Balans is de naam eener rekening in het Italiaansch- of Dubbel Boekhouden, die gebruikt wordt bij het sluiten der boeken en het opzoeken van den staat der activa en passiva. Wanneer de koopman op zekeren tijd wil overgaan tot het afsluiten der boeken, dan begint hij met de rekening-couranten, die hij met zijne handelsvrienden houdt, op te maken en de verschuldigde interesten provisiën en commissiën te berekenen. Nadat die posten gejournaliseerd en in 't grootboek zijn overgebragt, worden al de rekeningen van het grootboek, zoowel aan de debet- als aan de creditzijde opgeteld, en de totalen, daardoor verkregen, benevens de saldo’s, welke de verschillende rekeningen, door ’t verschil in de debet- en creditzijde, mogten geven, worden op een stuk papier gezet en wederom opgeteld.
Dat stuk heet de proefbalans. De som der totalen in het actief moet gelijk zijn aan die van het passief, en zoo zijn ook de saldo’s aan de debetzijde even groot als die aan de creditzijde. Zulks is het noodzakelijk gevolg van den grondregel in het Italiaansch boekhouden, dat geene rekening voor eenig bedrag debet wordt of ééne of meer rekeningen worden voor datzelfde bedrag credit, en omgekeerd.
Het sluiten van de proefbalans levert het bewijs, dat het grootboek naauwkeurig en goed bewerkt is. Inmiddels heeft de koopman den voorraad aan goederen, effecten, wissels enz., die aanwezig is, opgenomen en getaxeerd; de proefbalans wijst hem aan, welke rekeningen per slot debet of credit zijn, en nu kan de verlies- en winstrekening optreden, om door vergelijking van de uitkomsten in de proefbalans met die der opname en taxatie, vast te stellen, op welke rekeningen en hoeveel er gewonnen of verloren is, om die winsten over te nemen en de verliezen te restitueren, en eindelijk het saldo der winsten of verliezen met de kapitaalrekening te verrekenen.
De balansrekening is in dien tijd ook begonnen hare functiën te aanvaarden, door de bedragen, die voorhanden zijn van de verschillende rekeningen over te nemen en zich als debiteur te stellen in de plaats van die rekeningen, die nog wat te voldoen hebben. Zij doet dit voor en in de plaats van de kapitaalrekening zelve. Deze balans heet de “wezenlijke balans”, in tegenstelling met de proefbalans. Op de debetzijde der balansrekening vinden we dus de activa, de bestanddeelen waaruit ’s koopmans vermogen bestaat, — op de creditzijde de sommen, die nog door hem moeten betaald worden , de passiva. ’t Verschil tusschen die twee is het kapitaal. In den regel zal de debetzijde de grootste som opleveren; ’t verschil wordt overgedaan aan de kapitaal-rekening en daarmede is de werkzaamheid der balans-rekening afgeloopen en zelve gesloten.
De balans is in den vorm, maar niet in het wezen, onderscheiden van den Staat of Inventaris (zie aldaar). Beide geven te kennen, hoe groot het vermogen is, uit welke bestandddeelen het is zamengesteld, en toon en, door vergelijking met vroegere dergelijke stukken, de vergrooting of vermindering van het kapitaal aan, alsmede waarin die verandering heeft plaats gevonden. De Nederlandsche wet verpligt elken koopman, om jaarlijks, binnen de eerste zes maanden van het jaar, een staat en balans op te maken, die in een afzonderlijk daartoe bestemd register in te schrijven en ze eigenhandig te onderteekenen (Vergel. Handelsbalans, Mercantiel stelsel).
