Voortgangsbesprekingen betekenis & definitie

De overlegstructuur is bepalend voor de hoeveelheid en de aard van de afstemmomenten. Er zijn in principe twee verschillende uitgangspunten die gehanteerd kunnen worden:

Vast periodiek overleg (per dag, per week). Kenmerkend voor dit type overleg is dat de voortgang van het hele proces of een deelproces (indien het om een deeltraject gaat) centraal staat. De voortgang wordt gerapporteerd en besproken en waar nodig worden acties afgesproken om de planning bij te sturen of inhoudelijke knelpunten op te lossen. Het is belangrijk dat alle agenda’s op dit overleg worden afgestemd, zodat daadwerkelijk besluiten kunnen worden genomen met voldoende draagvlak.

Overleg naar aanleiding van (tussen)resultaten. Indien hiervoor geopteerd wordt is het van belang dat de voortgang van het proces voldoende adequaat kan worden bewaakt door projectbureau en projectleider en dat probleempunten bilateraal worden opgelost. De projectvergaderingen worden dan benut om (concept)stukken inhoudelijk te bespreken, te amenderen en te accorderen. Deze vorm van overleg is vooral zinvol indien een ‘democratische’ stijl van projectmanagement wordt gehanteerd, waarbij consensus omtrent de inhoud voorop staat.

projectmanagement