1933
Jan. 17 50 kg koffie a ff,— per 17 April ƒ 50 —
De linker bladzijden zijn dus nog ongebruikt, (die gebruiken we later, als we de schulden betalen) Voor in het boek maken we een klapper om de rekeningen der verschillende crediteuren snel te kunnen vinden.
Het Verkoopboek
Hierin schrijven we alle verkoopen van goederen, die we niet contant verkoopen. (als we verkoopen op crediet) Het ziet er precies uit als het inkoopboek, en we nemen er dus weer een grootboekschrift voor. De posten worden ook op dezelfde manier ingeschreven. Door de verkoopen ontstaan echter vorderingen op verschillende personen, die we weer in een afzonderlijk boek schrijven om een overzicht te krijgen over onze vorderingen, zoodat we er voor kunnen zorgen, dat we ze op tijd innen. Dit boek heet debiteurenboek.
Debiteurenboek. (Vorderingenboek)
Het is precies ingericht als het crediteurenboek, dus weer een grootboekschrift, met voor iederen debiteur een dubbele bladzijde. De vorderingen in het debiteurenboek worden echter op de linker bladzijde der verschillende rekeningen geschreven, want vorderingen zijn bezittingen, en bezittingen schrijven we altijd links. De boekingen van twee verkoopen in ’t verkoopboek en debiteurenboek, die hieronder volgen, zal nu iedereen wel begrijpen.
Verkoopboek.
1933
Jan. 3 P. v. Dijk, Amsterdam.
Thee 50 kg a ƒ2,60 per kg
per 1 mnd. ƒ 130 —
5 K. van Reuven, Zaandam. Koffie 30 kg a ƒ 1,25 per kg
per 3 mnd. » 37 50
Debiteurenboek.
P. v. Dijk, Amsterdam.
1933
Jan.
50 kg thee a ƒ 2,60 per3Febr. ƒ130-
1933
Jan.
30 kg koffie a ƒ 1,25 per 3 April
ƒ 37
50
De rechter bladzijden van het debiteurenboek zijn dus nog ongebruikt; die gebruiken we later, als we de vordering geïnd hebben.
Het kasboek. Hierin boeken we alle ontvangsten en uitgaven. We nemen er weer een grootboekschrift voor en gebruiken telkens een dubbele bladzijde. De ontvangsten boekt men op de linker bladzijde, de uitgaven op de rechter bladzijde.
Bij iedere ontvangst of uitgaaf worden behalve de datum ook duidelijk de oorzaken vermeld. Voor iedere maand neemt men één of meer dubbele bladzijden. Daar het kasboek o. a. dient om regelmatig te controleeren, of het geldbedrag, dat in de kas is, juist is, zal men bij het begin van iedere maand op den eersten regel van de linker bladzijde het bedrag moeten vermelden, dat op dien datum reeds in kas aanwezig was, het z.g. saldo, (overschot) Hieronder volgt een klein voorbeeld over de maand Januari.
1 Januari. Aanwezig in de kas ƒ400,—. (N.B. dit bedrag komt aan den linkerkant van de beginbalans voor)
2 Januari. Ontvangen van W. van Rijn ƒ 137,50 ter voldoening van mijn factuur van 2 October 1932.
4 Januari. Betaald aan P. Jansen de halfjaarlijksche rente a 5% van ƒ3000,— = ƒ75,—. (zie beginbalans)
7 Januari. Betaald mijn schuld aan C. de Graaf factuur 7 December 1932 ƒ 80,—.
12 Januari. Betaald voor postzegels ƒ5,—.
14 Januari. Contant verkocht 10 kg thee a ƒ 2,50 =ƒ 25,—.
17 Januari. Betaald electrisch licht voor het kantoor ƒ 8,50.
23 Januari. Contant gekocht 30 kg koffie a ƒ 0,90 = ƒ 27,—.
24 Januari. Uit de kas genomen voor de huishouding ƒ 200,—.
29 Januari. Betaald het loon voor den loopjongen ƒ 25,—.
30 Januari. Betaald aan huishuur ƒ 50,—.
Betaald aan kantoorhuur ƒ40,—.
Kasboek.
1933 1933
Jan. I Saldo ƒ 400 — Jan. 4 Intrest, halfj.
M 2 W. v. Rijn, fac- rente Jansen ƒ 75 —
tuur 2 Oct. ’32 137 50 7 C. de Graaf,
14 Thee 10 kg a factuur 7Dec.’32 80 —
f2,50 25 — 12 Postzegels 5 —
17 Electr. licht 8 50
23 Koffie 30 kg a ƒ0,90 27
24 Privé Huishouding 200 _
29 Loon loopjongen 25 —
30 Privé Huishouding 50
30 Kantoorhuur 40 —
31 Saldo 52 —
ƒ562 50 ƒ562 50
Op het eind van iedere maand wordt van den linkerkant de rechterkant van het kasboek afgetrokken. De linker kant moet dan natuurlijk het grootste zijn, en het verschil stelt dan voor het geldbedrag, dat op dit moment nog in de kas aanwezig moet zijn. Dit bedrag wordt onder de benaming „saldo” aan den rechter kant bijgeschreven, uitsluitend met de bedoeling, de beide kanten gelijk te maken. Na telling moet het kasboek over die maand dan kloppen.
Ons kasboek voor Februari zal dus op den bovensten regel op de linker bladzijde beginnen met: 1 Februari, Saldo ƒ 52,—.
Privé posten.
De posten van 24 Januari en de huishuur van 30 Januari ad ƒ 50,— zijn beide z.g. privé posten. Dat zijn uitgaven, die met de zaak niets te maken hebben. In tegenstelling met de kantoorhuur van ƒ40,—, die een verlies voor de zaak is, zijn de uitgaven voor huishuur en de huishouding geen verliezen voor de zaak. Om dit uitdrukkelijk aan te duiden, zetten we er het woord „Privé” bij. Dit is, zooals we zullen zien, van groot belang voor de
winstberekening. Privé ontvangsten links in het kasboek kunnen ook voorkomen, b.v. ontvangen uit een erfenis ƒ iooo,—, en dit geld in de zaak gestort. Dan boekt men dit links in het kasboek onder het hoofd Privé. Stort men deze ƒ iooo,— niet in de zaak, dan boekt men er in de boekhouding van de zaak niets van.
De ontvangst op 2 Januari van W. v. Rijn ƒ137,50 (het innen van een vordering) wordt bovendien in het debiteurenboek op de rekening van W. v. Rijn op de rechter bladzijde geboekt, en wel als volgt:
Jan. 2. Ontvangen ƒ 137,50. We boeken dit in het debiteurenboek op de rechter bladzijde, omdat de vordering zelf daar links staat. Deze vordering is nu geïnd, en inplaats van haar links door te strepen, boekt men haar rechts af. De uitgaaf op Jan. 7 aan C. de Graaf ƒ 80,— (het betalen van een schuld) wordt bovendien in het crediteurenboek op de rekening van De Graaf op de linker bladzijde geboekt, want de schuld zelf staat rechts, zij verdwijnt nu; inplaats van haar rechts door te strepen, boeken we haar linksaf. Inkoopen en verkoopen van goederen, die direct betaald worden, boekt men niet in het in- en verkoopboek, maar in het kasboek. (Zie posten 14 en 23 Januari)
De andere posten behoeven geen toelichting.
Het bankboek.
Dit komt alleen voor, als men zaken met een bank doet en daardoor een steeds veranderlijk bedrag op de bank te vorderen heeft of aan de bank schuldig is. Het ziet er precies uit als een kasboek en wordt ook op dezelfde manier bijgehouden. Heeft men aan het begin van een maand geld van de bank te vorderen, dan opent het bankboek debet (links) met saldo ƒ...Is men geld schuldig, dan opent men credit (rechts) met: saldo f .... Alle vorderingen, die men nu verder op de bank krijgt, boekt men op de linker bladzijde, (b.v. omdat de bank kwitanties voor ons int) Het te niet gaan dier vorderingen op onze afnemers wordt dan natuurlijk weer rechts in het debiteurenboek geboekt. Alle schulden, die men aan de bank krijgt, boekt men op de rechter bladzijde, (b.v. de bank betaalt schulden, die wij aan onze leveranciers hebben) Het te niet gaan daarvan boeken wij dan tevens links in het crediteurenboek. Storten we b.v. ƒ 1000,— bij de Handelsbank,
dan boeken we rechts in het kasboek: Handelsbank, gestort ƒ 1000,—, want de ƒ 1000,— gaan uit de kas; tevens boeken we links in het bankboek : Gestort ƒ 1000,—, want het saldo, dat we op de bank te vorderen hebben, neemt toe. Halen we geld van de bank weg en storten we dat in de kas, dan boeken we dat rechts in het bankboek en links in het kasboek.
Het saldo van het bankboek geeft dus te allen tijde aan het bedrag, dat we op de bank te vorderen hebben (als het een debetsaldo is, d.w.z. als links meer staat dan rechts) of dat we aan de bank schuldig zijn. (creditsaldo, als rechts het meeste staat)
Heeft men ook nog geld bij den Postchèque- en Girodienst staan, dan kan men ook nog een Postchèque- en Giroboek openen, precies op dezelfde manier als het bankboek. Is het aantal transacties met den Postchèque- en Girodienst zeer gering, dan opent men veelal geen apart Postchèque- en Giroboek, maar boekt alle Postchèque- en Girotransacties als ontvangsten en uitgaven in het kasboek. Het saldo van het kasboek vertegenwoordigt in dat geval dan het totaal van het geld, dat nog in kas is, plus het bedrag, dat men bij de Giro heeft staan. Komen banktransacties weinig voor, dan kan men met de bankposten evenzoo handelen, en vervalt dus ook een bankboek. Men mist dan echter een overzicht van de wijze, waarop het tegoed of de schuld bij de bank of het tegoed bij de giro ontstaan is.
Het aanvullingsmemoriaal.
Dit is een deftige naam voor een boek, dat we ook eenvoudiger het aanvullingsboek zouden kunnen noemen, of het rommelhoek, zooals een leerling eens zeer terecht opmerkte.
We boeken er nl. alles in, wat we in de andere boeken niet kwijt kunnen, dus meestal transacties, die zoo weinig voorkomen, dat het niet de moeite loont om voor een of meer van die soorten van transacties een apart boek te openen. Er komen dus verschillende soorten van handelingen door elkaar in dit boek te staan, in tegenstelling met het inkoopboek, waarin alleen inkoopen, het verkoopboek, waarin alleen verkoopen, het kasboek, waarin alleen ontvangsten en uitgaven voorkomen. B.v. : 15 Januari. Overeengekomen met J. v. Dijk, die in financieele moeilijkheden verkeert, dat hij zijn schuld aan mij, groot ƒ 130,— tegen volledige kwijting zal betalen, met ƒ 50,—. Ik verlies hier dus ƒ 80,—.
We schrijven nu in het aanvullingsmemoriaal: 15 Januari. Afgeschreven op mijn vordering op J. v. Dijk ƒ 80,— en boeken dit bedrag tevens rechts in het Debiteurenboek op de rekening van Van Dijk af. Betaalt hij me nu later de ƒ 50,—, dan komt dit links in het kasboek, en natuurlijk ook weer rechts in het debiteurenboek.
Neemt men voor eigen gebruik (Privé gebruik) goederen uit de zaak, (b.v. een kruidenier levensmiddelen voor zijn gezin) dan boekt men dit natuurlijk niet in het verkoopboek, want het is geen verkoop, maar in het aanvullingsmemoriaal.
Ook het trekken en het accepteeren van wissels kan men in het aanvullingsmemoriaal boeken.
Soms kan het noodig zijn een voortdurende controle uit te oefenen op de goederenhoeveelheden, die men in het magazijn in voorraad heeft, b.v. met het oog op diefstal door personeel, enz. Men houdt dan nog een magazijnboek of een voorraadboek bij, waarin men geen guldens noteert, maar alleen hoeveelheden. Men kan dit op allerlei manieren inrichten; iedereen zal wel voor zich zelf de meest handige inrichting kunnen vinden, als een dergelijk boek noodig mocht zijn.
Hebben we nu gedurende een jaar onze boeken trouw bijgehouden, dan sluiten we de boeken op het eind van het jaar af, en maken dan nog op DE EINDBALANS, dus een staat van de bezittingen en schulden en het kapitaal, die we op het eind van het jaar hebben. Sommige bezittingen kunnen we uit de boeken vinden, b.v. de hoeveelheid geld, die in de kas is uit het kasboek (wat natuurlijk moet kloppen met het werkelijke kasbedrag); het totaal der vorderingen op onze afnemers uit het debiteurenboek. Andere bezittingen moeten we opnemen, b.v. de waarde van den goederenvoorraad door in het magazijn te gaan kijken. Het is het veiligste dezen goederenvoorraad hoogstens tegen inkoopsprijs te taxeeren. Is de inkoopsprijs intusschen gedaald, dan neemt men meestal den prijs van den dag, omdat men feitelijk op die goederen verloren heeft.
De z.g. vaste goederen, die men bezit, zooals kantoormeubilair of een pakhuis, die dus op de beginbalans voor bepaalde bedragen voorkomen, mag men niet zonder meer voor dezelfde bedragen op de eindbalans opnemen, maar deze moeten opnieuw getaxeerd worden.
Afschrijving.
Meestal toch zullen deze bezittingen door een jaar gebruik in waarde gedaald zijn, en dan moet men ze voor een kleinere waarde opvoeren; men moet er wat men noemt, op afschrijven, d.w.z. de boekwaarde er van verminderen. De schulden vindt men uit het crediteurenboek; het kapitaal berekent men door de schulden van de bezittingen af te trekken, waarna de eindbalans klopt.
We geven nu nog een overzicht van onze boekhouding, alvorens over te gaan tot het voornaamste van alles, de winstberekening.
De boekhouding zit dus als volgt in elkaar :
I. Beginbalans (bezittingen en schulden en kapitaal aan het begin van het jaar)
II.Inkoopboek (waarin inkoopen op crediet)
III.Crediteurenboek (waarin de daardoor ontstane schulden, en later het verdwijnen dier schulden)
IV.Verkoopboek (waarin verkoopen op crediet)
V.Debiteurenboek (waarin de daardoor ontstane vorderingen, en later het verdwijnen dier vorderingen)
VI. Kasboek (waarin kassaldo, ontvangsten en uitgaven) Eventueel nog bankboek, Postchèque- en Giroboek, magazijnboek.
VII. Aanvullingsmemoriaal (waarin alle andere transacties)
VIII. Eindbalans (bezittingen en schulden en kapitaal op het eind van het jaar)
De ALGEMEENE BOEKINGSREGELS zijn :
Bezittingen boekt men debet, (links)
Schulden boekt men credit, (rechts)
Verdwijnen van Bezittingen boekt men credit.
Verdwijnen van schulden boekt men debet.
Iedereen zal nu wel het volgende overzicht begrijpen, waarin we nog eens aangeven, hoe de meest voorkomende transacties geboekt worden :
Inkoopen op crediet: in het inkoopboek en de daardoor ontstane schuld rechts in het crediteurenboek.
Contante inkoopen : rechts in het kasboek.
Verkoopen op crediet: in het verkoopboek en de daardoor ontstane vordering links in het debiteurenboek.
Contante verkoopen : links in het kasboek.
Innen van vorderingen : links in het kasboek (of bankboek of Postchèque- en Giroboek) en rechts in het debiteurenboek.
Betalen van schulden : rechts in het kasboek (of bankboek of Postchèque- en Giroboek) en links in het crediteurenboek.
Betalen van onkosten : rechts in het kasboek, (of bankboek of Postchèque- en Giroboek)
Privé disposities : dus geld voor privé doeleinden uit de kas nemen, rechts in het kasboek.
Verliezen op debiteuren : in het aanvullingsmemoriaal en rechts in het debiteurenboek.
Goederen voor eigen gebruik uit de zaak nemen: in het aanvullingsmemoriaal.
Trekken en accepteer en
van wissels: in het aanvullingsmemoriaal.
Algemeene onkosten
Komt in een zaak het betalen van allerlei kleine onkosten veelvuldig voor, dan schrijft men die telkens rechts in het kasboek onder de benaming „Algemeene onkosten”. Kosten van meer belang, die geregeld terugkomen, boekt men onder een aparte benaming, zooals: arbeidsloon, salarissen, kantoorhuur, kantoorbehoeften, enz. In leerboeken en ook wel eens in de practijk treft men soms aan, dat dit alles onder het hoofd „Onkosten” geboekt wordt. Dit is onjuist, omdat men dan op het eind van het jaar op den staat van Verliezen en Winsten een groot verlies „Onkosten” vindt, waarvan men niet weet, wat het voorstelt, zoodat men dan ook moeielijk voor het volgend jaar eventueele bezuinigingsmaatregelen kan treffen. Dus belangrijke kosten steeds onder een aparte benaming boeken. Nu kan echter de aard van de zaak meebrengen, dat die kleine postjes, die men onder „Algemeene Onkosten” rechts in het kasboek boekt, zeer vaak terugkomen.
Het gevolg daarvan is, dat de rechter bladzijden van het kasboek door deze kleine bedragjes al gauw vol zijn, terwijl de linker bladzijden grootendeels ongebruikt blijven. Bovendien belemmeren deze vele kleine bedragen een gemakkelijk
overzicht en een gemakkelijk tellen van het kasboek. In zoo’n geval boekt men deze kleine onkostenbedragen meestal in een apart boekje, het onkostenboek.
Onkostenboek. Men telt dit boekje op het eind van de maand op en schrijft dan ineens rechts in het kasboek: volgens onkostenboek ƒ Wenscht men dan even-
tueel later nog eens na te zien, waaruit die Algemeene Onkosten bestaan, dan kan men dat in het onkostenboek uitzoeken.
Onkosten op de balans. Tot slot nog een enkele opmerking over onkosten op de balans. Op een balans komen bezittingen en schulden voor. Maakt men nu op het eind van het jaar zijn balans op, dan kan het zeer goed voorkomen, dat men nog onkosten te betalen heeft, dus schuldig is, b.v. men heeft een karweitje laten uitvoeren door een timmerman, dat nog niet betaald is. Men boekt deze schuld rechts op de balans onder Onkosten. Betaalt men het in het volgend jaar, dan boekt men dat rechts in het kasboek : Onkosten
ƒ...
