Oosthoek Encyclopedie

De Oosthoek is een Nederlandse encyclopedie die in verschillende uitvoeringen is verschenen

Gepubliceerd op 31-01-2019

2019-01-31

Archiefwezen

betekenis & definitie

Archiefwezen - o., verzamelnaam voor alles wat betrekking heeft op de wetenschap en de organisatie van archieven.

De oude culturen in het Nabije Oosten (KleinAzië, Mesopotamië en Egypte) kenden een hoog ontwikkelde administratieve organisatie en een gecentraliseerde bureaucratie. Deze gingen gepaard met een goed georganiseerd archiefwezen. In Babylonië (vanaf het einde van het 4e millennium v.C.), maar ook in Fenicië, Mykene, Thebe en op Kreta, werd vooral gebruik gemaakt van kleitabletten of kleitafels. De ook wel gebruikte leren rollen en schrijftafeltjes van ivoor en hout zijn voor het merendeel verloren gegaan.

Belangrijke archiefdepots zijn gevonden in Bogazköy, Mari, Oegarit en Nimroed. De kleitabletten werden bewaard hetzij staande, op houten en stenen dragers, hetzij in dozen, potten of manden. Labels van klei en opschriften op de rand van de kleitabletten maakten terugvinden gemakkelijk. De bewaarplaatsen zijn vaak gelegen dichtbij de poort van het paleis, de plaats van de grootste economische activiteit.

Dergelijke vondsten ontbreken in Egypte: het daar gebruikte schrijfmateriaal, papyrus, is verloren gegaan. Uit andere bronnen is echter bekend dat vooral de jaarlijkse overstroming van de Nijl noodzaakte tot nauwkeurige schriftelijke vastlegging van de grondeigendom, een soort kadaster. Ook van de archieven in Griekenland is weinig bewaard gebleven ten gevolge van de vergankelijkheid van de papyrus. Elke stadstaat had zijn eigen archiefbewaarplaats, waarin zowel de stadsarchieven werden bewaard als private documenten werden geregistreerd. Daarnaast had elke tempel zijn eigen archief.

Sommige belangrijke documenten, zoals wetten en verdragen, werden in afschrift in marmer gebeiteld en tentoongesteld. Van de Griekse archiefbewaarplaatsen is alleen die te Athene, het Metroön, uit opgravingen bekend. In de 5e eeuw v.C. werd het oude vergaderlokaal van de stadsraad ingericht tot archiefdepot en tempel van de moeder der goden (Meter, vandaar: metroön). Dit gebouw werd in de tweede helft van de 2e eeuw v.C. vervangen door een nieuw Metroön, dat in de 3e eeuw n.C. werd verwoest.

De Romeinen bewaarden in hun privé-archiefbewaarplaats (tablinum) hun dagboeken en andere stukken, geschreven op plankjes bestreken met witte verf of was. Daarnaast komt, na Rome’s binnendringen in het oosten, ook papyrus in gebruik. In het tablinum bewaarde elke magistraat ook zijn ambtelijke papieren, daar een officieel depot aanvankelijk ontbrak. Alleen de schatkist had een eigen archief in het zgn. Aerarium. Eerst in 79 v.C. bouwde men het Tabularium, in zekere zin het centraal archief van de Republiek, waar alle overheidsorganen hun archieven moesten deponeren. Het Tabularium stond onder beheer van de quaestores. Daar echter dit ambt alleen bekleed werd door jonge Romeinen, die zo hun ambtelijke carrière begonnen (en dan nog maar voor één jaar), werd het beheer in feite uitgeoefend door ondergeschikte ambtenaren, apparitores.

Met hun toestemming konden onderzoekers bepaalde stukken raadplegen en afschrijven. Naast het Tabularium bestonden aparte archieven van de censores, de pontifices maximi enz. Toen in de keizertijd alle staatsfuncties in de keizer geconcentreerd werden, werd het keizerlijk archief (Tabularium Caesaris) het voornaamste. Dit werd gevormd door de archieven van de verschillende bureaus (scrinia, zie scrinium = een houten kistje waarin documenten bewaard worden), die zich langzaamaan tot een keizerlijke kanselarij ontwikkelden. Van de archieven werd zowel door ambtenaren als door particulieren gebruikgemaakt. Buiten Rome ontstonden ook in de provincies keizerlijke archieven en hielden de legioenen en de stedelijke raden eigen archieven.

LITT. E.Posner, Archives in the ancient world (1972).

Europa na de Romeinse tijd.

Na de Romeinse overheersing volgden de volksverhuizingen, die weinig mogelijkheid lieten tot een gevestigd archiefwezen. In de daarna ontstane rijken waren de afstanden zo enorm dat de nieuwe heersers al reizende hun gebied trachtten te regeren. Zodoende kwam men ook tot het principe van reizende archieven die veel kans hadden geheel of gedeeltelijk te verdwijnen. Bovendien was de behoefte aan het geschreven stuk in de middeleeuwen nog niet groot: men steunde veelal op mondelinge afspraken, de getuigenverklaringen, de eed en het wederzijdse vertrouwen. Nog weinigen beheersten de schrijfkunst en zo kwam men er toe slechts de allerbelangrijkste staatsstukken (charters) en rechtshandelingen (oorkonden e.d.) op schrift te stellen. Abdijen en kloosters waren de vaste punten waar men althans nog enig archief kon aantreffen.

En daar eigenlijk alleen de geestelijkheid geletterd was lieten de heersers het schrijfwerk aan kerkelijke instellingen over en belastten zij hen tevens met het bewaren van belangrijke documenten. Later wisten de wereldlijke heersers hun macht uit te breiden en langzamerhand namen zij zelf het archiefbeheer onder hun hoede. Maar pas vanaf de 17e eeuw kan men van werkelijke staatsarchieven spreken die berustten bij de koning, het parlement of de ambtelijke instanties. In Frankrijk vond sinds de tweede helft van de 17e eeuw een centralisatie plaats vanwege het hof. Maar de Franse Revolutie bracht pas de officiële instelling van een algemeen nationaal archief (1790).

België.

Hier reikt de oorsprong van de organisatie van het Rijksarchief terug tot de wetten van de Franse Republiek van 7 messidor jaar II (25.6.1794) en 5 brumaire jaar v (26.9.1796). De verdere uitbreiding werd geregeld door koninklijke en ministeriële besluiten en omzendbrieven. In België bestaan thans een Algemeen Rijksarchief te Brussel, een Rijksarchief in de hoofdplaats van elke provincie: Aarlen (Arlon), Antwerpen, Bergen (Mons), Brugge, Gent, Hasselt, Luik (Liège), Namen (Namur);

arrondissementsdepots te Doornik (Tournai), Hoei (Huy), Kortrijk en Ronse afgescheiden van de provinciale depots; twee hulpdepots: Beveren-Waas en Saint-Hubert, die eveneens als arrondissementsdepots fungeren, maar essentieel bestemd zijn voor de opname en schifting van archieven, die nog niet mogen geraadpleegd worden wegens hun te recente datum en waarvoor geen plaats meer is in de andere depots. Al die archieven vormen één wetenschappelijke inrichting, met de officiële benaming: Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de provinciën. De inrichting wordt beheerd door de Algemeen Rijksarchivaris.

Het kader van het wetenschappelijk personeel omvat een aantal leidende functies van departements- en afdelingshoofd. Alle wetenschappelijke personeelsleden zijn academici. De Wetenschappelijke Raad van het Rijksarchief, samengesteld voor de éne helft uit wetenschappelijke personaliteiten gekozen buiten de inrichting en voor de andere helft uit leden van het leidend wetenschappelijk personeel van de inrichting, verstrekt advies over problemen van wetenschappelijke aard in verband met de taken van de inrichting en inzake benoemingen tot leidende functies.

Het Algemeen Rijksarchief telt drie departementen: algemene wetenschappelijke diensten, archieven van het Oud Regime, en het hedendaags archief. De Archieven van de Koninklijke Paleizen vormen een afdeling van dit laatste. Het archief van de Eerste Wereldoorlog maakt eveneens deel uit van het departement hedendaags archief ; dat van de Tweede Wereldoorlog werd ter beschikking gesteld van het Navorsings- en studiecentrum voor de Geschiedenis van de Tweede Wereldoorlog opgericht bij het Algemeen Rijksarchief (MB 13.12.1967). Bovendien zijn aan het Algemeen Rijksarchief toegevoegd, in het kader van de opvoedkundige dienst, een Museum voor nationale geschiedenis, een wetenschappelijke bibliotheek, een sigillografisch kabinet, dat een der rijkste verzamelingen ter wereld omvat; en uitgebreide technische diensten voor het afgieten en reproduceren van zegels, voor fotografische reproduktie van documenten en voor restauratie van archieven; verder een binderij en een offset-drukkerij. Het Rijksarchief in de provinciën is ingedeeld in vier departementen. Het beschikt ook over tentoonstellingszalen en min of meer uitgebreide technische ateliers. In ieder rijksarchief is een leeszaal voorzien, waar het publiek in principe alleen documenten van méér dan 100 jaar oud kan consulteren.

In het Algemeen Rijksarchief worden bescheiden bewaard van de centrale instellingen van de Nederlanden en van België; daarnaast archieven van kerkelijke en wereldlijke instellingen, van private verenigingen en van families met betrekking tot de provincie Brabant. De rijksarchieven in de provinciën bewaren archieven van rijksbesturen en openbare instellingen, private ondernemingen, private verenigingen, particuliere personen en families met betrekking tot hun eigen provincie, in casu tot hun eigen arr. In sommige rijksarchieven berusten bovendien de archieven van het voormalige vorstendom of de vroegere gewestelijke inrichting: b.v. te Gent de archieven van het graafschap Vlaanderen, te Luik die van het prinsbisdom, te Kortrijk die van de vroegere kasselrij. De oudste documenten klimmen op tot de 9e eeuw (oudste origineel 819. Rijksarchief Gent, Sint-Baafsabdij). Bewaring, neerlegging, vernietiging en inspectie van de archieven worden geregeld door de Archiefwet van 24.6.1955 (Belg. Stb. 12.8.1957). De ordening en beschrijving van de archieven gebeurt volgens de methodiek uiteengezet in de handleiding van S.Muller, J.A. Feith en R.Fruin:

Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898), die voor België in het Frans werd vertaald en aangepast door J.Cuvelier en H.Stein: Manuel pour le classement et la description des archives (1910). De grondslag van die methodiek berust op het herkomstbeginsel,d.w.z. dat de stukken worden teruggebracht op hun oorspronkelijke plaats in het archief of in het fonds waaruit zij herkomstig zijn. Het is regel dat de historisch gevormde structuur van het archief wordt geëerbiedigd. Voor de familiearchieven werd een bijzonder classificeringssysteem ontworpen: de documenten worden gerangschikt in twee grote afdelingen: persoonlijke papieren en beheer van goederen. Het rijksarchief publiceert de archiefinventarissen en de catalogen van de tentoonstellingen, die door of met de medewerking van de inrichting worden georganiseerd. Sedert de jongste jaren geeft het rijksarchief bovendien een reeks Miscellanea Archivistica uit, waarin bijdragen worden opgenomen met betrekking tot het archiefwezen.

Onder de rijksbesturen beschikken alleen het Ministerie van Buitenlandse Zaken en van Buitenlandse Handel (waaraan na 1960 ook de archieven van het vroegere Ministerie van Koloniën werden overgedragen) en het Ministerie van Landsverdediging over een eigen historische archiefdienst. De archieven van de bisdommen worden bewaard in de bisschoppelijke paleizen, met uitzondering van het oud archief (tot 1802) van het bisdom Gent, dat in het rijksarchief aldaar werd neergelegd. Sommige kerkelijke instellingen: groot seminaries, kapittels, kloosters en abdijen hebben eveneens een eigen archiefdienst ingericht. Dit geldt ook voor een veertigtal steden, voor een aantal commissies van openbare onderstand en voor enkele musea waaronder het Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven en het Nationaal Scheepvaartmuseum te Antwerpen, het Museum van Mariemont en het Staatsdomein van Gaasbeek. Alleen de belangrijkste van die archiefdiensten beschikken over één of meer full-time archivarissen met universitaire vorming.

Li TT. Les archives de l’état en Belgique (1914); Les archives de l’état en Belgique pendant la guerre, 1914—18 (1919); Het Belg. Staatsarchief van 1919 tot 1930 (1930); Het Belgisch Staatsarchief van 1930 tot 1936 (1937); M.van Haegendoren, Het Algemeen Rijksarchief te Brussel (1955); Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Jaarverslag 1969 vlg.; D.de Stobbeleir-E.Persoons, Gids van het archiefwezen in België (1972).

Nederland.

In de Nederlanden zijn de geestelijke instellingen (kloosters, kapittels enz.) de oudste archiefvormende instanties. Het oudste originele archiefstuk in Nederland is een oorkonde uit de 10e eeuw uit het archief van het stift Thorn, thans bewaard in het rijksarchief in Maastricht. Geestelijken verrichtten ook schrijfwerk voor wereldlijke heren, steden en (als notarissen) voor particulieren. De schrijfstof was perkament, pas langzaam verdrongen door het eind 13e eeuw in de Nederlanden bekend geworden papier. In de Bourgondische tijd zette, met de toeneming van overheidsorganen en overheidstaken, de bureaucratisering door; de meeste stedelijke archieven nemen sedert de 16e eeuw in omvang toe. Van de bedrijfsarchieven uit die tijd is slechts weinig bewaard (b.v. archief van de drukkerij en uitgeverij Plantijn-Moretus te Antwerpen), en wanneer dat het geval is, zijn zij meestal onderdeel van een familiearchief. Familiearchieven bevatten vaak ook stukken die leden van de familie in ambtelijke hoedanigheid ontvingen en opmaakten. Overheidsarchieven werden in de eerste plaats bewaard met het oog op hun primaire functie (zie archief) al kregen historici als Pontanus, Hugo de Groot, Bor, Wagenaar en Kluit, overigens onder tal van beperkende voorwaarden, tot de archieven van de overheid toegang.

Een recht op toegang voor elke burger werd pas voorgeschreven in de Franse wet van 7 messidor jaar ll (25.6.1794), die in de Nederlanden alleen in Ned. Limburg en België rechtskracht kreeg. In 1829 werden bij ministerieel reglement de rijksprovinciale en plaatselijke archivarissen gemachtigd om ‘alle bij hen bekende en vertrouwde personen die in het algemeen belang geschiedkundige nasporingen wenschen te doen, tot hun archieven toe te laten. In de praktijk ging de openbaarheid verder dan de letter van dit reglement en het later daarvoor in de plaats tredend KB van 1856. Rijksarchivarissen als Gachard in België en Bakhuizen van den Brink in Nederland wisten hun archieven dienstbaar te maken aan het publiek.

Op provinciaal en gemeentelijk niveau bleven de archieven weliswaar niet gesloten, maar door beperkte huisvesting, gebrekkige ordening en onvoldoende personeel (in 1847 waren alleen in zeven provincies en in de steden Amsterdam, ’s-Hertogenbosch, Kampen, Leeuwarden en Zutphen archivarissen) allerminst toegankelijk. Daarin komt verandering in het laatste kwart van de 19e eeuw. In 1875 wordt aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken een afdeling kunsten en wetenschappen ingesteld (hoofd: Victor de Stuers), waaronder dan ook het archiefwezen valt (sedert 1965 valt het archiefwezen onder het Ministerie van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk werk). In de jaren 1877-88 wordt het beheer van de provinciale archieven door het rijk overgenomen en wordt de huisvesting verbeterd. Het aantal archivarissen in Nederland neemt toe (tot 48 in 1891).

De Vereniging van archivarissen in Nederland, opgericht in 1891, bracht uniformiteit in de wijze van inventariseren en zag haar streven naar een wettelij ke regeling van het archiefwezen bekroond door de Archiefwet 1918, Stb. 378. Deze wet had echter nog alleen betrekking op de archieven van vóór 1813, terwijl het toezicht op de zorg voor de jongere archieven niet werd geregeld. Daarin is voorzien in de Archiefwet 1962, die in 1968 de oude wet verving. Ingevolge de Archiefwet 1962 draagt elk overheidsorgaan zorg voor een goede en geordende bewaring van zijn archiefbescheiden. Geregelde vernietiging van stukken zonder belang voor de administratie, de recht- en bewijszoekende burger en het historisch onderzoek is weliswaar niet verplicht gesteld, maar wordt wel bevorderd, o.a. door inspectie door rijks- en gemeentearchivarissen en provinciale inspecteurs op de dynamische archieven. Archiefbescheiden die ouder zijn dan 50 jaar moeten (jongere stukken mogen) worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats in de zin der wet. Berusten de stukken daar, dan zijn zij, behoudens eventuele beperkingen, openbaar, d.w.z. kosteloos door een ieder te raadplegen.

Over openbaarheid van nog niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte stukken beslist het betrokken overheidsorgaan. De archieven van organen van de centrale overheid worden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief te ’s-Gravenhage; die van rijksorganen gevestigd in de provincie gaan, evenals de archieven van provinciale organen, naar het rijksarchief in de provinciehoofdstad (het Algemeen Rijksarchief is tevens rijksarchief voor ZuidHolland). Gemeenten en waterschappen hebben hun eigen archiefbewaarplaats. Slechts in 51 gemeenten en in drie waterschappen worden deze beheerd door een afzonderlijke archivaris. Verder werken 96 gemeenten samen in een aantal gemeenschappelijke regelingen (streekarchivariaten): de streekarchivaris treedt dan in elk der aangesloten gemeenten op als archivaris. In de overige gevallen heeft de secretaris van gemeente of waterschap het beheer van de archiefbewaarplaats.

In de archiefbewaarplaatsen berusten ook de overheidsarchieven van vóór de vestiging van de eenheidsstaat (1795). Zo vindt men de archieven van gewestelijke staten in de rijksarchieven in de provincie en die van de staten-generaal in het Algemeen Rijksarchief. Verder bewaren de archieven de stukken van opgeheven organen wier taak op het rijk, de provincie, de gemeente of het waterschap is overgegaan; b.v. de in de 16e en 17e eeuw geseculariseerde kloosters en andere geestelijke instellingen en de in 1811, bij de invoering van de burgerlijke stand, door het rijk opgeëiste kerkelijke doop-, trouw- en begraafboeken. De meeste archiefbewaarplaatsen die onder beheer staan van een archivaris beschikken verder over documentaire verzamelingen van boeken, kaarten, tekeningen, foto’s enz. Overheidsarchieven moeten worden overgebracht, particuliere archieven mogen in eigendom of in bewaring worden gegeven aan een openbare archiefbewaarplaats.

De laatste kunnen dan een belangrijke aanvulling vormen op het aanwezige overheidsarchief. Vele kerkgenootschappen, verenigingen, bedrijven, families enz. beheren echter zelf hun archieven; zij vallen niet onder de Archiefwet 1962; er bestaat dus geen verplichte openbaarheid en toegankelijkheid. Behalve de archiefdiensten van de overheid trekken ook enige documentatiecentra zich het lot van deze private archieven aan, b.v. het Sociaalhistorisch centrum voor Limburg, het Katholiek Documentatie Centrum te Nijmegen (archieven van rooms-katholieke personen en instellingen), het Internationaal instituut voor sociale geschiedenis te Amsterdam. Het Centraal register van familiearchieven (gevestigd in het rijksarchief in Utrecht) registreert de verblijfplaats en de globale inhoud van particuliere archieven in Nederland.

LITT. J.L.van der Gouw, Inleiding tot de archivistiek (1955); Ned. archiefterminologie (1962); F. J.Duparc, De Archiefwet 1962 (1963 e.v.j.); W.J. Formsma-B.van ’t Hoff, Repertorium van inventarissen van Ned. archieven (1965); W.J.Formsma, Gids voor de Nederlandse archieven (1967); L.P.L.Pirenne (red), De rijksarchieven in Nederland. Overzicht van de inhoud van de rijksarchiefbewaarplaatsen, bijgewerkt tot 1 juli 1972 (1973).