v.,
1. het boekhouden: stelselmatige registratie van veranderingen in het vermogen van een huishouding, in het bijzonder een bedrijfshuishouding ;
2. de gezamenlijke bescheiden voor het boekhouden: de hele boekhouding is in de war;
3. afdeling belast met boekhouden.
Het is in de boekhouding gebruik om het jaar af te sluiten ( zie boekjaar) ten einde overzichten van het bedrijfsgebeuren in het afgelopen jaar en van de nieuwe stand van zaken samen te stellen ( zie jaarrekening). Ook tussentijds kan de boekhouding echter een bron van informatie zijn omtrent de financiële positie van de huishouding en de doelmatigheid van haar activiteiten. Deze functie kan worden versterkt door de opneming van andere dan financiële gegevens (b.v. hoeveelheden, percentages). Hier begint de ontwikkeling van boekhouding tot bedrijfsadministratie.
Het klassieke boekhoudstelsel van de overheidshuishouding is de kameraalstijl. Het bedrijfsleven gebruikt daarentegen de commerciële boekhouding, te onderscheiden in het enkel boekhouden, dat alleen bij een zeer simpele goederenbeweging in aanmerking komt, en het dubbel boekhouden. De kern van laatstgenoemd stelsel wordt gevormd door een grootboek, dat is onderverdeeld in rekeningen. Elke rekening heeft betrekking op een bezitting (b.v. kas, goederen, vorderingen), een verplichting (b.v. schulden aan leveranciers, banken, enz.; ook het door de eigenaars geïnvesteerde vermogen kan als een schuld worden opgevat), een bate (b.v. ontvangen rente) of een last (b.v. lonen, afschrijvingen). De essentie van het stelsel is dat elke rekening een debet- en een creditzijde heeft. Aangezien elke debitering wordt gecompenseerd door de gelijktijdige creditering van een andere rekening voor eenzelfde bedrag, is er steeds evenwicht.
Ten einde het grootboek overzichtelijk te houden en arbeidsverdeling te kunnen toepassen, maakt men enerzijds gebruik van collectieve rekeningen (b.v. crediteuren), waarvan de inhoud wordt gespecificeerd in bijboeken (sub-grootboeken) en beperkt men anderzijds de registratie in het grootboek tot één maandelijkse overdracht (via een journaal) van de totalen der dagelijks bijgehouden dagboeken (b.v. inkoopboek, kasboek). Dag- en bijboeken bevatten zodoende het merendeel der rechtstreeks uit de bescheiden afgeleide primaire aantekeningen en zijn in beginsel dagelijks ‘bij’. De tellingen der grootboekrekeningen worden periodiek verzameld op een proef- en saldibalans ter verificatie van het evenwicht. Door uitbreiding tot een kolommenbalans ontstaan hieruit een balans en een resultatenrekening.
Na eventuele afsluiting van de boekhouding (zie boven) dienen de balansposten als beginsaldi voor de heropening. In een gemechaniseerde boekhouding is er geen plaats meer voor gebonden boeken. Bij het handdoorschrijfsysteem en bij gebruik van boekhoudmachines schrijft men op kaarten (‘losbladig grootboek’) en een doorschrijfblad (controlejournaal). Bij gebruik van ponskaarten en vooral van elektronische apparatuur wordt uiteraard nog verder van bovenstaande conceptie af geweken.
LITT. M.Maris en J.Kroeze, Rationalisatie van de boekhouding; de vormen van het boekhouden onder invloed van de moderne technische hulpmiddelen (1970); O.ten Have, Degesch. van het boekhouden in vogelvlucht (1973).
Wettelijke bepalingen.
De verplichting tot het houden van aantekeningen betrekking hebbende op of van belang zijnde voor eigen of andermans rechten en verplichtingen en vermogen is in Nederland bij de wet gelegd op kooplieden, makelaars, expediteurs en scheepskapiteins. Art. 6 WvK bepaalt: ieder die een bedrijf uitoefent is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles, wat zijn bedrijf betreft, aantekeningen te houden op zodanige wijze, dat uit de gehouden aantekeningen te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Ieder die een bedrijf uitoefent is tevens verplicht binnen de eerste zes maanden van elk jaar, een naar de eisen van zijn bedrijf ingerichte balans op te maken en eigenhandig te ondertekenen. Hij is gehouden boeken, bescheiden, balansen alsmede de correspondentie tien jaar lang te bewaren.
In België verplicht de wet elke koopman zekere handelsboeken te houden: het dagboek, het kopijboek, waarin hij de door hem verzonden en ontvangen brieven en telegrammen bundelt, en het inventarisboek, waarin de jaarlijks door de koopman op te maken onderhandse inventaris dient te worden overgeschreven (art. 16-17 WvK). Het opmaken van de balans is alleen verplicht voor sommige handelsvennootschappen (o.a. de NV). De regelmatig bijgehouden koopmansboeken kunnen door de rechter aangenomen worden tot bewijs tussen kooplieden wegens daden van koophandel. De drie verplichte koopmansboeken moeten gedurende tien jaar worden bewaard.
