Lexicon van Nederlandse archieftermen

Stichting Archief Publicaties (1983)

Gepubliceerd op 18-05-2017

Stelsel van ordening

betekenis & definitie

Een stelsel van ordening is een systeem voor de rangschikking van archiefbestanddelen binnen een archief.

Een stelsel van ordening berust op de consequente toepassing van één groeperingsmogelijkheid van archiefbescheiden. Binnen een bepaald archief worden meestal verschillende stelsels naast elkaar toegepast (zie N.A.T. pag. 22).

Mogelijkheden voor het groeperen van de individuele archiefbescheiden zijn het rangschikken tot series, rubrieken en dossiers. Men spreekt dan resp. van ”seriestelsel”, ”rubriekenstelsel” en "dossierstelsel”. Er zijn verschillende soorten seriestelsels. Worden de individuele archiefbescheiden gegroepeerd tot series bijlagen bij de resolutiën of notulen, dan heeft men een "resolutiën- of notulenstelsel”. Men spreekt van een "verbaalstelsel”, indien aan ieder minuutbesluit de bijlagen zijn toegevoegd of de bijlagen een aparte serie vormen naast de serie verbalen. Het verschil tussen het laatste type van het verbaalstelsel en het resolutiënresp. notulenstelsel is, dat bij deze laatste stelsels sprake is van meer dan één serie bijlagen. Wor-den ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken gegroepeerd volgens de nummers waaronder zij in de agenda zijn ingeboekt, dan spreekt men van een "agendastelsel”1.

Het rangschikken van groepen van archiefbescheiden kan alfabetisch, numeriek of volgens een ander systeem (bijvoorbeeld het bijeenplaatsen naar begrippen) geschieden. Zo ontstaan rubrieken- en dossierstelsels.