Archief betekenis & definitie

Archief - [Lat. archi(v)um, Gr. archeion, d.i. raadhuis], o. (-chieven), 1. verzameling van geschreven stukken, oorkonden, akten, registers enz. uit verleden tijden die tot het bestuur van staat, gewest of gemeente, tot een instelling of vereniging, tot de werkkring van een openbaar ambtenaar of tot een geslacht behoren ;

2. bewaarplaats van de onder 1. genoemde stukken, instelling die ze beheert : hij werkt op het provinciaal —; fig. in titels van tijdschriften en verzamelwerken: Archief voor Kerkelijke Geschiedenis.

Onderscheiden worden overheidsarchieven en particuliere archieven. In de laatste categorie vallen persoonlijke archieven, familiearchieven, huisarchieven (de overgeleverde combinatie van persoonlijke of familiearchieven, afkomstig van personen of families die hetzelfde huis, kasteel of landgoed hebben bewoond), archieven van kerkgenootschappen, van verenigingen, van bedrijven enz. Archieven worden in de eerste plaats bewaard vanwege hun primaire functie, nl. enerzijds bewijs van rechten en plichten van de archiefvormende instelling of persoon, anderzijds geheugensteun: bij het nemen van besluiten moet kunnen worden teruggegrepen op de eerder, in vergelijkbare gevallen, genomen beslissingen. Na verloop van tijd neemt de primaire functie in belang af en wint de secundaire functie van archieven, nl. de bron voor historisch onderzoek, aan betekenis. Stukken die na zekere tijd geen belang meer hebben, noch met het oog op de primaire functie noch met het oog op de secundaire functie, kunnen worden vernietigd. De reusachtige toeneming van het aantal stukken tegenwoordig dwingt trouwens tot vernietiging van stukken die anders slechts als ballast dienen voor de documenten met een blijvend belang. Men onderscheidt in Nederland dynamisch archief en statisch archief. Het dynamisch of lopend archief is het gedeelte dat nog veelvuldig door de administratie wordt gebruikt (zie registratuur).

Het statisch archief wordt ook wel oudarchief genoemd. Om een archief te kunnen gebruiken moet het toegankelijk zijn, d.w.z. het moet geordend zijn. Wanneer een statisch archief moet worden geordend (voor ordening van een dynamisch archief »-registratuur) geschiedt dit vanuit het beginsel dat een archief een geheel is waarvan de historisch bepaalde eigen structuur niet door een aan het archief vreemde systematiek mag worden verstoord. Dit betekent dat een orde moet worden hersteld die voorheen in het archief aanwezig was (restauratiebeginsel). Daarbij moet ieder archiefstuk worden teruggebracht tot het archief waaruit het afkomstig is en in dat archief op zijn oorspronkelijke plaats (herkomst-beginsel). De hier geformuleerde beginselen liggen ten grondslag aan de 'Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven’ (1898), in opdracht van de Vereniging van Archivarissen in Nederland ontworpen door S. Muller Fz., J.A.Feith en R.Fruin Th.Az. De Handleiding, in vele talen vertaald, heeft een enorme invloed gehad op de ontwikkeling van de archivistiek (de wetenschap van het beheer van archieven) in Nederland en elders. Het geordende archief wordt beschreven in een inventaris.

De inventaris geeft alleen een beschrijving van de bestanddelen van een archief, niet van de inhoud der stukken. Inhoudelijke ontsluiting van een archief heeft plaats door indices, beknopte inhoudsopgaven van de afzonderlijke stukken (regesten) enz. Bij het maken van deze inhoudelijke toegangen loopt de archivaris, evenals de administratie bij het aanleggen van ingangen tijdens de dynamische periode het gevaar dat door de keuze van hetgeen wordt opgenomen (trefwoorden e.d.) een subjectief element insluipt. Dit kan worden ondervangen door de stukken volledig uit te geven (bronnenpublikatie) of alle gegevens in een datasysteem op te slaan. De moderne computertechniek opent daartoe de mogelijkheden, doch wordt met het oog op de hoge kosten nog slechts sporadisch toegepast.

Moderne technieken spelen wel een belangrijke rol bij het overbrengen van archieven op microfilm enz. Hiervan wordt gebruik gemaakt enerzijds om archieven te behoeden voor slijtage ten gevolge van veelvuldig gebruik of om in noodgeval een dubbel van het archief beschikbaar te hebben, anderzijds ter besparing van plaatsruimte. Dit laatste argument speelt echter een bescheiden rol, daar de conventionele methoden van archiefberging vooralsnog niet veel duurder zijn dan het overbrengen op microfilm, temeer daar een groot deel van het in de dynamische periode gevormde archief na zekere tijd vernietigd wordt. Tenslotte moet, vóór het overbrengen op microfilm, het archief toch eerst toegankelijk gemaakt zijn.