Het woord administratie (Latijn: administratio d.i. de handreiking, dienstbetooning, besturing) beteekent: bestuur, beheer, waarneming, toezicht. Kerkelijke administratie is het beheer der kerkelijke zaken en goederen.
De kerken hebben tweeërlei belangen, geestelijke en stoffelijke. De geestelijke zijn van het hoogste belang.
Haar geestelijke schatten liggen in de genade, de zaligheid, het eeuwige leven. Maar om daartoe te geraken zijn ook stoffelijke goederen noodig.
Er zijn kapitalen noodig om Bijbels te verspreiden, zendelingen uit te zenden, kerken en pastorieën te bouwen, predikanten en emeriti-predikanten enz. te onderhouden, armen te verzorgen, enz. Ook die stoffelijke bezittingen moeten zorgvuldig beheerd en als middelen aangewend worden tot het juiste doel.
Dat beheer behoort, evenals geheel het bestuur der gemeente tot het ambt der regeering. De kerkeraad moet bezorgen, dat alles in de gemeente eerlijk en met orde geschiedt.
Niet in dien zin dat hij zelf het beheer over de stoffelijke goederen ook moet voeren, maar wel zoo, dat het onder zijn verantwoordelijkheid geschiedt.De kerkelijke administratie gaat in hoofdzaak over drie dingen:
I. Over de doop- en lidmatenboeken en het archief. Het bijhouden der doop- en lidmatenboeken wordt doorgaans aan den scriba (soms eersten en tweeden scriba) toevertrouwd. Hij teekent zorgvuldig de namen en voornamen der leden, met zoo mogelijk de data van geboorte, doop, belijdenis des geloofs, en van de ingekomenen en vertrokkenen met attestatie, van de bevestiging der huwelijken enz. op, in afzonderlijk daartoe aangelegde boeken, of op afzonderlijke kaarten. (De boeken worden al meer door het kaartensysteem vervangen). En voor het archief wordt in grooter gemeenten doorgaans een archivaris benoemd. Dit moest meer algemeen geschieden, want het is met de zorg voor het archief in vele gemeenten treurig gesteld.
II. Over de kerkelijke gebouwen en goederen. Dit is in onzen tijd in de verschillende kerken op onderscheiden manier geregeld. In de Ned. Herv. kerk is het beheer opgedragen aan kerkvoogden en notabelen. In de Christelijk Gereformeerde kerk van 1834 werden de gebouwen en goederen, zoolang ze nog geen rechtspersoonlijkheid hadden, wel ten name van particulieren gesteld, maar werd later het beheer aan kerkvoogden opgedragen of door de kerkeraden waargenomen.
De Nederduitsch Gereformeerde kerken van 1886 droegen het beheer aanvankelijk op aan „kerkelijke kassen”. Maar sinds de vereeniging der Christelijk Gereformeerde kerk en de Nederduitsch Gereformeerde kerken in 1892, is het beheer zóó geregeld, dat in sommige kleine kerken de kerkeraad zelf het beheer voert, maar in de meeste en vooral de grootere gemeenten een commissie van beheer of van administratie wordt benoemd. Om het gevaar te ontgaan, dat zulke commissies 4 zich naast en in plaats van den kerkeraad zouden gaan stellen, heeft de synode van Dordrecht, 1893, aan de plaatselijke kerken geadviseerd:
1°. dat de kerkelijke administratie, hoewel bij den kerkeraad berustende, toch liefst niet door hem zelf gevoerd moet worden; en wel voornamelijk omdat, zooals verder betoogd wordt, het beheer over de stoffelijke goederen gaat, en de ambten van dienaren, ouderlingen en diakenen op de geestelijke dingen betrekking hebben;
2°. dat zij echter geheel van den kerkeraad afhankelijk moet zijn, uit de overweging dat in goed Gereformeerde kerken de kerkeraad het bestuur, en wel het eenige bestuur der gemeente is, en dat hij dus ook altijd en in ieder opzicht als zoodanig moet kunnen optreden ; hetgeen min of meer zou kunnen verhinderd of althans belemmerd worden, indien de kerkelijke administrateurs ook maar eenigsztns van hem onafhankelijk waren. Als de kerken zich zorgvuldig aan deze bepalingen houden en de commissies van beheer of administratie ten allen tijd aan de kerkeraden onderworpen en verantwoording schuldig zijn, en geen besluiten mogen nemen zonder mandaat van de kerkeraden, wordt het gevaar van zelfstandig optreden voorkomen.
III. Over de ondersteuning der armen. De kerken toch houden de administratie voor den kerkedienst en voor de diaconie zorgvuldig uit elkander, en terecht! De liefdegaven voor de armen mogen niet ten behoeve der kerk en de bijdragen voor de kerk niet voor de armen gebezigd worden. De zorg voor de armen in het algemeen, en ook de administratie van de inkomsten en uitgaven ten behoeve der armen, behoort tot het ambt der diakenen, die daarvoor dan ook in den regel een diaken-penningmeester benoemen. Wel moeten diakenen van hun beheer rekening doen in den kerkeraad en voor de gemeente, op zulken tijd als de kerkeraad het goedvinden zal (zie art. 25 Kerkorde) omdat de diakenen aan den kerkeraad onderworpen zijn.
