Daphne Smit

Procescoördinator

Gepubliceerd op 09-04-2015

2015-04-09

Intranet

betekenis & definitie

Een intranet, ook wel bedrijfsportaal of personeelsportaal genoemd, is een beveiligd en besloten bedrijfsnetwerk dat gebruik maakt van de architectuur en de technieken van het internet.

Bedrijven zetten intranet vaak in als communicatiemiddel om de interne informatievoorziening te optimaliseren. Het maakt het elektronisch delen van informatie binnen een organisatie mogelijk.

Intranet is een afgescheiden stukje internet alleen bestemd voor medewerkers van de betreffende organisatie. Medewerkers loggen eenvoudig in via een webbrowser op het systeem. Daar kunnen ze de nodige documenten en informatie raadplegen en in sommige gevallen ook zelf informatie toevoegen.

Intranet bevordert ook de betrokkenheid en de samenwerking van de medewerkers en bovendien is het kostenbesparend. De bedrijfsnieuwsbrief hoeft immers niet meer 200 keer door het kopieerapparaat. En als een medewerker vertrekt blijft zijn kennis toch bestaan in de online kennisbank, mits deze daar natuurlijk gedeeld is.

Een van de valkuilen van het gebruik van een intranet is dat het een vergaarbak wordt van informatie en documenten. Wanneer het niet regelmatig wordt opgeschoond en geactualiseerd haken de bezoekers af. Ze zien immers door de bomen het bos niet meer of vinden verouderde en achterhaalde informatie.

Het is daarom belangrijk het personeelsportaal overzichtelijk en gestructureerd in te richten én het te voorzien van actuele en relevante informatie en documenten. Het is verstandig om binnen de organisatie of afdeling (afhankelijk van de grootte van de organisatie) één of enkele mensen verantwoordelijk te maken voor de inhoud en het onderhoud van het bedrijfsportaal.

Organisaties kunnen ook nog extra web-applicaties toevoegen die meer functionaliteiten bieden voor de gebruikers. Bijvoorbeeld: het vinden van collega’s binnen de organisatie of het toevoegen van een urendeclaratie. Ook het aanvragen van verlof of het downloaden van loonstroken.