HRIS betekenis & definitie

HRIS is de afkorting voor Human Resource Information System, in het verleden bekend als personeelsinformatiesysteem. Een HRIS is bedoeld om de HR-afdeling te ondersteunen. Er zijn bijvoorbeeld speciale systemen die gebruikt kunnen worden voor de registratie van verzuim of verlof. Weer andere systemen zijn geschikt voor de gehele HR-cyclus.

Een HRIS kan ervoor zorgen dat de HR-afdeling minder administratieve lasten kent en zijn focus kan verleggen naar bijvoorbeeld strategische of tactische werkzaamheden. Zo worden personeelsdossiers steeds vaker digitaal opgeslagen, kunnen trainingen direct online aangevraagd worden en is de payroll vaak ook gekoppeld aan deze systemen. Steeds meer systemen kennen bovendien de mogelijkheid van self-service, waarbij de medewerker zelf alle gegevens invoert ten behoeve van bijvoorbeeld de verlofregistratie of de registratie van adres- of bankgegevens. In de klassieke vorm gebeurde het vaak dat een medewerker een formulier invulde, dit doorstuurde of inleverde bij HR-medewerkers die dit vervolgens registreerden en/of verwerkten. Tegenwoordig is dit steeds verder geautomatiseerd.

Een voordeel van een HRIS is dat veel data door de digitale manier van opslaan ook eenvoudig geanalyseerd kan worden. Zo zijn er bijvoorbeeld snel overzichten van verlof op te vragen, of is het mogelijk om in een klik inzicht in het verzuim te krijgen. Dit was in de tijd van de schriftelijke personeelsdossiers ondenkbaar. Ook kan het zijn dat er minder (administratieve) medewerkers voor HR nodig zijn.

De wetgeving op dergelijke systemen wordt ook steeds strenger. Met de GDPR bestaat er vanaf mei 2018 strenge wetgeving omtrent het opslaan en verzamelen van personeelsgegevens. Het is zaak om dit als organisatie goed op orde te hebben.