(Fr.: documentation; Du.: Dokumentation; Eng.: documentation), in ruime zin het vervaardigen, opsporen, verzamelen, beheren, conserveren, rangschikken, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van documenten of hun inhoud; in engere zin het verfijnd toegankelijk maken van documenten door het vastleggen en ter beschikking stellen van informatie.
Het verwerken van documentatie geschiedt door instellingen die dikwijls eveneens informatie verstrekken uit de documenten en derhalve ook wel informatiediensten worden genoemd. Zo'n dienst omvat literatuurreferaten: verwijzingen naar tijdschriftartikelen, boeken, rapporten, octrooien, kranteartikelen, brochures en normen. In een referaat vindt men, behalve informatie over de onderwerpelijke inhoud van een document, ook de bibliografische gegevens daarvan.
Het opbouwen van een verzameling literatuurreferaten en het ordenen daarvan is afhankelijk van de aard van de vragen die de gebruiker verwacht wordt te stellen. Voorop staat dat de inhoud van een document naar onderwerp ontsloten wordt, waartoe men het indiceert door daaraan descriptoren toe te kennen, die deel kunnen uitmaken van een classificatiesysteem, bijv. de Universele Decimale Classificatie (UDC), of ontleend zijn aan een trefwoordendictionaire (thesaurus). Verder kan gebruik gemaakt worden van vrij gekozen trefwoorden, ontleend aan de titel, de samenvatting of de tekst van het document. Bij technische documentatie kunnen ook numerieke gegevens worden opgenomen.
Het gebruik van descriptoren uit vastgestelde lijsten vergemakkelijkt het terugzoeken van de desbetreffende documenten. De opbouw van een thesaurus kan hiërarchisch zijn, zodat van een term ook de ruimere termen (broader terms, BT), verwante termen (related terms, RT) en engere termen (narrower terms, NT) aangegeven worden. Verder zijn ook indicaties als ‘Zie ook...’, ‘Gebruik...’, enz. mogelijk voor synoniemen en quasi-synoniemen (andersluidende woorden met dezelfde betekenis). Homoniemen (gelijkluidende woorden met verschillende betekenis) dienen onderscheiden te worden door een toevoeging, bijv. net (elektriciteit), net (visserij).
Een nadeel van een thesaurus is dat deze actueel gehouden moet worden. Bovendien kan een term in een multidisciplinair vakgebied verschillende betekenissen hebben. Betekeniswijziging van een term kan men ondervangen door toevoeging van een scope note: een interpretatie, verduidelijking of beperking van het desbetreffende begrip.
De ordening van literatuurreferaten vindt plaats in lijst- of in kaartvorm, bijv. alfabetisch naar de descriptoren, via een classificatiecode naar onderwerp of naar een der onderdelen van de bibliografische gegevens.
Het inschakelen van de computer bij de documentatieverwerking heeft geleid tot de key-word-in-context-methode (KWIC), waarbij door cyclische verwisseling van betekenisrijke woorden uit de documenttitels, en plaatsing daarvan in een ‘venster’ in titelverband, een alfabetische ‘trefwoorden’-lijst wordt samengesteld. Een variant hierop is de keyword-out-of-context-methode (KWOC), waarbij betekenisrijke woorden uit de titel zijn gelicht en alfabetisch gerangschikt. Bij citation index-methode (CI), gebruikt door het Institute for Scientific Information te Philadelphia voor de Science Citation Index, vermeldt men van een referaat in welke andere publikaties het geciteerd is.
Informatiediensten maken meer en meer gebruik van referaatverzamelingen op magneetband, ontstaan als bijprodukt van het fotozetten van referaatbladen zoals Chemical Abstracts, Engineering Index, Excerpta Medica enz. Hierdoor worden de hoge kosten die het opzetten van een eigen verzameling meebrengt, vermeden. Bij deze information storage en retrieval-programma’s onderscheidt men de twee volgende mogelijkheden.
1. Stapelgewijze verwerking (offline, batch processing).
Hierbij vergelijkt het programma sequentieel een vraagstelling, opgebouwd uit descriptoren en logische combinaties daarvan met de inhoud van de in een lineair bestand opgeslagen referaten, en geeft de treffers door aan de uitvoer van de computer. Wordt het lineaire bestand slechts gevormd door de nieuwste magneetband van een serie, dan spreekt men van selective dissemination of information (SDI). Deze methode is economisch wat betreft het gebruik van het computergeheugen (verschillende vragen kunnen gelijktijdig uitgevoerd worden), maar heeft het bezwaar dat de vraagstelling pas na afloop van de terugzoekprocedure gewijzigd kan worden. Bovendien kost het sequentieel zoeken veel tijd.
2. Interactieve systemen (on-line).
Hierbij is het noodzakelijk de gegevens zodanig in het computergeheugen op te slaan dat een snel en efficiënt terugzoekproces mogelijk is. Hiertoe worden de descriptoren ondergebracht in een geïnverteerd bestand, waarin zij onderling geordend zijn, en waarin iedere descriptor verwijst naar een of meer referaten waaraan hij ontleend is, in een lineair bestand. Hierdoor wordt de zoektijd in het lineaire bestand aanzienlijk verkort vergeleken met de stapelgewijze verwerking. De formulering van de vraag vindt on-line plaats, zodat het resultaat direct bekend is en de vraagstelling desgewenst gewijzigd kan worden.
Interactieve systemen zijn echter oneconomisch wat geheugenruimte betreft; daartegenover staat, dat zij gelijktijdig ondervraagd kunnen worden door verschillende gebruikers, bijv. van verafgelegen beeldscherm- of verreschrijfterminals af.
Een voorbeeld is het informatienetwerk van de European Space Agency (ESA, opvolger van de ESRO), waarvan de computer bij Rome staat, met beeldstations in Frankrijk (2), Nederland (9), W.-Duitsland (4), Engeland (4), Denemarken (1), Zweden (2), Spanje (2), Marokko (1) en Italië (3). In het computerbestand waren eind 1975 ruim 3 miljoen wetenschappelijke literatuurverwijzingen aanwezig, afkomstig van acht gegevensbestanden op het gebied van de ruimtevaart en de basisdisciplines daarvan. Het ESA-netwerk is ook toegankelijk met goedkope terminals via het openbare telefoonnet; er zijn aansluitpunten in Rome, Lausanne, Parijs, Brussel, Londen, Den Haag, Kopenhagen en Stockholm. Genoemd netwerk vormt de basis voor EURONET, het Europese netwerk voor wetenschappelijke en technische informatie tot de vorming waarvan de Raad van Ministers van de Europese Gemeenschappen in juli 1971 besloot (operationeel in 1977).
In Nederland wordt de documentatie sedert 1971 gestimuleerd door het Nederlands Orgaan ter Bevordering van de Informatieverzorging (NOBIN) te ’s-Gravenhage. Het is tot stand gekomen op advies van de Werkgroep Verspreiding Wetenschappelijke en Technische Informatie, en de activiteiten van het vroegere NIDER (Nederlands Instituut voor Documentatie en Registratuur) zijn daarin opgenomen. Een overzicht van de instellingen die zich bezighouden met documentatiearbeid vindt men in de Bibliotheeken Documentatiegids voor Nederland (1971).
In België is in 1964 opgericht het Nationaal Centrum voor Wetenschappelijke en Technische Documentatie (NCWTO) te Brussel. Het verricht documentatie en verstrekt informatie op het gebied van de geneeskunde, de farmacie, de zuivere en toegepaste natuurwetenschappen, de technologie en de milieuverontreiniging en heeft de uitgave verzorgd van de ‘Inventaris van Belgische onderzoekscentra’ (1973). Op internationaal niveau houdt de FID (Fédération Internationale de la Documentation) te ’s-Gravenhage zich bezig met de bevordering van de documentatiegedachte en de coördinatie van de UDC en met andere classificatiesystemen.