Ordenen is het rangschikken van archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken.
Vgl. N.A.T. nr. 114: Ordenen is het rangschikken van archiefbescheiden naar hun archivalische kenmerken.
Het woord archiefbestanddeel is hier gebruikt als algemene term voor alles, wat als eenheid in een archief kan voorkomen (N.A.T. blz. 5 sub A).
De werkzaamheden, die onder het begrip ordenen gebracht kunnen worden, zijn velerlei. Niet alleen moet men daartoe rekenen het archivistisch verantwoord sorteren van de bestanddelen van een archief, maar evenzeer het aanbrengen en handhaven van een strikte scheiding tussen de verschillende archieven en verzamelingen, die in één archiefbewaarplaats berusten. Vermenging of splitsing van archieven wordt door de Handleiding ten strengste ontraden en de archivaris wordt aanbevolen, waar mogelijk, steeds de eenheid van een archief als afzonderlijk geheel te herstellen. Dit houdt in, dat van een archief afgedwaalde bescheiden weer moeten worden ingevoegd (het zgn. "aanvullen”) en daaraan vreemde stukken moeten worden verwijderd. Ook het zgn. "uitschiften of uitschieten” behoort tot de ordeningswerkzaamheden. Tegenwoordig wordt dit het selecteren tér vernietiging g1enoemd.
De formulering van de definitie van het begrip ordenen is meer in het bijzonder toegespitst op het ordenen van de afzonderlijke bestanddelen, nadat zij naar hun archivistische kenmerken zijn beschreven. Onder archivistische kenmerken dient men te verstaan zulke, die voor het wezen van de bescheiden als archiefbestanddelen bepalend zijn.
(. . .) In de regel zal de rangschikking op grond van meer dan één archivalisch kenmerk geschieden, maar een rangschikking naar een enkel kenmerk (b.v. uitsluitend naar de datering) is denkbaar (toelichting op N.A.T. nr. 114).
Mogelijk is, dat binnen een archief reeds een ordening aanwezig is, aangebracht door degene, die het gevormd heeft. Op grond van het structuurbeginsel zal men zich naar die ordening hebben te richten. Met het ineenzetten van het archiefschema en de archiefinventaris en met het toekennen van de definitieve nummering aan de beschreven bestanddelen van het archief, welke nummers ook feitelijk behoren te worden aangebracht, nemen de ordeningswerkzaamheden een einde.
