v.,
1. het aanleveren of bijeenbrengen van documenten; het (zich) verschaffen van toeof inlichtingen op grond van documenten of bewijsstukken: goed gedocumenteerd zijn; (meer speciaal) het beschikbaar maken en stellen van in een bibliotheek of bibliotheken aanwezig materiaal in tijdschriften en seriewerken voor praktisch gebruik door geclassificeerde inventarisatie ; ook het materiaal zelf waaruit men put: het werk berust op een omvangrijke documentatie;
2. documentatiedienst.
Aangezien tot voor kort de term document slechts werd toegekend aan geschreven en gedrukte stukken of kopieën daarvan, werd documentaire informatie in hoofdzaak een taak geacht van archief en bibliotheek. Bij de uitbreiding van de term document.tot informatiedrager, d.w.z. tot elk object dat informatie verschaft, waarbij o.a. te denken is aan munten, postzegels, e.d. maar ook aan originele fotografieën, tapebanden en computerbestanden, ontwikkelden zich nieuwe instanties die (vooralsnog gemakshalve) worden aangeduid als documentatie-instellingen. Bij de documentaire informatie doen zich twee vormen van documentatie voor:
1. de passieve documentatie, waarbij de informatie wordt opgeslagen tot het moment dat de gebruiker ernaar vraagt;
2. de actieve documentatie, waarbij de ingenomen informatie na verwerking in speciale vormen de gebruiker wordt aangereikt. Dit kan geschieden in de vorm van: litteratuuroverzichten, litteratuurrapporten, referaten en referaat tijdschriften, inhoudsopgaven van b.v. tijdschriften (current contents) en, recentelijk, het ongevraagd beschikbaar stellen van fotokopieën, m.n. van tijdschriftartikelen. Deze werkwijze wordt gebruikers-attendering genoemd. De vraag op welk(e) terrein(en) de gebruiker geattendeerd wenst te worden, wordt dikwijls mede aan de hand van een interesse-prof iel beantwoord. Bijzondere problematiek bij de moderne documentatie, die door de informatiestroom bijna wordt bedolven, is de kwestie hoe na de opslag (storage) de informatie ook weer kan worden teruggevonden (retrieval). Globaal worden hiertoe twee methoden toegepast:
1. het systeem van trefwoorden, waarbij in een alfabetisch geordende thesaurus welomschreven begripsbepalingen (descriptoren) zijn opgenomen (vergelijk b.v. het woord atlas, dat zes betekenissen heeft) en
2. systematische rangschikkingen (zie classificatiesystemen). Door de gesignaleerde informatiestroom, die dagelijks in omvang toeneemt, is de samenwerking van bibliotheken en documentatie-instellingen in zgn. documentatiepools een noodzaak geworden. Deze samenwerking is geïndiceerd, omdat (vele) bibliotheken de informatie in documentaire vorm opslaan, en de documentatie-instellingen haar verwerken. Bekende voorbeelden van deze laatste zijn: de Ned. stichting Excerpta medica, die medische referaattijdschriften uitgeeft; de Amerikaanse MED LARS (Medical liter ature storage and retrieval System), uitgeefster van Index medicus, die een gecomputeriseerde databank Qrganiseert (kopieën van de Medlarsbanden zijn in Europese instituten in gebruik) en het Franse Centre National de la Recherche Scientifique, dat een 23-tal referaattijdschriften uitgeeft (Bulletins signalétiques). In Nederland fungeren documentatiepools op het terrein van de economie, gecoördineerd door de Economische Voorlichtingsdienst (Ministerie van Economische Zaken), van de landbouw door het Centrum voor Landbouwdocumentatie en Landbouwpublikaties (PUDOC) te Wageningen, e.a.
In België heeft de Koninklijke Bibliotheek Albert i pools ingericht voor technische en wetenschappelijke documentatie, voor Afrikaanse en Amerikaanse studies, en voor het bibliotheekwezen. Een vertalingscentrum verschaft informatie en bibliografie over onderzoekingen in landen met moeilijk toegankelijke talen (Slavische talen, Japans); de centrale catalogus verschaft inlichtingen over ca. 60000 buitenlandse tijdschriften, aanwezig in Belg. en Luxemburgse bibliotheken.
LITT. T.P.Loosjes, Documentatie van wetenschappelijke literatuur (1957; nieuwe Engelse uitgave: On documentation of scientific literature, 1973); Proceedings of the international conference on scientific information (2 dln. 1959); Modern documentation and information practices. A basic manual (red. O.Frank; 1961); R.S.Raylor, Glossary of terms frequently used in scientific documentation (1962); M.van Dijk en G.van Slype, Le service de documentation face à l’explosion de l’information (1969); T.P.Loosjes, Over kwaliteit en kwantiteit in de documentaire informatie (inaugurale rede GU Amsterdam, 1970); A.I.Mikhailov en R.S.Giljarevskij, An introductory course on informatics/documentation (1971); B.C.Vickory, Techniques of information retrieval (2e dr. 1971); Bibliotheeken documentatiegids voor Nederland, Suriname en de Ned. Antillen (1971); B.C.Vickory, Information Systems (1973); World guide to technical information and documentation services (2e dr. 1975).
