Besluitvormingsproces betekenis & definitie

In het kader van new business planning zijn twee uitersten van besluitvormingsprocessen te onderkennen: het Democratisch model en het Hiërarchisch model.

Het democratische model benadrukt de rol van de projectleider als ‘voorzitter’ en procesbegeleider. Hij stuurt de besluitvorming en bewaakt vooral de tijdigheid, maar speelt geen doorslaggevende rol in het richting geven aan de inhoud van het plan. De teamleden hebben, ieder vanuit hun eigen competentie, tot taak om op basis van inhoudelijke argumenten en discussie tot consensus te komen.

In het hiërarchisch model wordt de projectstructuur als een beslissingsstructuur beschouwd. Dit betekent dat deelprojectleiders verantwoordelijk zijn voor de inhoud van hun werkstroom en dat de projectleider vervolgens daar waar nodig correcties aanbrengt, bevindingen consolideert en eindconclusies formuleert. Er wordt niet gestreefd naar consensus. In dit model is het niet zo dat de teamleden zich gepasseerd hoeven te voelen. De rolverdeling is duidelijk en het is duidelijk wie de beslissingen neemt. Zou dit niet zo zijn, bijvoorbeeld doordat de kwaliteit van bepaalde input wordt bestreden, zonder dat er open discussie over gevoerd kan worden, dan ontaard deze stijl al snel in een conflictmodel. Uiteraard is dat uitermate contraproductief.

Er zijn verschillende mengvormen van stijlen denkbaar. Vaak zijn er binnen een project ook fasen waarin de een of de andere stijl meer relevant is. Zo zal in die gevallen waarin directie of aandeelhouders de uiteindelijke beslissingen nemen over de acceptatie van het plan, de democratische methode uiteindelijk toch losgelaten worden, omdat er in de eindfase dan vooral “onderhandeld” moet worden met deze partijen door de projectleiding.

Het democratisch model heeft als belangrijkste voordeel dat het draagvlak voor een plan over het algemeen groter is. Nadeel is dat discussies vaak lang kunnen duren en daardoor de planning onder druk kunnen zetten. Wij opteren daarom meestal voor een mengvorm die als voornaamste kenmerk heeft dat expliciet afgesproken wordt welke besluiten door wie genomen worden, als consensus lastig te bereiken is maar indien de voortgang daar wel om vraagt. Dit wordt het participatief model genoemd, het model waarin discussie wordt gevoerd zolang er zicht is op resultaat binnen de planning.

$$$\begin{array}{|c|c|c|}

\hline

Snelheid >& \\ \hline

Draagvlak ▼& Hoog & Laag \\ \hline

Hoog& Participatief\:model & Democratisch\:model \\ \hline

Laag& Hiërarchisch\:model & Conflict\:model \\ \hline

\end{array}$$$