Belangrijke onderliggende gegevens worden daarom bij voorkeur vastgelegd in een feitenboek en aannamedocument. Het feitenboek en aannamedocument en eventuele additionele achtergrondinformatie dienen goed gearchiveerd, eenvoudig toegankelijk en op een vaste plaats bewaard te worden. Dit wordt de ‘data room’ genoemd.
Een data room kan betrekking hebben op een fysieke plek met gearchiveerde stoffelijke documenten of op een elektronische ruimte bijvoorbeeld op een server, Cd-rom of intranet. Op deze wijze kan het management bij vragen direct verwijzen naar de broninformatie en bij voortschrijdende inzichten en plan updates eenvoudig de data terugvinden om te wijzigen of toe te voegen.).
