Boeken, voorraden, ook berichten en andere gegevens of namen van verenigingsleden worden op kaarten genoteerd. Deze kaarten worden in een kaartenbak geplaatst, terwijl vaak een bepaald onderscheid door een aparte kleur is weergegeven.
Ook dragen ze soms een zogenaamde „ruiter”, waarmee b.v. bedoeld kan zijn dat iemand te laat is met het terugbezorgen van een boek. Cartotheken zijn handiger dan gebonden lijsten.
