Een archief is het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen.
Vgl. N.A.T. nr. 53: Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend functionaris en naar hun aard bestemd om onder dat bestuur of die functionaris te berusten.
Door deze definitie is het niet noodzakelijk afzonderlijk definities te geven van termen als "persoonlijk archief” , bedrijfs- en verenigingsarchief. Van familiearchief en huisarchief zijn daarentegen wel afzonderlijk definities opgenomen om te voorkomen dat deze op grond van het bestemmingsbeginsel gesplitst zouden moeten worden in een aantal persoonlijke archieven.
Het komt voor dat rechten of functies van de ene archiefvormende instelling of persoon overgaan op een andere en dat in dergelijke gevallen de desbetreffende archiefbescheiden mede worden overgedragen. Men noemt dit het "deponeren” 1 van archieven. Van deponeren is ook sprake, wanneer een ondergeschikte functionaris of een commissie met speciale opdracht, na beëindiging van de werkzaamheden, de tijdens de uitvoering daarvan ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden overdraagt. De Handleiding geeft in de paragrafen 52-55 enige vingerwijzingen hoe men moet handelen ten aanzien van de plaatsing van gedeponeerde archieven.
Een fonds is een in dezelfde archiefbewaarplaats berustende groep gelijksoortige of verwante archieven (N.A.T. nr. 57).
In tegenstelling tot een archief noemt men een hoeveelheid bescheiden, die door iemand met een bepaald doel zijn bijeengebracht, zonder dat zij naar hun aard zijn bestemd om onder hem te berusten, een verzameling (toelichting op N.A.T. nr. 53).
Synoniem voor verzameling is collectie.
