringstijden van de programma’s die langer zijn dan noodzakelijk is op de nieuwe computer, zodat zij niet meer dan een oplossing op korte termijn betekenen); indien de nieuwe computer beschikt over compileerprogramma’s voor universele programmeertalen (zijn nu de bestaande programma’s in een dezer talen geschreven, dan is voor hun aanpassing in principe slechts het opnieuw compileren van de oorspronkelijke bronprogramma’s nodig, al zullen daarin dan wel een aantal wijzigingen moeten worden aangebracht).
Betrouwbaarheid.
De bestuurlijke informatieverzorging dient te zorgen voor betrouwbare en volledige informatie voor de leiding op alle niveaus van besluitvorming. Daartoe moet in het informatieverzorgende systeem een samenstel van maatregelen worden opgenomen. Een deel van deze maatregelen is erop gericht zo goed mogelijk te bevorderen dat het systeem als zodanig waarborgen voor de tijdige totstandkoming van betrouwbare en volledige uitkomsten bevat. Het andere deel van de maatregelen beoogt de vaststelling van de betrouwbaarheid der uitkomsten ook van ‘buitenaf ’ en achteraf mogelijk te doen zijn.
Computers kennen geen emoties en zijn niet belust op macht of fraude: echter de computer verwerkt gegevens die door mensen worden bestuurd op een machine door mensen bediend. De resultaten blijven onder invloed van menselijke feilbaarheid: The computer is no more honest than the hand that feeds it. In een goed opgezet systeem van automatische, geïntegreerde informatieverzorging kunnen accuratessefouten bij de verwerking vrijwel worden uitgesloten. Het aantal plaatsen waar nog bewust in de verwerking kan worden ‘ingegrepen’, is in een dergelijk systeem aanzienlijk beperkt, wel dient daarbij te worden bedacht dat buiten de computer met gegevens en informatie wordt gewerkt.
Het stelt zijn eigen eisen aan de methoden die voor de controle worden toegepast, als ook aan het tijdstip waarop vele controles worden verricht. Zoals ten aanzien van de informatieverwerking het accent van de menselijke arbeid steeds meer komt te liggen op de voorbereiding en de invoering van het systeem en de interpretatie van de uitkomsten, zo zullen ook de controlewerkzaamheden zich meer en meer in deze richting ontwikkelen. De accuratessecontroles zullen als routinecontroles voor het grootste deel door de computer worden overgenomen en dus tijdens de informatieverwerking geschieden.
In een ver geïntegreerd systeem doet zich het volgende voor: door de onderlinge verbanden zullen de uitkomsten een grote mate van samenhang vertonen; allerlei normgegevens kunnen in het systeem opgenomen worden: door de complexiteit van het systeem neemt de mogelijkheid van ‘ingrepen’ tijdens de verwerking af. Deze omstandigheden zullen ertoe leiden dat ook vele andere controles als automatische toetsingen tijdens de informatieverwerking zullen geschieden.
In toenemende mate zullen dus de controles in het systeem zelf worden opgenomen, terwijl de menselijke beoordeling zich voornamelijk zal richten op de interpretatie en de analyse van de uitkomsten.
Het samenstel van controlemaatregelen dat in systemen van automatische informatieverzorging noodzakelijk is, kan als volgt nader worden onderscheiden. Controlemaatregelen die erop zijn gericht zo goed mogelijk te bevorderen dat het informatieverwerkende systeem zelf waarborgen bevat voor de totstandkoming van juiste en volledige uitkomsten, nl. de volgende.
1. Maatregelen van overwegend organisatorische aard: de functiescheiding tussen het computercentrum en de overige bedrijfsafdelingen: de organisatie van het computercentrum zelf.
2. Maatregelen die, ter verzekering van een goede werking, als het ware in het systeem zelf zijn opgenomen: de in de computer ingebouwde controles op de goede werking; de geprogrammeerde controles; de maatregelen ter bevordering van het gebruik van juiste programma’s; de maatregelen met betrekking tot de beveiliging en de reconstructiemogelijkheid van de gebruikte informatieverzamelingen; de controlemaatregelen die achteraf op de informatieverzorging worden toegepast teneinde de juistheid en de volledigheid van de resultaten vast te stellen; de documentatie.
De organisatorische plaats van het computercentrum.
Het is van belang dat het centrum uit oogpunt van de voor controle bevorderlijke functiescheiding een neutrale plaats inneemt en derhalve niet wordt geplaatst onder de leiding van commerciële, technische of magazijnafdelingen. Immers een groot deel van de verstrekte informatie dient voor de verantwoording die over het bedrijf moet worden afgelegd. Uit dien hoofde zou onderschikking aan de registrerende functie (financiële administratie) aanvaardbaar zijn, echter praktische bezwaren van bedrijfsvoering alsmede de vermenging administratie en beslissingen leiden tot de conclusie dat het computercentrum bij voorkeur direct onder de hoogste leiding wordt geplaatst.
De organisatie van het computercentrum.
Met betrekking tot het aanbieden van gegevens aan het computercentrum verdient het aanbeveling deze, indien de gegevens niet op of in machinaal leesbare informatiedragers zijn vastgelegd, door middel van voortellingen onder controle te houden.
Worden de invoergegevens rechtstreeks ingevoerd door middel van invoerapparatuur op afstand, dan kunnen de bevoegdheden tot invoer worden gecodeerd in relatie met de voorkomende mutatie- of transactiecodes en vervolgens in de vorm van een ‘competentietabel’ in het geheugen van de computer worden vastgelegd. Voor de toegang tot de computer en de informatieverzamelingen in het massageheugen daarvan moet de gebruiker zijn code invoeren; met behulp van een geprogrammeerde controle kan de computer aan de hand van de vastgelegde competentietabel vaststellen tot welke opdrachten de gebruiker bevoegd is.
Door nu bovendien alle ontvangen opdrachten te doen registreren, hetzij met de hand wanneer de te verwerken gegevens vastgelegd in informatiedragers aan het computercentrum worden aangeboden, hetzij automatisch op een als ‘logboek’ fungerende magneetband ingeval er ook rechtstreekse invoer plaatsheeft, is ook achteraf steeds na te gaan of er uitsluitend door bevoegden verstrekte opdrachten zijn verwerkt.
Ten aanzien van de taakverdeling binnen het centrum biedt het uit een oogpunt van interne controle aanbeveling een functiescheiding aan te brengen tussen systeemanalyse en programmering enerzijds en uitvoerende werkzaamheden op de computer anderzijds. Programmeurs dienen bij de automatisering van de bestuurlijke informatieverzorging geen toegang te hebben tot operationeel in gebruik zijnde programma’s.
Met betrekking tot de operationele werkzaamheden is uit een oogpunt van interne controle het volgende op te merken. De operateur dient voor elke werkzaamheid van de computer te beschikken over een volledig gedocumenteerde, schriftelijke instructie waarin aanwijzingen zijn opgenomen omtrent de instelling en de bediening van de machine en de invoer- en uitvoerorganen voor elke bewerking met vermelding van de te gebruiken programma’s en de wijze waarop deze moeten worden ingelezen. Bovendien zijn in de operateursinstructie aanwijzingen opgenomen omtrent de te verwerken invoerinformatie en informatieverzamelingen, omtrent de herstartprocedures bij de geprogrammeerde en andere stilstand van de machine, alsook welke uitvoerinformatie moet worden verkregen en hoe hiermede moet worden gehandeld. De wijze waarop al deze punten in de instructie moeten worden uitgewerkt, hangt uiteraard nauw samen met de toegepaste besturingsprogrammatuur; verder zal hij alle bijzondere gebeurtenissen alsmede de tijd besteed per karwei vastleggen of doen vastleggen.
De registratie van de per verwerkingsprogramma bestede computertijd kan automatisch door de besturingsprogrammatuur geschieden (hetgeen uiteraard de beschikbaarheid van een ‘klok’ in de centrale verwerkingseenheid van de computer vereist); bij toepassing van multiprogrammering is dit zelfs de enige mogelijkheid tot een tijdverantwoording te komen, omdat de operateur dan de aan elk verwerkingsprogramma bestede computertijd niet langer kan vaststellen. Een andere vastlegging in het kader van het logboek is de registratie van alle tijdens de bewerkingsgang door de machine gesignaleerde fouten, uitzonderingen, onregelmatigheden enz. en van alle ingrepen in het werk via het bedieningspaneel (console) van de machine. Door middel van de programmering is het mogelijk deze registratie grotendeels automatisch door de machine te doen verrichten, hetzij op een gekoppelde schrijfmachine hetzij op magneetband.
De bewaring van magneetbanden en verwisselbare pakketten magneetschijven of magneetkaarten zal steeds met grote zorgvuldigheid moeten geschieden. Door de zeer hoge beschrijvingsdichtheid betekent de vastlegging van programma’s, informatieverzamelingen, invoergegevens enz. op deze media, dat gegevens die voor het bedrijf van grote waarde zijn in een uiterst klein volume worden ondergebracht. De gegevens zijn in deze vorm voor de mens onleesbaar; bovendien is de vastlegging niet permanent: door fouten bij de bewerking of onjuiste bewaring kan de vastgelegde informatie verloren gaan. Hieruit vloeit voort dat zowel aan de bewaring als aan de bewerking van de banden en schijven- of kaartenpakketten uiterste zorg moet worden besteed.
Als voorbeeld bij toepassing van magneetbanden kunnen de volgende maatregelen gelden:
1. geschreven etiketten op de haspels waarop de banden zijn gewikkeld:
2. interne labels op de banden zelf, d.w.z. aan het begin en einde van elke band geregistreerde identificatie- en controlegegevens;
3. een registratie van het gebruik van de banden, omvattende:
a. een historisch overzicht van elke individuele magneetband:
b. een overzicht van de banden die per een bepaalde datum voor hernieuwd gebruik beschikbaar zijn;
4. het gebruik van beschermringen (file protection rings), ook wel schrijfringen genaamd, zonder welke een band alleen kan worden gelezen, doch niet beschreven.
Voorzover de programma’s en de verzamelingen niet permanent op schijven binnen de computers zijn opgeslagen verdient het aanbeveling deze onder verantwoordelijkheid van een afzonderlijke bewaarfunctionaris op te slaan gedurende de tijd dat ze niet in gebruik zijn en voor ontvangst en afgifte formele procedures voor te schrijven.
Voor het geval toch informatie verloren gaat dient te worden gezorgd voor reconstructiemogelijkheden. Als voorbeeld wederom de toepassing bij magneetband: veelal wordt hierbij het zgn. grootvader-vader-zoon-systeem toegepast, d.w.z. van elke op magneetbanden vastgelegde informatieverzameling bestaan steeds drie complete stellen banden. Tijdens elke mutatieverwerking is daarvan het oudste bij de bewaarder, het volgende doet dienst als invoerband bij de mutatieverwerking. Op deze wijze is, indien ook de mutatiebanden over de betrokken perioden worden bewaard, altijd reconstructie mogelijk.
Verder dienen van de belangrijke programma’s en gegevensverzamelingen steeds specimina te worden bewaard op een brandvrije plaats buiten het computercentrum. Volledigheidshalve zij genoemd dat voor de continuïteit van de informatieverzorging goed technisch onderhoud, klimaatregeling, toegangsbeveiliging, bescherming tegen inbraak, brand en het voorzien in uitwijkregelingen noodzakelijk zijn ongeacht de genomen reconstructiemaatregelen.
Ingebouwde controles.
Ter bevordering van de juistheid van de gegevensverwerking met behulp van een computer vervullen de machinetechnische of ingebouwde controles een belangrijke rol. De ingebouwde controles hebben vooral ten doel de signalering van onopzettelijke fouten en fouten als gevolg van technische oorzaken in de machine. Deze controles vormen een onderdeel van de hardware van het systeem; zij functioneren dus automatisch, zonder dat hiertoe speciale voorzieningen door de gebruiker noodzakelijk zijn.
Hetgeen met dergelijke ingebouwde controles op de goede werking van een computer in het algemeen wordt beoogd, kan worden samengevat als de signalering van fouten in: de machinale aflezing van de ingevoerde informatie; de informatieoverdrachten in de machine; de uitvoering van rekenkundige bewerkingen door de machine; de werking van de geheugenorganen; de besturing van de machine, hetzij door interne, technische oorzaken, hetzij als gevolg van programmeer- of bedieningsfouten; de werking van de uitvoerorganen. De omvang van de ingebouwde controles is voor de verschillende merken en typen machines niet gelijk, een opsomming van ingebouwde controles die voor alle machines geldt kan niet worden gegeven.
Naar hun aard kunnen de ingebouwde controles globaal in een vijftal groepen worden ingedeeld.
1. Controles die berusten op een herhaling of een doublure van de te controleren handeling, gevolgd door een vergelijking van de resultaten, bijv. read-write-output-file check, read after write check.
2. Controles waarbij na de uitvoering van een handeling het verkregen resultaat wordt vergeleken met de oorspronkelijke gegevens (bijv. bij rekenen).
3. Controles van meer technische aard, bijv. met betrekking tot de synchronisatie van het impulsenverkeer in de machine, de werking van reken- en besturingsorganen, de aanwezigheid en/of de doorvoer van informatiedragers in de in- en uitvoerorganen (geheugenbescherming, over flow, feedcheck, diagnostic routines).
4. Controles met betrekking tot de bestaanbaarheid van de te verwerken informatie en de in het programma voorkomende opdrachten- en adrescodes (validiteitscontrole, bijzondere code voor presentatie).
5. Controles die berusten op de toepassing van redundantie in de informatie die wordt verwerkt, d.w.z. de toevoeging van extra gegevens aan deze informatie waardoor controle mogelijk wordt.
Van de laatstgenoemde groep is de pariteitscontrole (parity check) de meest bekende (zie schema 3). Aan het aantal enen in de binair gecodeerde voorstelling van elk teken of elke byte wordt een extra teken toegevoegd. Bij elke overdracht wordt ook de pariteitsbit meegenomen en wordt automatisch gecontroleerd of de samenstelling de juiste is (al naar gelang het gekozen systeem altijd een even of oneven aantal tekens).
Geprogrammeerde controles.
In tegenstelling tot de ingebouwde controles die per machinetype bepaald zijn, worden de geprogrammeerde controles bepaald door de inventiviteit van de systeemontwerper.
Een belangrijk oogmerk van de geprogrammeerde controles is echter van het begin af aan ook geweest een compensatie te vinden voor het bij de geautomatiseerde informatieverwerking gaan ontbreken van de kritische menselijke beoordeling. Aan de ene kant kunnen geprogrammeerde controles hiervoor slechts een beperkte compensatie bieden, daar zij slechts mogelijk zijn voor zover de aan de gewenste beoordeling ten grondslag liggende maatstaven als kwantitatief meetbare normen zijn te formuleren. Aan de andere kant kunnen de alsdan in een programma te verwerken controles effectiever zijn dan een door de mens uitgevoerde beoordeling, omdat de computer dergelijke geprogrammeerde controles altijd en met een volstrekte systematiek zal toepassen.
Er bestaan in het algemeen vele mogelijkheden tot het opnemen van controles in de bewerkingsprogramma’s en gewoonlijk zijn deze controles eenvoudig te programmeren. Natuurlijk dient men zich ervan bewust te zijn dat alle geprogrammeerde controles steeds geheugenruimte vergen, nl. voor de opberging van de desbetreffende instructies in het programma. Zij kunnen bovendien soms tijd kosten, nl. in alle gevallen dat de tijdsduur van een bewerking niet, zoals in vele administratieve toepassingen, wordt bepaald door de tijd die voor de in- en/of uitvoer nodig is, doch door de tijd van de centrale verwerkingseenheid (de zgn. processing time).
Acties bij de signalering van fouten.
Welke actie in het programma moet worden voorzien ingeval een geprogrammeerde controle tot signalering van een fout leidt, is geheel afhankelijk van de aard van de fout. Het laten stoppen van de computer zal men uiteraard zo veel mogelijk trachten te voorkomen, het spreekt evenwel vanzelf dat machinestilstand onvermijdelijk is in alle gevallen waarin de computer niet verder kan zonder correctie van de gesignaleerde fout of het opheffen van de gesignaleerde storing (bijv. na het inhangen van een verkeerde magneetband, het vastlopen van een ponskaart); ditzelfde geldt voor de gevallen dat de gesignaleerde fout zou leiden tot een kettingreactie van fouten in de verdere gegevensverwerking.
Is daarentegen de mogelijkheid aanwezig de handeling die tot het ontstaan van de gesignaleerde fout heeft geleid over te doen, dan zal men hieraan in het algemeen de voorkeur geven boven het laten stoppen van de computer. Het kan nl. zijn dat de fout door het toeval is veroorzaakt, zodat er een goede kans bestaat dat bij een herhaling van de handeling de fout zich niet herhaalt (bijv. lees- en schrijffouten op magneetbanden, -trommels of -schijven).
Enkele van de meest voorkomende controles zijn: controles op de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens door middel van voortellingen; voortellingen die gelijksoortige grootheden omvatten worden serietotalen of batch totals genoemd; mengtotalen of hash totals bevatten ongelijksoortige grootheden (aantallen, prijzen, artikelnummers bijvoorbeeld); toepassen van redundantie door controlecijfers aan de te controleren grootheden toe te voegen; identificatiecontroles, bij directe toegang tot de computer: mechanisch (door contactsleutels, gebruik van identiteitsplaatjes), wachtwoorden en identificatievragen; controlerende verzameltotalen, standentotalen voor informatieverzamelingen; herhalen van verrichtingen in andere volgorde, vierkantscontroles, verbandscontroles; redelijkheidscontroles op basis van geformuleerde criteria (limit checks).
Controle van programma’s.
In de praktijk wordt het toetsen veelal met eenvoudige proefgevallen begonnen; geleidelijk wordt daarna de ingewikkeldheid van de proefgevallen opgevoerd. Behelst een werkzaamheid van een computer de achtereenvolgende uitvoering van verscheidene programma’s, dan moet ook worden nagegaan of deze op de juiste wijze op elkaar aansluiten. Dit wordt wel als het toetsen van het ‘systeem’ aangeduid.
Uiteraard is voor de verwerking van de proefgevallen kostbare computertijd nodig. Daarom wordt veelal vooraf het programma ‘droog’ getoetst: de programmeur tracht zich dan, vaak samen met een collega, zo goed mogelijk in gedachten voor te stellen hoe de proefgevallen door het programma zullen worden verwerkt. Hij vindt reeds daarbij gewoonlijk een aantal onjuistheden, die dan kunnen worden gecorrigeerd alvorens beslag op de computertijd wordt gelegd.
Het daarna volgende toetsen van het programma door het doen verwerken van de proefgevallen door de computer kan geschieden als volgt: aan de machine, d.w.z. met behulp van de indicatielampjes, die op het bedieningspaneel de inhoud van de verschillende registers weergeven, gaat de programmeur stap voor stap de werking van het programma na; met behulp van een tracing-programma wordt het te toetsen programma op zodanige wijze door de computer uitgevoerd, dat na elke programmastap de inhoud van de registers op papier wordt afgedrukt; met behulp van een memory dumping-programma wordt tijdens de uitvoering van het te toetsen programma telkens na vooraf aangegeven programmastappen de inhoud van het gehele werkgeheugen en de registers op papier afgedrukt.
Controle op het gebruik van de juiste programma’s.
Behalve aan de controle van de programma’s voordat zij operationeel in gebruik worden genomen, is het ook noodzakelijk aandacht te besteden aan maatregelen die moeten waarborgen dat de programma’s na hun autorisatie steeds ongewijzigd worden gebruikt. Het gaat hier dus om de vraag of de programma’s steeds volledig worden ingevoerd alsook of er niet méér wordt ingevoerd, resp. of er zich (al dan niet als gevolg van opzettelijke manipulaties) nog andere gegevens in het werkgeheugen van de machine bevinden.
Nu geschiedt ook het inlezen van een programma, dat door de leverancier als standaardprogramma ter beschikking wordt gesteld. Gaat het telkens om het inlezen van een op zichzelf staand programma, dan kan het inleesprogramma eenvoudig en weinig omvangrijk zijn; geschiedt daarentegen het inlezen van een programma als onderdeel van een reeks achtereenvolgens of gelijktijdig uit te voeren programma’s, dan wordt het door de besturingsprogrammatuur geregeld.
De volgende technieken zijn denkbaar:
Het in te lezen programma bevat een aantal controlerende verzameltotalen, bestaande uit ‘mengtotalen’ van groepen instructies, die tijdens het inlezen van het programma door de computer geverifieerd worden. Bovendien kunnen deze totalen worden afgedrukt in het automatische logboek van de computer ter verificatie met de overeenkomstige totalen van het geautoriseerde programma.
Onmiddellijk na het inlezen van het programma wordt een aantal proefgevallen ingevoerd; de resultaten worden geverifieerd met de reeds vooraf bekende uitkomsten. Deze controle is effectiever naarmate het stel proefgevallen meer essentiële elementen van het programma betreft en zij heeft bovendien het voordeel dat het gehele samenspel van programma en computer wordt geverifieerd. Bij langdurige bewerkingen verdient het aanbeveling de controle met de proefgevallen niet slechts bij het begin der werkzaamheden uit te voeren, maar dit tussentijds en aan het einde der bewerking te herhalen.
Direct na het inlezen van het programma wordt de inhoud van het werkgeheugen op papier afgedrukt. Deze afdruk wordt visueel gecontroleerd met een afdruk van het geautoriseerde programma.
Het in te lezen programma wordt tijdens de invoer door de computer instructie voor instructie vergeleken met een ‘schaduwprogramma’. Ook is het mogelijk onmiddellijk na het inlezen van een programma de inhoud van het werkgeheugen met behulp van een schaduwprogramma te controleren.
De twee laatstgenoemde methoden worden zelden in de praktijk toegepast.
Controleerbare vastleggingen.
Controleerbare vastleggingen (audit trails) moeten het mogelijk maken de ‘uitkomsten’ van de informatieverzorging achteraf te verifiëren aan de hand van de grondgegevens naar juistheid en volledigheid.
Bij geautomatiseerde geïntegreerde systemen doen zich een aantal ontwikkelingen voor waarbij de historische verslaglegging ten behoeve van de controle achteraf niet zo vanzelfsprekend is als bij de overwegend manuale systemen. Bij geïntegreerde systemen worden per arbeidsgang veel meer bewerkingen verricht en zijn ook minder tussenresultaten zichtbaar waardoor het verband tussen ‘grondgegevens’ en ‘uitkomsten’ minder zichtbaar is. Vastlegging in massageheugens met directe of index sequentiële toegang geschiedt doorgaans zo, dat behalve de indicatieve gegevens gewoonlijk niet meer dan de actuele (eind)stand wordt bijgehouden. Is dit laatste het uitgangspunt van het systeem voor de bestuurlijke informatieverzorging dan dient te worden bedacht dat er zich vele situaties voordoen waarbij de opbouw van de rekening van belang is (het verklaren van voorraadverschillen; het manen van debiteuren; het analyseren van verschillen tussen verwachting en uitkomst). Behalve de mogelijkheid meer vast te leggen dan de eindstand alleen, dient zich bovendien de mogelijkheid aan de mutaties al dan niet gedeeltelijk gesorteerd op magneetgeheugens vast te leggen of door verwijzing naar de voorlaatste mutatie op de rekening de weg terug in de gronddocumenten te vinden (leapfrog methode).
De documentatie.
Het stelsel maatregelen ter beveiliging van de informatieverzorging dient zijn weerslag te vinden in de documentatie.
Betrouwbaarheid.
Uit de documentatie moet blijken welke maatregelen van interne controle zijn getroffen met betrekking tot het vaststellen van de betrouwbaarheid van: de basisgegevens; de in te voeren gegevens; de te verkrijgen informatie; de informatie opgenomen in de informatieverzamelingen. De hier bedoelde maatregelen omvatten tevens de controles die binnen het computercentrum worden uitgevoerd op de betrouwbaarheid van de eigen verwerking. Er zijn formele regels nodig voor de vastlegging en datering van de goedkeuring, resp. de acceptatie van het systeemontwerp door: de betrokken afdelingschef(s); de voor de systeemanalyse verantwoordelijke functionaris; de accountant; de voor de programmering verantwoordelijke functionaris.
Programmering.
Er is een formele procedure nodig voor de vastlegging en datering van de goedkeuring van programma’s, waaronder voorschriften met betrekking tot het samenstellen van proefgevallen en de procedure bij het toetsen (‘testen’) van de programma’s. Evenzo moet er een formele procedure zijn met betrekking tot het aanbrengen van wijzigingen in programma’s; deze moet minimaal omvatten: een formele goedkeuring voor het aanbrengen van de wijziging; de doorwerking van de wijziging in de aanwezige documentatie; het opnieuw toetsen en autoriseren van de programma’s, hetgeen moet worden vastgelegd, evenals de datum van ingang. Voorts moeten er gegevens aanwezig zijn van alle programmatuur, die wordt gebruikt, waaronder besturingsprogrammatuur (zie Operating system; Vertaalprogramma; Compiler).
Operationele werkzaamheden.
Er zijn formele procedures nodig met betrekking tot de bewaring, het gebruik en de registratie van alle programma’s en informatieverzamelingen.
Van bijzonder belang zijn de maatregelen ten behoeve van de beveiliging en reconstrueerbaarheid van programma’s, mutatiegegevens en informatieverzamelingen. Bovendien is van belang dat in duidelijke voorschriften de regelingen worden vastgelegd met betrekking tot: de toegang tot de computerruimte; de acceptatie van opdrachten ter uitvoering van bewerkingen; in het algemeen de bediening van de apparatuur; de te verrichten handelingen bij onvoorziene machinestilstand; de ten aanzien van de bewerkingen vereiste vastleggingen; de te verrichten handelingen bij elke mogelijke machinestilstand (al of niet geprogrammeerd), voor zover geprogrammeerd door codering de door de operateur te verrichten handelingen aangevend.