Doel der boekhouding.
Het boekhouden voor den handelsman bestaat uit het volgens een bepaald systeem opschrijven van zijn handelsvoorvallen, met als einddoel, na afloop van een zekere periode (b.v. aan het eind van ieder jaar) de grootte van de in die periode gemaakte winst te leeren kennen, en liefst ook nog te kunnen nagaan, waar de winst vandaan komt, dus uit welke onderdeden die winst bestaat.
Enkel boekhouden.
Een boekhouding kan volgens verschillende systemen gevoerd worden. Wij zullen ons hier beperken tot het z.g. enkel boekhouden. Dit is een systeem van boekhouden, dat op zeer eenvoudige grondslagen berust. Daar aan het voeren van een enkele boekhouding betrekkelijk weinig werk verbonden is, terwijl het overzicht over bezittingen en schulden, verliezen en winsten, dat deze boekhouding geeft, veelal bevredigend te achten is, is dit systeem aangewezen voor de meeste handelaren.
Iedere boekhouding loopt over een bepaalde periode, meestal over een jaar, b.v. 1 Januari tot 31 December. Het allereerste, waarmede men bij het openen van de boekhouding beginnen moet, is natuurlijk het maken van een overzicht van de bezittingen en de schulden bij het begin van de periode, (het jaar)
Beginbalans.
Dit doet men op de z.g. beginbalans, d. i. een staat, verdeeld in een linker kant en een rechter kant, waarop men links de bezittingen schrijft, en rechts de schulden, (en het kapitaal, zie onder) die op dat moment bestaan. In het boekhouden spreekt men niet van links en rechts, maar van debet en credit. Heeft iemand op 1 Januari 1933 in zijn zaak (zijn particuliere bezittingen en schulden vallen er buiten) de volgende bezittingen : kasgeld ƒ 400,—, goederen, waarin hij handelt, ƒ3100,—, debiteuren (dit zijn vorderingen, die hij op anderen heeft wegens verkoop van goederen) ƒ 6400,—, kantoormeubilair ter waarde van ƒ 500,—, en de volgende schulden : crediteuren (dit zijn schulden, die hij aan anderen heeft wegens inkoop van goederen) ƒ4600,—, geleend geld van P. Jansen ƒ3000,—, dan maakt hij op 1 Januari 1933 de volgende balans op :
Balans op 1 Januari 1933.
Kas
Goederen
Debiteuren
Kantoor-
meubilair ƒ 400 3100 6400
„ 500 l Crediteuren P. Jansen Kapitaal ƒ 4600 „ 3000 „ 2800
ƒ 10400 ƒ 10400
Kapitaal. De laatste post aan de creditzijde (rechterkant) (kapitaal ƒ2800,—), die boven in de omschrijving niet genoemd is, vereischt eenige toelichting. De bezittingen bedragen in totaal ƒ 10400,—, de schulden bedragen in totaal ƒ 4600,— + ƒ 3000,— = ƒ 7600,—. Zijn bezittingen zijn dus ƒ 10400,— ƒ7600,— = ƒ2800,— grooter dan zijn schulden. Deze ƒ 2800,—, het overschot van de bezittingen boven de schulden, vertegenwoordigen dus den rijkdom van de zaak, het vermogen, of zooals wij het noemen, het kapitaal. Dit kapitaal plaatst men nu altijd onder de schulden aan de creditzijde (rechterkant), uitsluitend met de bedoeling om de tellingen van de balans aan beide kanten gelijk te maken. Een balans zal dus altijd aan beide kanten gelijke tellingen hebben, m. a. w. ze zal kloppen, zooals men dat noemt; daarom heet ze ook balans, (ze is immers in evenwicht) Dit evenwicht ontstaat altijd, daar de laatste post aan de creditzijde het kapitaal is, welk kapitaal gevonden wordt door van het totaal van alle bezittingen het totaal van alle schulden af te trekken.
De balans is te vergelijken met een momentopname in de fotografie. Dit is een beeld, dat slechts juist was op het oogenblik, (moment) waarop we de foto namen. Zoo is ook de balans een beeld van onze zaak, dat slechts geldt om het moment, waarop we haar opmaakten, in ons voorbeeld op 1 Januari 1933. Deze balans geeft dus den toestand van de zaak uitsluitend op dat moment weer. Boven iedere balans moet dus de datum vermeld worden.
Iedere boekhouding begint dus met een balans, de beginbalans, die we inschrijven in het eerste boek, dat we leeren kennen, het balansboek.
Balansboek.
Voor dit boek kan men een gewoon z.g. grootboekschrift gebruiken, van ongeveer 10 cent. Dit is een schrift, waarin op iedere bladzijde aan den rechterkant een roode geldkolom getrokken is. Voor iedere balans, die er in geschreven wordt, neemt men een dubbele bladzijde. De bezittingen komen op de linkerbladzijde, de schulden en het kapitaal op de rechterbladzijde.
Zooals we in het voorgaande vermeld hebben, loopt iedere boekhouding over een bepaalde periode, b.v. over een jaar; we kunnen dan, zooals we later zullen zien, aan de hand van die boekhouding de winst, die in die periode (bij ons een jaar) gemaakt is, berekenen. Wil men de winst over een maand of een half jaar weten, dan moet men ook de boekhouding over een maand of een half jaar laten loopen. Het meest gebruikelijke is een periode van een jaar te kiezen, wat wij ook in ons voorbeeld zullen doen. Behalve nu, dat iedere boekhouding met een balans begint, (de beginbalans) eindigt ze ook met een balans, (de eindbalans) Ook deze wordt in het balansboek ingeschreven op de volgende dubbele bladzijde. In het balansboek komt dus niets anders te staan dan de begin- en eindbalansen der achtereenvolgende perioden, (jaren, halfjaren of maanden)
Bij ons wordt dit boek dus maar éénmaal per jaar gebruikt, daar onze periode een jaar is. Op de 1ste dubbele bladzijde komt dus de beginbalans op 1 Januari 1933, op de volgende dubbele bladzijde zou dus moeten komen de eindbalans op 31 December 1933. Daar echter deze eindbalans op 31 December 1933 precies hetzelfde is als de beginbalans op i Januari 1934 (tusschen oude jaar 1933 en Nieuwjaar 1934 gebeurt er in de zaak immers niets, dus verandert er ook niets) zullen we dus boven de 2de balans zetten „Balans op 1Januari 1934”. Deze balans is dan de eindbalans van 1933 en tegelijk de beginbalans van 1934. In ons balansboek komt dus op iedere dubbele bladzijde een balans, geldende op 1 Januari van eenig jaar.
Nu ligt tusschen de begin- en eindbalans bij ons een periode van een jaar, de periode, waarin de zaak gaat werken, de periode, waarin de handelsvoorvallen (inkoopen, verkoopen, ontvangen en uitgeven van geld, enz.) plaats vinden, waardoor de bezittingen en schulden en het kapitaal van de beginbalans veranderen. De vraag is nu : hoe en waar moeten we die veranderingen boeken ? (opschrijven) Hiervoor gebruiken we nu verschillende boeken, die we achtereenvolgens gaan bespreken.
Het inkoopboek
Hierin schrijven we alle inkoopen van goederen, waarin we handelen, die we niet contant betalen, dus als we goederen koopen op crediet.
We nemen hiervoor weer een grootboekschrift, en gebruiken nu niet telkens een dubbele bladzijde, maar een enkele. We koopen b.v. op 8 Januari van K. de Leur te Rotterdam 100 kg thee a ƒ 2,50 per kg = ƒ 250,—; op 17 Januari van A. Willems te Haarlem 50 kg koffie a ƒ 1,— per kg — ƒ 50,— enz., alles per 3 maanden, (over 3 maanden te betalen) Deze posten boeken we als volgt in het inkoopboek :
Inkoopboek.
1933
Jan.
8 K. de Leur, Rotterdam.
Thee 100 kg a ƒ 2,50 per kg
per 3 mnd. / 250
17 A. Willems, Haarlem.
Koffie 50 kg a ƒ x,— per
3 mnd. 50
Dus eerst den datum, dan den naam en woonplaats van den leverancier; op den volgenden regel den naam van het artikel en een nadere omschrijving. Men is gewoon aan het eind van iedere maand het inkoopboek op te tellen; noodig is dit echter niet.
Door deze inkoopen zijn echter schulden ontstaan aan K. de Leur en A. Willems, die we in een afzonderlijk boek schrijven om een overzicht te hebben over al onze schulden, zoodat we tijdig maatregelen kunnen nemen om op de vervaldagen onze schuld te kunnen betalen. Dit boek heet crediteurenboek
Crediteurenboek. (Schuldenboek)
Ook nu nemen we een grootboekschrift, maar gebruiken hiervoor telkens een dubbele bladzijde. Iedere dubbele bladzijde vormt een rekening, d.i. een dubbele staat, waarop we van een bepaalden persoon onze schulden aan hem opschrijven en later de betalingen, die wij aan hem doen. De eerste dubbele bladzijde in ons crediteurenboek is dus bestemd voor de rekening van K. de Leur te Rotterdam. Dezen naam zetten we midden boven deze dubbele bladzijde, en alle schulden, die we aan K. de Leur krijgen, worden op de rechter bladzijde van deze rekening geboekt. Onthoud: schulden staan altijd rechts. Boven de tweede dubbele bladzijde zetten we A.
Willems, Haarlem en boeken daarop de schulden aan hem. De twee eerste dubbele bladzijden van het crediteurenboek zien er nu als volgt uit:
K. de Leur, Rotterdam.
1933
Jan. 8 100 kg thee a ƒ 2,50 per 8 April ƒ2 50
